Mødebooking

Hej Rene - jeg kan se at du er stødt ind i en af de mange faldgruber som outsourced telemarketing rummer; en klar definering af, hvad god kommunikation er, og hvordan det fortolkes.

Jeg arbejder selv med telemarketing i Aarhus Marketing Aps - vi laver både salg og mødebooking. Jeg har igennem årene gjort mig den erfaring, at det er en god i de at definere nogle konkrete målbare værdier, som skal afstemmes for at vurdere, om et møde opfylder kriterier eller ej. Det kan f.eks. være en checkliste over, at emnet skal have min. XX antal medarbejdere, benytte sig (eller ikke) af en bestemt leverandør, have en min. forbrug på en bestemt ydelse etc. - altså nogle målbare værdier som bruges til at kvalificere kunden inden mødet bookes.

Hvis man begynder at opstille kriterier i form af "bløde" værdier kommer man let ud for, at situationen går i hårknude omkring "jeg syntes - du syntes". Hvordan vurderer man, om kunden gav udtryk for at ville have mødet? Hvordan vurderer man, om kunden fandt din ydelse relevant, da mødebookeren talte med ham/hende? Tjahh man løber meget hurtigt ind i "påstand mod påstand" da det drejer sig om fortolkning af et udsagn.

René Højgaard Frederiksen:

Når et emne til et kvalitetsmøde får tilsendt en mail med ordlyden:

Som aftalt sender jeg hermed lidt information om os, samt forslag til et inspirationsmøde. Hvad siger du til onsdag d. 30 juni kl. 13.00 på jeres adresse...

Er det så et booket møde? Har det karakter af et kvalitetsmøde?

Nej! Det kan til nøds opfattes som en opfordring til at mødes, men jeg ville ikke kalde det et oplæg til et "kvalitetsmøde"

René Højgaard Frederiksen:

Og når der svares tilbage med ordlyden:

Jeg har nu haft rig mulighed for, at læse jeres præsentation og hjemmeside, men må ty til bekendelse, at vi er fuldt ud tilfreds med vores nuværende IT-samarbejdspartner.

Derfor synes jeg det vil være ærgerligt, at bruge kostbar tid på et møde, da vi pt. ikke er interesseret i, at skifte leverandør!

Er det så en aflysning af et kvalitetsmøde?

Det vil jeg sige ja til. Dette er ikke et fakturérbart møde i min verden.

René Højgaard Frederiksen:

Og hvad med de møder, hvor man finder ud af at emnerne er blevet presset - eller egentligt ikke har aftalt mødet (jf. deres egne udsagn) - har det karakter af et kvalitetsmøde?

Det kommer helt an på, hvad du har aftalt med din mødebooker. Jeg har både kunder som kun vil have møder som opfylder meget stramme kriterier og kunder, som vil have mødet for enhver pris! Det kommer i høj grad an på, hvor god du er (og dit produkt er) til at konvertere møderne til betalende kunder.

Som en kommentar til ovenstående bliver jeg også nødt til at endnu en gang at markere vigtigheden af, at man tænker sig om inden man aftaler "no-cure-no-pay" løsninger med en leverandør!! Hvis aftalen indgås på et for spinkelt grundlag (læs: tm bureauet dummer sig) kommer de til at sidde med håret i postkassen og have problemer med at skabe den indtjening, som skal til for at betale ting som f.eks. lønninger - og så kommer man ud for at møderne presses igennem! Øv for alle tre parter

Jeg må give Kristian og Jon ret i, at du skal være meget opmærksom på at have en god fornemmelse med samarbejdet og med de mennesker, som sidder og præsenterer din virksomhed i telefonen.

Har du mødt din mødebooker?

Har du talt med ham/hende?

Er det en profil, som sender det ønskede signal omkring din virksomhed?

Med venlig hilsen

Henrik Jacobsen 

Business:

Jeg går ud fra at det han mener med kvalitetsmøder er, at de folk du så besøger, har en reel interesse i dit produkt. Dårlige møder kan så være de aftaler, hvor en virksomhed, 'modvilligt', har accepteret et møde, uden måske at være reelt interesseret.

Eksempel:

Booker: Det kan godt være at du umiddelbart ikke er interesseret, men et møde skader dig vel ikke?

Virksomhed: Nej, det kan du have ret i, men jeg køber altså ikke noget

Booker: Ok, så kommer hr: X forbi dig på tirsdag kl. 14, er det ok?

Virksomhed: Ja......ok......

I jeres aftale er det jo hans ydelse til dig det handler om, nemlig mødebooking, så det er vel helt naturligt at det er i fokus i Jeres aftale.

800 pr. møde er sikkert ok. Fås både dyrere og billigere.

God søndag

 

Hej Business

Jeg kan efterfølgende fortælle at den virksomhed jeg valgte at entrere med også sælger dårlige møder...

Desuden har jeg nu også oplevet at der ikke er aftalt møder (jf. den potentielle kunde, når jeg ankommer til mødet), samt at fakturerbare bookninger åbenbart også er et forslag til en mødedato...

Faktura for alle møder, inkl. ikke bookede, "aflyste" og dårligt screenede ? Jo, den har jeg naturligvis fået tilsendt...

"Take care - it's a jungle out there" (Citat fra Hill Street Blues)

Mvh.

René

Jon Stig Møller:

Hej René,

Selvom jeg selv er i mødebookingsbranchen vil jeg alligevel give dig det fuldstændig klare råd at trække følehornene til dig hvis du har en dårlig fornemmelse - der findes super dygtige folk i branchen, find dem.

Personligt synes jeg at møder til 800-1.000 kr. lyder billigt, og måske endda for billigt, særligt set i lyset af at du skal have booket så få møder at der efter min bedste vurdering dårligt ville være tid til at sætte sig ind i din virksomhed, produkter og ydelser samt dine ønsker med møderne - måske derfor det bare er udeladt af aftalen.

Var der tale om 75 møder over en måned, eller 100 møder pr. uge over 6 mdr. ville det jo give rum til at sætte sig ordenligt ind i opgaven, og løbende holde sig orienteret branchespecifikt eller lign.

Derudover handler det i mine øjne om afstemningsforventning.. Lever møderne op til det du forventer, og har I forhandlet en pris med udgangspunkt i hvor let/svært det er at få møderne aftalt samt hvilken ROI de kan forventes at give?

Afhængig af produkt/ydelse osv. er der en lang række punkter der kan være afgørende for dig.. Et mere specielt eksempel kunne være emneudnyttelsen. Ønsker du fx aftaler med regionere indsnævre det jo målgruppen en del.., og så bliver det afgørende at man etablerer en meget positiv kontakt til hvert enkel beslutningstager, og ikke kun kører på dem der takker ja til et møde.

Håber det kan bruges, og sov godt.

Hej Jon

Jeg vil lige følge op på dit svar :-)

Mavefornemmelsen - den skulle have råbt noget højere... :-/ Det var måske for billigt.

Jeg har, mener jeg, brugt utroligt lang tid på at sætte leverandøren ind i min virksomhed (4 møder, heraf 1 på 2,5 time samt efterfølgende telefonmøder af min. 0,5 times varighed - og leverandøren har også erfaring (deres eget udsagn) med at booke møder for en større europæisk IT virksomhed. Derudover er der etableret manus som ramme for mødeaftaler og en samarbejdsaftale hvor § 1 lyder således: ...at etablere møder mellem Højgaard-Holl Information Technolory og potentielle kundeemner, som har behov for en leverandør af rådgivning og hjælp til drift indenfor IT, IT rådgivning og IT drift indenfor leverandører, kontrakter, projekter, grøn IT, Cloud Computing, infrastruktur (netværk) og sikkerhed. Den primære målgruppe udgøres af virksomheder og fri - og efterskoler med max. 150 ansatte, geografisk beliggende i...

Alligevel er opgaven kørt af sporet. Det er "lidt" træls.

Næste gang jeg er på udkig efter mødebookning, skal jeg åbenbart have en uvildig rådgiver med på sidelinjen.

Hav en god dag.

Mvh.

René

igang:

Et kvalitetsmøde er et møde der opfylder de krav, du stiller til et møde eks:

• At det er med beslutningstager
• At de har x antal brugere
• At kunden er i markedet for udskiftning af IT

Det var bare eksempler, du har sikker andre krav. Men jeg definerer et kvalitetsmøde, som et der overholder de kriterer der er sat op.

Når vi bruger mødebookere, er jeg som udgangspunkt ligeglad med forskellige krav. Bare det er med beslutningstager, og at han ved et jeg kommer. Så er det min opgave at sikre, at det bliver et kvalitetsmøde. Vi brugte en gang et firma, hvor jeg flere gange kørte forgæves, fordi mødebookeren og kunden måske havde en lidt forskellig opfattelse af hvad en aftale var.. Men dem bruger vi så heller ikke mere.

Du skal ikke forvente at et TM bureau kan være lige så godt inde i dine ydelser som du er. Heller ikke selvom du bruger meget tid på at beskrive dem. Du har jo heller ikke lært det du kan, på en eller to dage. Derfor er det sandsynligvis en god idé at udpege ét forretningsområde, som er omdrejningspunkt for samtalen, og derefter lægge mere på. Men det er ikke til at vide om det er det de har i tankerne.

Hvis du sidder med en dårlig mavefornemmelse, ville jeg finde nogle andre i stedet. Men det er igen en vurderingssag.

Det er svært at sige om det er en rimelig pris. Det afhænger jo rigtig mange ting, bl.a. om du får oplysninger om dem der ikke bookes møder med, om du er garanteret 8 - 10 møder der oveholder dine krav, hvor mange de skal ringe igennem og meget mere. Hvis ét af disse møder fører til salg med 40 - 50.000 i DB, har de jo været godt givet ud. Men jeg synes selv, at det lyder en smule pebret. Især hvis de ikke kan fortælle, hvad du kan forvente af møderne.

Hej igang

Tak for dit svar.

Det er selvfølgelig en anden indgangsvinkel at fokusere på selve mødet - uden at stille voldsomt mange smalle, og "urealistiske", kriterier op. Det mener jeg nu heller ikke selv jeg har gjort (har specificeret en god "ramme") - men åbenbart alligevel, da resultatet indtil nu har været helt ad h...... til :-/

Jeg vil helt klart overveje din tilgang.

Hav en super sommerdag.

Mvh.

René

Kristian.J:

Hej Rene,

Nej det er IKKE et booket møde - Det er et forslag til et møde, og har derfor intet med et kvalitets møde at gøre. Et møde skal bekræftets således: Kære (beslutningstager) Som aftalt sender jeg en bekræftelse på vores møde d 7/7 kl 10 00, på flg adresse xxxxxx, Mit forslag til agenda er således xxxx. Bekræft venligst at ovenstående er korrekt. Jeg ser frem til et godt møde!


Og JA, det er en aflysning atfMØDEFORSLAGET!

De møder som er presset ind ville du hos os ikke skulle betale for, i det, jeg formoder de så ikke har overholdt de kriterier som su har aftalt med mødebooking-bureauet. ( Og går selvfølgelig ikke under betegnelsen KVALITETS MØDE). Et KVALITETS møde skal være booket med beslutningstageren, på et fast aftalt tidspunkt, og skal overholde aftale krav/kriterier.

Håber det hjalp en smule

Dbh

Hej Kristian

Tak for dit svar. Jeg er glad for at jeg ikke er helt ved siden af mig selv her i sommervarmen... :-) Jeg har forhørt mig hos andre også, og de bekræfter også din udmelding og min opfattelse.

At den pågældende mødebookervirksomhed svarer helt hen i vejret på/ikke forholder sig til mine mails, gør ikke deres situation just bedre.

Hav en god sommerdag.

Mvh.

René

Hej Rene

Jeg driver selv et telemarketing bureau, og jeg syntes det er relevant, at bekræfte, at den type møder, som har været beskrevet ikke er kvalitetsmøder. 

Kvalitetsmøder er afdækket og har udover en mødebekræftelse med dato, tidspunkt, og en relevant dagsorden, også en besked/note til den sælger som skal ud til mødet med angivelse af de parametre, som er relevante for virksomheden, og som kan øge mulighederne for et salg, og således at sælger kan målrette sin præsentation mod den potentielle kundes pain.

Samtidig er det også på sin plads at sige, at kvalitetsmøder koster en væsentlig højere pris end den pris som Rene har betalt. 

Jeg kan ikke ud fra Rene´s svar helt afkode hvorvidt der har været indhentet alternative tilbud, men jeg vil vurdere, at hvis der hentes flere tilbud ind, så vil prisen fra andre seriøse bureauer ligge markant højere. Derfor, såfremt der efterspørges kvalitetsmøder, bør man som kunde også sikre sig viden om markedspriserne, og derefter ikke tage markedets billigste. Pris og kvalitet hænger sammen. 

Mvh

Henrik

Nyt Fokus 

Henrik Sidenius:

Hej Rene

Jeg driver selv et telemarketing bureau, og jeg syntes det er relevant, at bekræfte, at den type møder, som har været beskrevet ikke er kvalitetsmøder. 

Kvalitetsmøder er afdækket og har udover en mødebekræftelse med dato, tidspunkt, og en relevant dagsorden, også en besked/note til den sælger som skal ud til mødet med angivelse af de parametre, som er relevante for virksomheden, og som kan øge mulighederne for et salg, og således at sælger kan målrette sin præsentation mod den potentielle kundes pain.

Samtidig er det også på sin plads at sige, at kvalitetsmøder koster en væsentlig højere pris end den pris som Rene har betalt. 

Jeg kan ikke ud fra Rene´s svar helt afkode hvorvidt der har været indhentet alternative tilbud, men jeg vil vurdere, at hvis der hentes flere tilbud ind, så vil prisen fra andre seriøse bureauer ligge markant højere. Derfor, såfremt der efterspørges kvalitetsmøder, bør man som kunde også sikre sig viden om markedspriserne, og derefter ikke tage markedets billigste. Pris og kvalitet hænger sammen. 

 

Mvh

Henrik

Nyt Fokus 

Hej Henrik

Tak for dit svar. Kvalitetsmøder er netop indskrevet i aftalens § 4, som omhandler priser. Mht. notater mødebookeren har taget ifm. telefonsamtalen, og som altså skulle danne grundlag for en dagsorden, er disse kortfattede. Og interessant nok har jeg under opgaven erfaret at:

- leverandøren ikke ønsker at diskutere enkeltsager (altså åbenbart ingen mulighed for indsigelser).

- leverandøren betragter et møde som booket når der er fremsendt et datoforslag om et inspirationsmøde.

- kunder har booket møder med min virksomhed uden reelt at ville have det.

Og alt dette er selvfølgelig fakturerbare kvalitetsmøder, mener leverandøren!

Du spørger til hvorvidt der har været hentet alternative tilbud - det har der. Årsagen til at jeg valgte alligevel at entrere med denne leverandør var et møde i et forretningsnetværk, og efterfølgende samtaler, som resulterede i en god pris (opgaven var jo lille og kunne nemt planlægges - og erfaring fra branchen havde man også, da man bookede møder til en stor europæisk IT virksomheds danske afdeling).