Lyst til at prøve kræfter med elektronisk ordrer, faktura eller andet gratis??

Hej Lisbeth

Du har nok ret i at jeg på min side har behov for at specificere det noget mere. Siden er lavet af undertegnede, og når man arbejder så meget med det som jeg gør, er der nok ting der ofte er underforstået.

I princippet kan jeg alle de ting du beskriver i dit indlæg. Jeg er til daglig ansat med at lave disse ting for en større grossist virksomhed. Og har derfor lavet faktura både ind og udlæsning. Og det samme med ordrer, ordre bekræftelser, fragtbreve, følgesedler og hvad man ellers kan komme i tanke om.

EDI mellem kunder og leverandører er som sådan ikke nyt, det har bare været forbeholdt de store som har haft kapasiteten til at udnytte dette. Grunden herfor er at det kræver en masse udvikling at tilpasse systemer så de kan udveklse disse informationer, og det har kun de store haft muligheden for. Jeg har også brugt mange timer på min egen udviklede platform til at udføre dette arbejde, og har kun været i stand til dette, på grund af den erfaring jeg har opnået i mit daglige arbejde. Tilgengæld har jeg sparet en masse penge ved ikke at skulle købe software hertil. 

Nu skal jeg nok komme til sagen. Det jeg tilbyder dig på min egen platform kan være hvilken af ovenstående typer du har mest lyst til at prøve. Jeg kan næsten læse mellem linierne, at du helst vil have at leverandør faktura bliver indlæst i dit økonomi system uden du selv gør noget. Alle leverandørerne kan levere en eller anden form for elektronisk faktura. Min opgave bliver at tilpasse denne faktura så den passer til dit system. C5 har så vidt jeg husker en standard indlæsnings modul. Derfor skal jeg bare have leverandørens faktura omformet så den passer til dette modul.

For at prøve at forklare det uden det bliver for teknisk, så afleverer leverandøren fakturaen til mig elektronisk. Mit program står hele tiden og holder øje med om der er nye faktura. Når der komme en ny faktura, læser jprogrammet alle oplysningerne ud af filen (Beløb, moms, hvilke varer o.s.v.) Derefter danner den en ny fil som passer til dig. Denne fil indeholder oplysningerne fra den oprindelige faktura. Den sendes så til dit system, som tager fat i filen og indlæser den i dit system. I de fleste tilfælde er det muligt at lave det således, at du ikke bemærker fakturaen før den skal godkendes til betaling i dit system.

Samtidig med kører der noget overvågning på mit system. Jeg kan sætte det opsåledes at der kommer mails til mig når der er en faktura hvori der har været fejl. Desuden kan du specificere at du ikke vil finde dig i hvis linie totallen ikke matcher linierne o.s.v.

Jeg klarer alt for dig, jeg snakker med din leverandør, og jeg påtager mig hele projektet. Men det kræver at du hjælper mig med at teste i dit system. Det vil sige de første faktura er vi nød til at gennemgå sammen, for at jeg kan rette eventuelle fejl til i systemet. Desuden kræver det at du har et indlæsnings modul i dit C5 system. Men det skal jeg nok finde ud af for dig.

Som nævnt tidligere, så ville jeg være glad hvis du eller en anden ville være med på dette. Dermed kan jeg få testet mine programmer på en real case.

Med venlig hilsen

Hans Poulsen

www.kinedic.dk

hans@kinedic.dk

Hej Hans

Mange tak for din uddybende information.

Det, jeg tænkte på, var et system, der gjorde, at jeg fik ALLE (eller næsten alle) mine fakturaer elektronisk ind i mit bogholderisystem. Da vores virksomhed er ret lille, har jeg ikke den store fordel i kun at få een leverandørs fakturaer ind elektronisk, hvis resten stadig skal tastes manuelt. Ligeledes kunne jeg se en fordel i at kunne afsende fakturaer elektronisk også til alle (eller stort set alle) mine kunder.

Så det er mere et sådant system, jeg havde i tankerne. Ville man ikke kunne benytte OIOXML standarden, som mange jo trods alt har fået tilpasset deres afsendelsesystemer til? Og kunne der laves et sådant standardsystem, som alle kunne benytte på tværs af deres systemer, således at omkostningerne for den enkelte ikke oversteg den sparede tid på manuel behandling?

I 1976, da jeg startede som bogholderielev, brugte vi at bogføre på en stor skrummel bogholderimaskine, som blev fodret med kontokort. I 1978 var jeg med til at føre det over på EDB, dvs. vi sendte kodede strimler fra en OCR regnemaskine til en EDB-central, og fik herfra så kontokort m.v. retur. Senere arbejdede jeg et sted, hvor vi manuelt udfyldte kassekladder m.v., og de blev sendt til et revisionkontor, som så tastede dem ind, og vi fik igen nævnte ting retur. Så da jeg allerførst i 80érne så en udsendelse fra USA i fjernsynet, hvor en mand fra et meget lille firma indtastede sine bilag direkte i et bogholderisystem, skulle jeg bare have fat i sådan et system, og det fik jeg i 1983 (i det firma, som jeg arbejde i som bogholder dengang). Programmet var ikke så dyrt dengang (det var en PCér til gengæld), men det fungerede rigtig godt og tænk sig, man fik tekstbehandling med oven i købet. Det var så STORT, men det tror jeg, man skal have oplevet for at forstå det.

Jeg var faktisk dengang sparringpartner på udviklingen af bogholderiprogrammet, så det endte med at blive et rigtigt godt program, som firmaet jeg arbejde for dengang, faktisk blev ved at anvende til efter år 2000.
 
Jeg må jo være lidt doven anlagt, for lige siden har det altid ligget mig på sinde, at spare manuelt arbejde, men jeg må også erkende, at man jo skal sætte ens tidsbesparelse i forhold til den omkostning, som systemerne koster, og i sær syntes jeg, det i dag er blevet utrolig dyrt at få lavet tilpasninger i programmer. Så derfor klarer jeg mig oftest med standard, og jeg prøver selv at lave alle de tilpasninger, jeg overhovedet kan. Det lærer jeg jo også af, men egentlig programmering kan jeg ikke.

Hej igen Hans

Du må ikke tro, jeg har glemt dig, men jeg har tænkt og tænkt og tænkt.

Jeg har lidt svært ved at gennemskue og forstå, noget af det, du skriver. Men, var der et tidspunkt på dagen, jeg måske kunne ringe til dig på. For nogle gange er det altså lidt nemmere at tage tingene i telefonen. (Du kan bare sende mig en privat besked)

Noget af det, jeg også har tænkt over, er, hvilken kreditor, der måtte være interesseret og parat, og jeg syntes bedst om selv at kontakte vedkommende, hvis det skal være.

Noget andet er, at jeg i mellemtiden er blevet kontaktet af en "almindelig "kunde, som gerne vil have en elektronisk faktura, på samme måde som de offentlige kunder, og da jeg jo endnu bruger læs-ind-bureau, er det jo ikke så nemt. Dvs. jeg har længe haft kik på xomilo´s system, men har simpelthen ikke fundet tid til at gøre mere ved det, da læs-ind-servicen kører meget godt og helt gratis. Men, det skal jeg jo nok også til nu at gøre noget ved. For at vende tilbage til kunden, så vil de også have hver ordre på en seperat faktura - og det er et krav (hvilket den elektroniske faktura (endnu?) ikke er). Kunden, som er et meget stort firma, køber ret tit hos os, og desværre laver de ofte også småordrer på omkring 100,- kroner, men det har hidtil ikke gjort så meget, for jeg har hele mit system sat op til automatisk samlefakturering, men det er så åbenbart slut nu med automatikken. For, hvis vi ikke kunne levere en faktura, præcis som deres lean-system ville have det (ja, det var begrundelsen), ville de bare ikke handle hos os mere. Sådan. At der så vil blive nogle produkter, de vil få svært ved at skaffe, har jeg ikke diskuteret med ham, for han var faktisk rimelig dominerende at tale med, så det undlod jeg, og sagde, at vi nok skulle prøve at få det tilpasset. Det er jo små firmaers styrke. At jeg så får noget mere manuelt arbejde, er jeg selvfølgelig træt af, men igen, vi gør jo alt for kunderne (næsten). Denne kunde er faktisk samtidig også leverandør til os, men da deres holdning åbenbart er sådan, at de alene dikterer, så er det jo ikke en god samarbejdspartner at bruge, selvom det ellers ville være oplagt.

Til Hans

Du lyder bare så rar, så jeg ringer helt bestemt til dig, når jeg har dit nummer.

Til Brian:

Jeg kan faktisk godt allerede nu i min C5 afsende en faktura som en vedhæftet fil til en mail, men kunden efterspørger netop fakturaer baseret på OIOXML, og de har "købt" sig et EAN-nr. og vil fakureres via dette system. Jeg har også et program til at "udskrive" PDF-filer i, hvis det skal være, men så vidt jeg har forstået, er EAN-nummersystemet baseret på noget andet, men her må vi måske lige have Hans på banen...

jeg følger også med i tråden, det kunne nemlig også interessant for os!