Fakturaprogram

Allan. Du skriver, at I er helt nye i alt det her, og derfor vil jeg godt ridse op, hvad det er du beder om, og kommentere på hver enkelt del, for at forklare hvor kæden hopper af, hvis man vælger et rent faktureringsprogram ctr. det bogføringsprogram, Jeres bogholder bogfører i:

• Udskrive faktura (også kreditnota) - kan gøres i et word-dokument eller i et hvilket som helst fakturaprogram eller bogføringssystem - Det fysiske arbejde for dig er fuldstændig ens (bortset fra du skal udskrive og sende fakturaen til bogholderen, og der er forskel på opsætningen i programmerne) - den store forskel ligger hos bogholderen, om denne skal bruge 0 eller 2 eller flere timer på bogføring af fakturaer.

Laves disse manuelt (i et fakturaprogram eller word), skal hver faktura udskrives og gives til bogholderen, der bogfører fakturaen. Både for at få omsætningen ind i regnskabet, og for at kunne beregne moms. For at kunne holde øje med, om kunderne betaler, skal du selv holde øje med banken, og afmærke fakturaerne i fakturasystemet. Her vil du så (måske) kunne udskrive en rapport over, hvilke kunder der ikke har betalt, og følge op på disse. Herudover skal bogholderen gøre præcis det samme - dvs bankafstemme, og bogføre betalte fakturaer på dertil hørende konto. Ved årets afslutning ligger der et ikke uvæsenligt merarbejde for dig, da du skal være bogholderen behjælpelig med at afstemme debitorerne. Der kan let ske fejl i løbet af året, så de 2 forskellige systemer ikke stemmer overens, og den fejl skal findes.

Laves disse i bogholderens regnskabsprogram, bogfører systemet automatisk fakturaen på den rigtige konto, og moms beregnes automatisk = intet merarbejde for bogholderen = ingen meromkostninger for dig. Bogholderen bogfører indbetalinger af fakturaer automatisk i f.m. den daglige bogføring. For at kunne holde øje med, om kunderne betaler, udskriver bogholderen en saldobalance (2-3 tastetryk), og du sidder med et stykke papir i hånden der vise, hvem der skylder dig penge. Ved årets afslutning trykker bogholderen på samme knap, og vupti udskrives en liste over årets udestående debitorer.

• Tilbud - vil jeg tro de fleste fakturaprogrammer kan - no problem, uanset hvad man vælger, og ellers kan det laves i word. Jeg ved til gengæld ikke, om alle fakturaprogrammer kan lave en ny faktura direkte på baggrund af et tilbud (jeg tvivler) - det kan bogføringsprogrammerne.

• Varelager - afhænger helt af, hvad du mener med varelager. Vil du have varelagerstyring, ligger der et ret stort arbejde forude, som jeg ikke vil komme ind på her, da jeg ikke er sikker på det er det du mener. Vil du blot have dine varenumre ind i systemet, så du kan vælge et varenummer til fakturaen, sker dette på præcis samme måde, uanset om du vælger et faktureringssystem eller din bogholders bogføringssystem. 

• Kundekartotek - samme fremgangsmåde i alle programmer

• Med-uden moms - samme fremgangsmåde i alle programmer vil jeg tro

• Benyttes til eksport - her kan der være forskel på, om der benyttes et faktureringssystem eller et bogføringsprogram.

Benytter du et faktureringsprogram består forskellen i, at bogholderen manuelt skal registrere (når han får en faktura fra dig til en kunde i f.eks. EU) kundenavn, EU-moms, CVR.nummer, og finde ud af, hvordan han vil huske at listeangive denne kunde på næste momsangivelse, når kunden ikke er oprettet i systemet.

Benytter du din bogholders bogføringsprogram, skal du vælge et "land" til kunden (dansk, indenfor EU, udenfor EU), når du opretter denne, og sørge for at have kundens CVR.nr. Din bogholder får ingen ekstraopgaver, da systemet selv finder ud af, hvad den skal gøre med momsen, og hvad der skal indberettes på listesystemet.

• Ean nr., flere varelinier, flere kundelinier, sendes pr. email etc. - samme fremgangsmåde i alle programmer der understøtter funktionerne.

Som du kan se af ovenstående, ligger forskellen ikke i, hvad du skal gøre, når du laver en faktura. Forskellen ligger helt og aldeles i det merarbejde, din bogholder skal udføre - og der vil ikke være nogen forskel på, om I vælger en prof. revisor, som du udtrykker det, eller en ekstern bogholder.

Der kan så opstå andre spørgsmål/problemer, hvis I skal sælge via webshop, hvor der foreligger andre faktureringsmuligheder. Jeg mener - uden at være ekspert på området - at en del webshops har fakturamoduler, der kan integreres med bogholderiet, så det mere eller mindre sker automatisk det hele. Men det er jo ikke spørgsmålet i denne tråd

Hej Allan

Velbekomme. Jeg bliver nok bare lidt frustreret, når jeg så tydeligt fornemmer, at en virksomhedsejer er på vej til at gøre det dyrere og mere besværligt for sig selv, end nødvendigt er og mod forventning. Det er helt klart min fornemmelse, at du har en ide om, at du er nødt til at vide en masse om bogføringsprogrammet, før du kan lave fakturaer i det, og det er ikke tilfældet. Tværtimod. Du skal vide mindst lige så meget - og nok mere, hvis du vælger et faktureringsprogram. Det er den misforståelse jeg er så ivrig for at synliggøre.

Du vil - i mine øjne - risikere at stå med hurdlen alene, hvis du vælger et faktureringsprogram, som din bogholder ikke kender, og ikke kan hjælpe dig med. Det er dig selv der må påtage dig et stort ansvar med at oprette fakturaerne korrekt - du har ingen hjælp at hente hos bogholderen, hvis denne ikke har adgang til systemet. Og der vil være en stor risiko for, at I kommer til at tale forbi hinanden, fordi du vil være den der skal give oplysninger videre til bogholderen, der normalt selv vil kunne finde de data, han har brug for.

Men uanset hvad, håber jeg I finder en løsning, der passer både dig og din bogholder. Og så er vi aminoer jo ikke så langt væk

Mh

Susanne

Hej Allan

Har kigget lidt på din hjemmeside. Hvad vil du gøre, hvis i omsatte for 10 eller 100 mio.

I er nød til, at gøre som SusanneK skriver. Bygge bogholderimaskinen op fra bunden.

Det er ikke flovt, at bede om hjælp her. Det er dyrt i starten.

Men det kan meget nemt blive en tidskrævende og meget dyr løsning, ikke at gøre det.

Et bogholderi skal bygges op på den måde, at det kræve mindst timer i administration

af virksomhedens gøremål. På lang sigt.

Så bogholderiprogrammet er det billigste i den forbindelse. Det er timer der koster rigtige

mange penge. Hvad koster kontorpersonale ikke...

Så jo mere automatik man kan sætte ind i bogholderi, jo bedre.

Men held og lykke med det