Personlig effektivitet, udvikling og planlægning

Kære Amino Venner!

Jeg har selv en udfordring hver dag med personlig effektivitet, udvikling og planlægning, og tænkte at jeg nok ikke er alene, og at mange andre sikkert mestrer dette til perfektion, så jeg kunne lære noget af andres erfaringer.

Jeg er ikke god til at opretholde personlig effektivitet igennem hele dagen, og heller ikke til at planlægge min tid og mine opgaver.
Dels bliver man ofte forstyrret i sine opgaver, og står pludselig og bruger 10 minutter eller mere på at hjælpe ens kollegaer (da jeg synes det er svært at sige nej).
Min planlægning af opgaver, fremtidsplaner mv. er ofte inde i hovedet, så jeg ikke får fulgt op på om jeg har nået det hele, men det er sjældent jeg glemmer noget.
Opsætning af mål og udviklingsplaner for mig personligt og virksomheden, er jeg sikkert heller ikke den bedste til, og meget kan sikkert forbedres.

Har I nogle gode erfaringer med to-do lister, manuel/elektronisk kalender, tips til hvordan man bliver mere effektiv, undgår tidsrøvere i hverdagen, og når alt det man skal, erfaringer med work smarter - not harder metoder...??
Hvis I eventuelt hvis I kender nogle rigtig gode bøger eller kurser i effektivitet og planlægning, så man når alt det man skal, og har nogle redskaber til at planlægge vejen for sine planer, og hvordan man opnår at bruge sin tid rigtigt. Eventuelt nogle gode personlige coaches i Storkøbenhavns området...??

Jeg ser ofte direktører og andre ledere have total kontrol med egne planer for dem selv og virksomheden, og virke særdeles effektive /produktive i hverdagen, og det giver en masse frihed i den anden ende, hvilket jeg mener at jeg kan lære meget af.

Håber på I har en masse gode input med tips, tricks, anbefalinger.

På forhånd tak.

Venlig hilsen
ITEE

Itee:

Jeg ser ofte direktører og andre ledere have total kontrol med egne planer for dem selv og virksomheden, og virke særdeles effektive /produktive i hverdagen, og det giver en masse frihed i den anden ende, hvilket jeg mener at jeg kan lære meget af.

Jeg har også været i den situation indtil jeg lærte at lade tingene styre mig i stedet for at forsøge at styre dem. Når en medarbejder har brug for hjælp, så hjælp - og gør det færdigt. Når kunden ringer, så tag telefonen - og gør det færdigt. Sæt en dag (eller ½ dag) af om ugen til kontorarbejde eller det, du bare ikke lige får gjort. Luk telefonen ind i mellem - om du er til kundemøde eller sidder med en opgave er jo ligegyldigt. Du er uden for rækkevidde. Lær dine medarbejdere hvilke rammer de har - så forstyrrer de mindre.

Lav dine opgaver, når der er tid og du kan forvente ro til det. Så tager de ikke nær så lang tid, som hvis du bliver forstyrret, og frem for alt er der færre fejl. Fejl tager mindst 3 gange så lang tid at rette, som opgaven ville have taget at lave rigtigt første gang.

Bare mine 25 ører.

Det bedste program jeg har kunnet finde da jeg selv arbejdede med min egen effektivitet er et program af Eben Pegan kaldet Wake Up Productive. Se wakeupproductiveblog.com  
Specielt den nederste video på siden giver dig en masse gode råd du kan bruge nu og her. 

Jeg vil anbefale dig at læse Stephen Coveys bøger 7 Goder vaner og Gør det første først.

Han er yderst inpirerende. Jeg bruger mange af hans metoder selv og i min coaching af iværksættere og ledere. Et af hans værktøjer er at lave et skema bestående af 4 firkanter. hvor du skriver overskrifterne vigtigt/haster. vigtigt haster ikke, ikke vigtigt/ haster, ikke vigtigt haster ikke.

Opgaver i ikke vigtigt/haster ikke kan som oftest elimineres eller minimeres. Det handler om at få taget en beslutning og få givet slip.

Opgaver i ikke vigtigt/ haster skal bare hurtigt overstås, så har du nogle hurtige succesoplevelser du kan vinge af.

Hvis du altid arbejder i vigtigt/haster, så er du i det røde felt med stor risiko for at udvikle stress. Du vil opleve du slukker brande, men ikke har tid til langsigtet planlægning.

Det en vigtigt at afsætte tid til feltet vigtigt/haster ikke. Her kan du udvikle dine visioner, værdier mål. handlingsplaner, budgetter etc. Det er her du reflekterer over, hvad du virkelig ønsker dig af dit liv og med din virksomhed og hvad der nødvendigvis må ske, hvis det skal opfyldes. Det er her du f.eks. reflektere over dine vigtigste prioriteringer i livet, hvordan du ønsker andre skal opfatte dig og hvordan du ønsker samarbejdet med dem. Hvordan du bedst muligt skaber vind/vind løsninger i alle relationer og dermed får ambassadører der bruger og anbefaler dine produkter og ydelser.

Det er vigtigt at se på dine ridsrøvere. Hvis det som du nævner er fordi du er lidt for hjælpsom (eller det jeg kalder pleasende) for at du ønsker andre skal kunne lide dig, så kan du øve dig i at sige nej, sige fra, sætte sunder grænser for dig selv. Risikoen er nemlig, at hvis man ønsker at gøre alle glade og lover alt for meget, ender man ofte i en situation, hvor man i stedet skuffer mange, fordi det er blevet urealistisk at nå det hele.

Du vil måske opdage at dit ambitionsniveau er for højt eller at du er for perfektionistisk, så du bruger for lang tid på opgaverne. Her handler det om at sætte tidsfrister op for sig selv. og evt. sænke overliggeren, så du får mere fra hånden.

Jeg arbejder selv med to do lister hver dag til stor gavn.

Jeg arbejder med personlig effektivitet ud fra DiSC modellen, som du måske kender er en personprofil der ofte benyttes til rekruttering og medarbejderudivkling. De har også udviklet værktøjer til personlig effektivitet, da det nemlig er forskellige udfordringer de forskellig profiler står overfor.

Du kan læse mere på min hjemmeside www.elsebethfogh.dk Jeg hører hjemme i Kerteminde, men coacher også over telefonen.

Nytåret er jo altid et godt tidspunkt at beslutte sig for nye vane, men husk altid når du har taget en beslutning straks at følge op med handling, så er du allerede godt igang. De varmeste nytårshilsener Elsebeth Fogh PCC fra ICF.

Kære ITEE

Du efterspørger en person som ville kunne hjælpe dig med at blive mere produktiv - det kan jeg!

Jeg arbejder til dagligt med at hjælpe folk, der ønsker at få overblik over deres opgaver samt blive mere effektive. Derfor synes jeg selvfølgelig, at din problemstilling er interessant, og jeg vil også meget gerne give dig et par tips med på vejen. Jeg synes, de andre der har kommenteret på dit indlæg, er kommer med nogle gode forslag i forhold til, hvad du kan gøre for at hjælpe dig selv. Du skal dog være meget opmærksom på, hvordan du vælger at gribe opgaven an.

Som jeg ser det er der 2 ting du skal overveje før du overhovedet går igang:

1. Vil du starte med at planlægge dine langsigtede mål herunder din livsvision eller vil du starte med at få overblik over de ting som du allerede har sagt ja til overfor dig selv og andre. Det er 2 forskellige tilgange med meget forskelligt resultat. Jeg kender ikke din problemstilling tilbunds, men de fleste mennesker får faktisk mest ud af løsning 2.

2. Vil du klare det alene eller vil du have hjælp fra en professionel. Hvis man vælger, at gøre det alene eller med hjælp fra venner er det formodentligt den billigste løsning. Det kan dog også tage meget længere tid, hvilket selvfølgelig kan påvirke, om man synes resultatet har været billigt eller ej. Kvaliteten af resultatet skulle gerne blive bedre, hvis du får hjælp fra en professionel. I mine øjne er det for de fleste ikke så svært, at forstå, hvad det er man skal gøre for at blive mere produktiv; det som gør det hele svært er implementeringen, og det er her at en professionel kan gøre en stor forskel.

Når alt kommer til alt, har vi alle forskellige behov og ønsker, men det er efter min mening vigtigt, at du tager stilling til de 2 førnævnte tilgange som noget af det første.

Hvis du gerne vil sætte dig ind i emnet før du beslutter dig for, hvilken tilgang du vælger, er jeg helt enig med de andre forslag du har modtaget omkring at både "4hWW" og "7 habits of highly effective people" er rigtig gode bøger.

Jeg ville dog personligt starte med en helt 3. bog nemlig "Getting Things Done" af David Allen (fås både på dansk og engelsk samt på  lydbånd). Min erfaring er, at de fleste mennekser har behov for at få overblik over, hvad de har på tallerkenen foran dem her og nu, før de begynder, at se på deres livsvision og andre langsigtede mål. "Getting things Done" forklarer efter min mening dette bedre end de 2 andre bøger.

De folk som jeg hjælper, har mere gavn af at se på de mere operationelle ting, dvs. hvad har jeg forpligtet mig til overfor mig selv og andre. Både "4hWW" og "7 habits..." er mere livsstilsorienteret, og ikke så fokuseret på det operationelle niveu eller dagligdagen som "Getting Things Done" er.

De skal lige siges, at mange synes, at Getting Things Done" er meget amerikansk med en masse engelske udtryk og formuleringer, hvilket man lige skal være forberedt på. Kan man se igennem fingre med det, så er det en meget håndgribelig bog at læse. Derudover kan jeg anbefale, at man læser et kapitel af gangen og implementere det, før man går igang med det næste. Det er min erfaring,  at det er den bedste måde at læse bogen på.

Mere konkrete tips afhænger af dit valg af tilgang samt dine behov og ønsker. Det betyder, at før jeg kan sige dig, hvilke best practices og værktøjer jeg ville anbefale dig, skal jeg have en bedre forståelse af din problemstilling.

Hvis du har afklarende spørgsmål eller brug for hjælp, så er du eller andre, der måtte læse denne post meget velkommen til at kontakte mig.

Mvh.

Mark

www.personligworkflow.com

mm@personligworkflow.com

Hej Itee

Jeg kan ikke sende dig en privat besked????

Nå, det du efterlyser er noget som mange slås med. Det du efterlyser afhænger af en hel masse forskellige faktorer, alt sammen noget, som måske ikke lige kan klares i en åben debat.

Jeg vil tilbyde dig 30 min uforpligtigende samtale i denne uge (helst Skype) så kan jeg vurdere OM jeg kan hjælpe dig og du kan vurdere OM du har glæde af at bruge mig. Du kan højest spile 30 minutter he he he

Mvh. Sanne

Jeg er helt enig med Mark i at du skal starte med at afdække dit mål og din udfordring.

Jeg starter som oftest en coachsession med at spørge: Hvad er dit mål med coachingen? Og hvad ønsker du at få med dig herfra sessionen idag?

Hvad vil det give dig at nå det mål? Her spørges der i dybden og jeg hører ofte svar som: klarhed, indre ro, overblik, mere energi/overskud, livsglæde, tildfredshed

Mit næste spørgsmål er så at finde målstregen ved at blive konkret/specifik: Hvordan vil du vide at du er nået dit mål? Den sidste mandlige leder jeg coachede svarede: når jeg ikke hver dag kommer på job og der ligger gule post it overalt på mit bord og jeg ikke har tid til at læse alle de mails der kommer, og jeg kan lægge arbejdet fra mig når jeg kommer hjem og få tid til at deltage i netværksgrupper og lægge udviklingsplaner.

Så går vi igang med at finde evt. modstand/barrierer og afdække hvad de handler om. Har klienten hæmmende overbevisninger, interne regler, historier etc. der skal arbejdes med, eller handler det kun om at få afdækket problemområderne, lagt en plan og indøvet nogle teknikker. Ofte oplever jeg det her handler om at man har svært ved at uddelegere, er for perfektionistisk eller ambitiøs. Eller ikke har fået oparbejdet sunde vaner indenfor planlægning. Måske har man for mange overspringshandlinger (jeg henter lige en kop kaffe, jeg læser lige denne artikel, jeg ringer lige til ...you name it!) Her kan vi også lave en konkret optælling af tidsforbrug og opgaver, så man ikke bare føler sig overvældet, men får et overblik over den reelle situation.

Jeg borer også ind til motivationen dvs. hvad er konsekvenserne hvis du ikke handler og hvilke gevinster er der, hvis du får givet slip på forhindringerne og når målet. Konsekvenserne ved ikke at ændre vaner kan være skuffede kunder, skuffede leverandører, skuffede medarbejdere/kollegaer/chefer, ude af integritet med ens eget selvbillede,/værdier/identitet etc. hvilket kan medføre stress, alvorlig sygdom, dødsfald, skillsmisse, konkurs ect. Det kan ofte være gavnligt at at "male fanden på væggen" for at finde motivationen til at få gjort noget ved situationen og ændre dårlige vaner. Ofte er konsekvenserne ved ikke at handle værre end konsekvenserne ved at handle. Men det er vigtigt at have et klart beslutningsgrundlag. At være bevidst om selv at tage ansvar for sit liv og prioritere sin tid, så der tages bevidste valg og ikke valg styret ud fra man man tror andre forventer af en eller hvad man tror man bør/burde gør ud fra gamle forældede interne regler man har sat op for sig selv engang i fortiden. Det er vigtigt at se sine egne udfordringer i øjnene. 

De bedste hilsener Elsebeth