Ordre styring ???

Tekstfil

Det mest enkle vil være en simpel tekstfil, hvor du på første linje skriver de enkelte oplysningsfelter adskilt af semikolono og på de efterfølgende linjer, de enkelte ordrer:

Eksempel:

Ordrenr.;Kunde;Opgave;Bemærkning

0001;Hans Jensen;500 visitkort 180g 4:0;Skal bruges til messe 10. okt.

0002;Klaverboksetræneren;1 Banner i stof 50x200 med teksten Åbningsudsalg;Åbner 1. nov

Så kan oplysningerne let indlæses i et system senere.

Regneark

Et bedre overblik får man med et regneark, hvor de enkelte felter er blevet til celler. De fleste regnearksprogrammer kan indlæse tekstfiler (.txt), der er opbygget som angivet ovenfor og gemme dem således igen - det kaldes kommaseparerede eller semikolonseparerede filer (.csv).

Hvis man ikke har et regnearksprogram, kan det anbefales at hente kontorpakken OpenOffice.org, som er Open Source og ganske gratis. Her skal man så benytte regnearksprogrammet Calc. Se mere om OpenOffice.org på da.openoffice.org, hvor det også kan frit kan hentes.

Økonomisystem

Hvis man vil være helt fremtidssikret, så kan man bruge et økonomisystem til det uden at bruge resten af systemet (med det samme).

Her er det muligt at oprette de enkelte kunder (som jo gerne skulle komme igen) og de enkelte varer samt håndtere lageret af disse.

Umiddelbart kan dette virke som overkill, da de fleste systemer jo koster en hel del. Det danske Open Source økonomisystem SALDI er et eksempel på et, hvor det med hotline kan gøres for 45 om måneden og uden hotline ganske gratis, da der jo ikke posteres, når man udelukkende arbejder med ordrer og ikke fakturaer.

Fordelen ud over, at kunder og varer ikke skal indtastes igen og igen, er, at det så er nemt at gå i gang med at benytte resten af et sådant system til håndtering af de fleste andre administrative opgaver i virksomheden.

Kenn Bo Overgaard:

Når jeg får en ordre vil jeg på com gå ind i et system hvor den så automatisk tæller ordrenummeret og så en standard formular hvor jeg evt taster kunden ind og hvornår leveringen skal foregå og så indtaste de oplysninger som følger med ordren. Så når ordren er færdig så kan jeg se om et år hvad skrift, format, farve, størrelser osv hvis kunden kommer tilbage og vil have samme ordre udført igen !

Håber det giver lidt mere overblik over hvad jeg søger - kan man evt selv fikse sådan et system ?

Den enkleste måde er efter min mening regnearket her med en enkelt ordre:

Jeg har godt nok ikke puttet en formular på, men man kan indtaste næste ordre i cellerne under den første ordre.

Når der ikke er flere ordrenumre, klikker man på det sidste ordrenummer.

Herefter placeres musepilen på den sorte firkant nederst til højre for cellen.

Hold venstre musetast nede og træk samtidig nedad til det antal nye ordrenumre, du vil have.

Jeg har skrumpet det lidt sammen, så det kan være på Amino.

Regnearket med ordrelisten kan frit hentes til både OpenOffice.org Calc og til Microsoft Excel.

Som tidligere angivet kan kontorpakken OpenOffice.org frit hentes her.

Økonomisystemet

Hvis man gerne vil have lidt mere styr på det, vil jeg klart anbefale økonomisystemet:

Du opretter din kunde én gang og kan genbruge oplysningerne efterfølgende.

Du får ikke ved en fejl slettet en ordreoplysning ved en overskrivelse af en celle.

Du har lettere ved at oplyse om flere varer på samme ordre.

Jeg har oprette regnskabet ordreliste på vores demoserver, hvor man logger ind med oplysningerne ordreliste i feltet Regnskab, amino i felterne Brugernavn og Adgangskode.

Under Debitor klik på Ordre og du kan se den samme ordre som ovenfor ved at klikke på ordrenummeret (datoerne er dog lidt forskellige).

Nye informationer tilføjes ved at skrive i tekstfeltet uden angivelse af varenummer.

Ved ny ordre foretages klikkes på linket Ny oppe til højre, klik på knappen Opslag og foretag opslag blandt debitorer (kunder).

Hvis man har en ny kunde klikkes på Ny og information om kunden skrives. Luk og kunden er valgt.

Vælg feltet Varenr og klik på knappen Opslag. Vælg en vare eller opret en ny ved at klikke Ny. Opret som ydelse, hvis du ikke vil håndtere lageret også eller bruge resten af økonomisystemet til blandt andet regnskab.

Luk og varen er tilføjet og det er muligt at ændre vareteksten samt oprette mere tekst på varetekstlinjerne nedenunder (klik Gem for hver ny linje).

Udvikle egen database

Nu er jeg ikke haj til udvikling af applikationsdatabase som OpenOffice.org Base og Microsoft Access. Men er man bekendt med oprettelse af databaser i disse burde det være en smal sag at udvikle en løsning til håndtering af dine ordrer.

Jeg håber, at du kan bruge noget af uddybelserne og eksemplerne til noget - ellers sig endelig til.

Hvad med at lave en lille formular i VBI i excel, også fx. få den til at gemme oplysningerne i et ark?
evt. 2 ark hvor det ene kun har den senest indtastede oplysninger så de kan printes ud og et andet hvor du så har alle ordrerne på hver sin række?