I denne tid hvor rigtig mange er presset økonomisk i større eller minre grad, er dette iværksætterråd højaktuelt:
Nummer 5)
Se at få kradset pengene ind!
...det gavner ikke dig og din forretning at du giver kunderne lang økonomisk snor. På længere sigt gør du sig selv en bjørnetjeneste som i den sidste ende kan koste dig dyrt.
Real-life eksempel fra d. 7/8-2009:
En af mine bekendte har igennem en del år arbejdet som selvstændig IT-konsulent. Han har haft en fast betalingsbetingelse som hed netto 14 dage. Men han har ikke selv været alt for god til at få sendt fakturaer ud lige så snart han var færdig med en opgave, og har ligeledes heller ikke været god til at få kradset pengene ind. Men som han selv fortalte, da vi sad og snakkede om det problem han nu stod midt i, så havde han jo været begravet i arbejde og derved prioriteret det at få udført opgaverne højere end at få kradset pengene ind. Men problemet er så blot at nu hvor opgaverne ikke længere vælter ind - tværtimod - så begynder det pludselig at gøre ondt på ham økonomisk, da mængden af penge på firmakontoen falder drastiskt. Allerede i foråret havde vi en snak om at han var noget bekymret over den økonomiske situation. Han havde, for første gang (!), prøvet at lave en opgørelse over hvor mange penge der var i udestående fakturaer som egentlig burde være gået ind på hans konto.... lidt over 400.000 kr. havde han ude og sejle. Nogle af fakturaerne skulle have betalt for helt op til 4 måneder siden.
Jeg spurgte ham selvfølgelig om han ikke havde et eller andet form for system i hvordan han fakturerede og efterfølgende fulgte op på fakturaerne. Han kiggede på mig med et meget spørgende udtryk i ansigtet.
Jeg gik ham lidt på klingen og spurgte til hvordan det overhovedet kunne være nået dertil at nogen af fakturaerne var 4 måneder gamle, når hans kunder har 14 dage til at betale i. Hans svar var så, at nogen af kunderne havde meget lange procedurer i deres bogholderi. Tjo, det kunne jo så godt være hvis det var store koncerner eller offentlige institutioner. Men efter at vi havde siddet og gennemgået nogle enkelte af fakturaerne, så viste det sig at alle dem som lange "procedurer", var mindre virksomheder med 1-5 mand ansat. Jeg gik lidt hårdere på ham og spurgte om hvorfor han ikke havde skruet bissen på over for dem og bedt dem om at betale noget hurtigere. Til det svarede han så, at han jo ikke ville miste kunderne...
Tilbage til for en uge siden: Nu sad vi så dér igen og snakkede om udestående fakturaer. Nu var situationen så den, at siden vores samtale sidste gang, at han havde været lidt mere aktiv med at få kradset pengene ind. Så ca. 1/4 (knap 100.000 kr.) af det tidligere udestående beløb var nu kommet ind. Men hvad værre var, at hans advokat (som jeg havde overtalt ham til at få hjælp fra med at inddrive pengene fra de "værste" skyldnere), havde oplyst at en del af disse kunder var under konkursbehandling og han ikke skulle regne med at se nogen penge. Godt og vel 200.000 kr. er med stor sandsynlighed tabt på gulvet.
Den korte konklusion:
Hvis han havde været noget hurtigere til at kradse pengene ind, så havde han med stor sandsynlighed sluppet med et betydeligt mindre tab. Men på grund af hans egen sløvhed og venlighed, så har han nu mistet ihvertfald 200.000 kr. - og de ville have lunet godt i kassen, nu hvor han igennem de sidste 3 måneder har haft underskud i virksomheden hver måned.
Dagens lektie:
- Først og fremmest: Se at få sat noget system i din fakturering og opfølgning på dette.
Når opgaven er slut, så se at få faktureret kunden. Lad være med at lade fakturaen sejle - du risikerer i værste fald at glemme at fakturere kunden (og det er, hånden på hjertet, ikke alle kunder som ringer til deres leverandør og spørger om de ikke skal betale). Du sender samtidigt også et signal til din kunde om at dit bogholderi ikke kører helt snore lige.
- Overhold dine egne betalingsbetingelser: Hvis du har givet kunden 8 dages betalingsbetingelse, så har kunden altså 8 dage. Lad være med at lade 8 dage være lig med +/- 30 dage med noget ekstra elastik. Hvis dine kunde har problemer med at kunne nå at betale inden for den frist du har givet, så er det altså din kunde som selv skal komme ud af busken og fortælle det - ikke noget som du skal gætte dig til og automatisk give kunden elastik i betalingsfristen. Skriv betalingsbetingelsen ind i dine forretningsbetingelser og sørg for himlens skyld for at den står på fakturaerne. Sørg for at dine betalingsbetingelser står i eventuelle tilbud du sender ud, eller henvis til dine forretningsbetingelser.
- Få sat system i dine rykkerprocedurer. Sæt dig ned og få lavet en plan over forløbet når en kunde ikke betaler sin faktura. Den mest udbredte procedure er, at man efter overskredet betalingsfrist fremsender en rykker og gør opmærksom på at betalingsfristen er overskredet og man ønsker betalingen inden for 10 dage. Hvis dette ikke overholdes så sendes næste rykker, hvor fremsendes anden rykker hvor man igen gør opmærksom på den ubetalte faktura og at man ønsker betalingen inden for 10 dage - og nu kommer det vigtige: ellers vil kunden blive sendt til inkasso. Hvis der så er gået de 10 dage og betalingen endnu ikke er modtaget, så sendes kunden til inkasso.
Men du behøver faktisk ikke at give mere end én rykker. Det er blot vigtigt at du gør kunden opmærksom på, at hvis der ikke betales inden fristens udløb, så vil kunden blive sendt til inkasso. Det er også det man kalder et inkasso-varsel. Du kan finde mere om dette ved at søge lidt rundt herinde på Amino eller ved at Google. Ellers kan din revisor eller bogholder (hvis du benytter sådan en) også hjælpe dig med reglerne omkring dette (det bør de ihvertfald kunne).
- Vær kold i røven! Jeg ved godt det lyder hårdt, men det bliver du altså også nødttil at være - det er trods alt dine penge det drejer sig om. Tilbage på dot.com-bølgen (slutningen 90'erne) havde jeg en virksomheden, hvor vi bl.a. havde et større reklamebureau som kunde (de eksisterer endda stadig i dag - men er logisk nok ikke kunde i MediaMouse). Og de hev os mildest talt rundt i r..v-skægget gang på gang. De betale når det passede dem og præsterede ligefrem en gang at give sig selv en pæn "kontant rabat" som en håndskrevet minus-linie på en af vores fakturaer som de havde sendt retur med en check klipset fast på, og derved kun betalte ca. 80% af det oprindelige beløb. Hvergang vi havde samlet mod til at kontakte dem og fortalte at vi altså havde et problem med det de gjorde, så var svaret blot i stil med "Hvis I behandler os på dén måde, så finder vi bare en anden leverandør - Så find lige kammertonen tak!". Problemet var blot at det netop var en af vores større kunder, vi var blot dygtige til det vi lavede og ikke havde meget forretningsmæssig erfaring - og vi gav dem derfor alt alt alt alt for meget snor; Desto mere snor de fik, desto mere snor hev de selv til sig. Vores mærkelige økonomiske mellemværender endte med at udgøre ihvertfald ét af sømmene i ligkisten, som gjorde at vi måtte lukke virksomheden da dot.com-boblen braste.
Så min fuldstændig kolde holdning i dag; Hvis din kunde begynder på snak om ikke at ville bruge dig igen, hvis du tillader dig at komme og rykke for en udestående faktura - så er der en rimeligt stor sandsynlighed for at du nok også er bedst tjent uden kunden fremover. Min generelle oplevelse er i det hele taget, at kunder som brokker sig over betalingsbetingelserne når de har modtaget en rykker, typisk også er dem som alligevel har planer om at trække betalingen så langt som overhovedet muligt.
- Få eventuelt andre til at være kolde i røven på dine vegne.
Indrømmet, så kan det da være svært at være iskold over for ens kunder - især hvis det er faste kunder man har kendt i mange år. Men groft set, så er et potentiel tab på f.eks. 20.000 kr. stadig 20.000 kr. uanset om det er en ny kunde som kun har handlet én gang, eller en fast kunde som pludselig ikke længere kan betale sine regninger.
Men hvis du syntes det er svært, hvilket er fuldt forståeligt, så få nogle andre til at være kold på dine vegne. Det bedste mest iskolde overhovedet er et økonomisystem som automatisk kan køre rykkerkørsler. Det kigger ikke på om du har haft kunden i 10 år, spiller golf med direktøren, knalder en af tøserne i receptionen eller andet - det kigger på om regningen er betalt til tiden eller ej. Hvis ikke, så kommer den med på listen over udestående fakturaer.
Hvis dine kunder vitterligt har svært ved at kunne overholde betalingsbetingelserne, f.eks. fordi det er en mindre virksomhed som kun har en bogholder som kommer forbi én gang hver anden uge, så kan du roligt regne med at de vil komme og fortælle dig det. Og så er det der, at du skal lade være med at give noget elastik i betalingsfristen - du skal decideret rette betalingsbetingelserne for den pågældende kunde til 14, 21 eller 30 dage alt efter hvad I bliver enige om. Og så forventer du selvfølgelig til gengæld at de så overholder de nye betingelser.
- Og til slut: Husk at den som kommer først til mølle får først malet. Hvis du har en fuldstændig ren og fast procedure for håndtering af dine fakturaer og rykkere, så finder dine kunder nok også hurtigt ud af det. Og hvis de blot én gang har oplevet at du vitterligt smed dem til inkasso og det ikke blot var tomme trusler, så kan du være rimeligt sikker på at de er mere obs på at det ikke er dine fakturaer de sylter næste gang.
/Jesper
Bliv gratis medlem
Opret bruger