IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

Hej VilGerne

Forstår dit indlæg som om du gerne vil have udarbejdet en procedurebeskrivelse for jeres administrative procedurer.

Det er min holdning at man skal have cost-benefit in mente, når man designer sine arbejdsprocedurer i forhold til virksomhedens administration. Samtidig bør man fra start overveje hvorledes arbejdsprocedurerne skal struktureres, i takt med at virksomheden vokser.

Kort sagt jeres fastlæg jeres arbejdsprocedurer fra start således de ikke for omstændige, men sørg for at de kan ændres i takt med at I vokser og får mere komplekse behov.

Det kan eksempelvis være fornuftigt fra start at vælge et regnskabssystem, som kan udvides i takt med at I vokser. På denne måde undgår I senere, at skulle skifte system. Et systemskifte kan medføre, at I skal ændre i jeres arbejdsprocedurer som følge heraf, dvs. I kan risikere en overgangsfase, hvor jeres administration ikke er så effektiv som mulig = højere omkostninger!

Omvendt skal I heller ikke fra start vælge et system, som er udviklet til større virksomheder med behov, der er meget forskellige fra de behov I har i jeres opstartsfase. Der er flere systemer på markedet som er modulopbyggede, således de kan udvides efter behov, eksempelvis C5 og e-conomic.   

Jeg vil gerne prøve at hjælpe dig med et udkast til jeres arbejdsprocedurer i administrationen, men skal bruge lidt mere information....

• Hvormange kunder / licenser regner i med at sælge pr. måned de første 2 år?
• Skal jeres licenser/abonnementer faktureres på faste dage (eksempelvis 1. dag i hvert kvartal) eller løbende?
• Hvordan forventer i at jeres kunder skal foretage indbetaling og skal de betale forud før i aktiverer deres abonnementer?
• Hvem skal gøre hvad - hvilke personer forventer I skal være involveret i jeres administration og hvilke ansvarområder forventer i disse skal have (er der eksempelvis en der skal tage sig af fakturering og en anden der skal registrere indbetalinger)? 

Der opstår sikkert mange flere spørgsmål, men lad os starte med ovenstående...

/

Mvh Jens

Takker Peder; har nogle spm.:

• Debitorstyring (rykkerprocedurer)  - licenssubscriberne behøver vi ikke at rykke alt for meget m. ribers og alt muligt, da deres licensbetaling er forudbetalt. - Men ift. sponsoserne; altså dem som leverer reklmaer/sponsorer - won kan j rykke en fx. Kinesisk reklamefirma?:-) ribers er vel ikke internationalt...
• Kontrakter (udformning og forhandling)  - fint; kontrakter med licensbrufgere og sponsorer.
• Salgsgange Tager j som CRM-processer?
• Tilbudsafgivelse  - Ja, den er god, både faste/standardpriser, men også særlige rabatter, skræddersyede løsninger
• Jo, det er en god ide med en smule personalestyring. Altså formalisering i form af kontrakter for at undgå ubehageligheder senere hen. Og selvfølgelig noget med personalegoder og løsudbetaling. - OK

Hej igen,

Hermed et par stikord til din bruttoliste

• Dokument håndtering.
  • Hvordan skal regnskabsbilag samt øvrige dokumenter sorteres og arkiveres. Det er en god ide med et beskrevet system til dokument håndtering, så man altid kan finde frem til vigtige dokumenter. Dvs. man skal sikre sig imod at 2 forskellige medarbejdere kommer til, at arkivere ensartede dokumenter på 2 vidt forskellige måder.

• Jobbeskrivelser med klare fastlæggelser af ansvarsområder for alle i virksomheden (inkl. ledelse).
  
  • Af hensyn til jeres effektivitet er det en god ide, at være enige om hvem der gør hvad.
  • Det gør det nemmere at komme ind i virksomheden som ny, hvis man ved præcis hvilke områder man har ansvaret for og hvilke opgaver det forventes at man skal løse.

• Unikke ID, som linker jeres fakturaer med kundernes indbetalinger.
  
  • Med 10.000 nye solgte abonnementer på en måned må det antages, at der kommer rigtig mange indbetalinger af ens beløb. Derfor er det efter min mening en nødvendighed at der findes en sikker måde, at kæde indbetaling sammen med faktura.
  • Det er ofte formåls tjenesteligt i forhold til søgning i jeres regnskabssystem, hvis jeres fakturanumre kan blive en del af indbetalingens transaktionnummer (går udfra kunderne skal betale via en betalingsgateway på jeres hjemmeside). Det er dog ikke altid muligt. Alternativt kan I undersøge om der er mulighed for at indbetalingernes transaktionsnumrerne, kan blive registreret på de tilhørende fakturaer i jeres regnskabssystem (skal selvfølgelig foregå automatisk).

/

Mvh Jens