Regnskabsprogram, lønsystem, CRM m.m.

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

Jens Fuglsang — Thu, 11 Jun 2009 08:18:58 GMT

Hej igen,

Hermed et par stikord til din bruttoliste

Dokument håndtering.
- Hvordan skal regnskabsbilag samt øvrige dokumenter sorteres og arkiveres. Det er en god ide med et beskrevet system til dokument håndtering, så man altid kan finde frem til vigtige dokumenter. Dvs. man skal sikre sig imod at 2 forskellige medarbejdere kommer til, at arkivere ensartede dokumenter på 2 vidt forskellige måder.

Jobbeskrivelser med klare fastlæggelser af ansvarsområder for alle i virksomheden (inkl. ledelse).
- Af hensyn til jeres effektivitet er det en god ide, at være enige om hvem der gør hvad.
- Det gør det nemmere at komme ind i virksomheden som ny, hvis man ved præcis hvilke områder man har ansvaret for og hvilke opgaver det forventes at man skal løse.

Unikke ID, som linker jeres fakturaer med kundernes indbetalinger.
- Med 10.000 nye solgte abonnementer på en måned må det antages, at der kommer rigtig mange indbetalinger af ens beløb. Derfor er det efter min mening en nødvendighed at der findes en sikker måde, at kæde indbetaling sammen med faktura.
- Det er ofte formåls tjenesteligt i forhold til søgning i jeres regnskabssystem, hvis jeres fakturanumre kan blive en del af indbetalingens transaktionnummer (går udfra kunderne skal betale via en betalingsgateway på jeres hjemmeside). Det er dog ikke altid muligt. Alternativt kan I undersøge om der er mulighed for at indbetalingernes transaktionsnumrerne, kan blive registreret på de tilhørende fakturaer i jeres regnskabssystem (skal selvfølgelig foregå automatisk).

Mvh Jens

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

Claus Agerskov/SALDI — Thu, 11 Jun 2009 03:06:42 GMT

VilGerne:
... Kan i henvise til nogle systemer til understøttelse af ovennævnte arbejdsgange? Det skal ikke være nogle gratis værktøjer ...

Hvorfor ikke?

De fleste Open Source-produkter kan også erhverves ved blot at downloade dem og selv installere, opsætte og drifte på egen maskine, hvilket jeg vil kalde et gratis system.

Selvfølgelig er det ikke gratis at have et sådant system, da der jo er omkostninger til driften, men det vil der jo være uanset løsning - Open Source eller ej.

En samlet løsning kan meget vel bestå af en blanding af lukkede og Open Source-systemer, som kan samarbejde med hinanden for at opnå netop det system, som passer til jeres arbejdsgange.

Med Open Source-systemer har du dog altid den mulighed, at de kan skræddersys til din virksomhedsbehov uden, at det skal være producenten selv, som gør det. Det kan være jer selv eller programmører ude fra.

Ofte kan omkostninger til tilpasninger af et Open Source-system netop holdes inden for de samme omkostninger, som et lukket system ville koste i licenser - især en samlet løsning, som opfylder de arbejdsgange, du allerede har angivet i det oprindelige indlæg.

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

Peder TakeTwo.dk — Wed, 10 Jun 2009 10:23:16 GMT

Debitorstyring: Jeg ved det faktisk ikke, men så meget desto merer grund til at få procedure på plads inden man befinder sig i situationen. Det er først rigtig frustrerende når man står og mangler penge og ikke har den fjerneste ide om hvordan (hvis overhovedet) de kan inddrives.

Salgsgange: Jeps, løb vist lige i en lille hjerneblødning. Du har naturligvis ret.

Mvh Peder

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

VilGerne — Wed, 10 Jun 2009 10:09:41 GMT

Takker Peder; har nogle spm.:

Debitorstyring (rykkerprocedurer) - licenssubscriberne behøver vi ikke at rykke alt for meget m. ribers og alt muligt, da deres licensbetaling er forudbetalt. - Men ift. sponsoserne; altså dem som leverer reklmaer/sponsorer - won kan j rykke en fx. Kinesisk reklamefirma?:-) ribers er vel ikke internationalt...
Kontrakter (udformning og forhandling) - fint; kontrakter med licensbrufgere og sponsorer.
Salgsgange Tager j som CRM-processer?
Tilbudsafgivelse - Ja, den er god, både faste/standardpriser, men også særlige rabatter, skræddersyede løsninger
Jo, det er en god ide med en smule personalestyring. Altså formalisering i form af kontrakter for at undgå ubehageligheder senere hen. Og selvfølgelig noget med personalegoder og løsudbetaling. - OK

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

VilGerne — Wed, 10 Jun 2009 09:36:52 GMT

Kære JEns

Mange tak for dit feed back. og overvejelser. I første omgang søger j en bruttoliste over alle "standard" arb.processer, som vi skal have inmente, så intet kommer som en overraskelse. Detaljeringen af processer kan så komme senere.

J svarer på dine spm. i det flg.:

Hvormange kunder / licenser regner i med at sælge pr. måned de første 2 år? - afhængig af success; 10.000 pr. måned i snit
Skal jeres licenser/abonnementer faktureres på faste dage (eksempelvis 1. dag i hvert kvartal) eller løbende? - Et årligt abonnement; som nævnt er der to typer af licenser; En service på nettet; Subscribtion via nettet samt serverlicenser, hvor virksomhederne kan installere løsningen på deres egne servere... her bør fakturering også foregår via nettet, men måske mindre hyppigt?
Hvordan forventer i at jeres kunder skal foretage indbetaling og skal de betale forud før i aktiverer deres abonnementer? - Forud, dvs. før de aktiverer
Hvem skal gøre hvad - hvilke personer forventer I skal være involveret i jeres administration og hvilke ansvarområder forventer i disse skal have (er der eksempelvis en der skal tage sig af fakturering og en anden der skal registrere indbetalinger)? I starten skal vi selv lave meget adm. afhængig af fundingen. Senere skal nogle af de adm. processer jo outsourcet... det afhænger af krav fra investorerne, men umiddelbart skal de jo have sikring for at vi ikke kommer pengene i lommen eller laver noget Bagger.

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

Peder TakeTwo.dk — Wed, 10 Jun 2009 09:29:22 GMT

Sådan lige fra toppen af hovedet.

Debitorstyring (rykkerprocedurer)
Kontrakter (udformning og forhandling)
Salgsgange
Tilbudsafgivelse
Jo, det er en god ide med en smule personalestyring. Altså formalisering i form af kontrakter for at undgå ubehageligheder senere hen. Og selvfølgelig noget med personalegoder og løsudbetaling.

Mvh Peder

Svar: IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

Jens Fuglsang — Wed, 10 Jun 2009 09:10:54 GMT

Hej VilGerne

Forstår dit indlæg som om du gerne vil have udarbejdet en procedurebeskrivelse for jeres administrative procedurer.

Det er min holdning at man skal have cost-benefit in mente, når man designer sine arbejdsprocedurer i forhold til virksomhedens administration. Samtidig bør man fra start overveje hvorledes arbejdsprocedurerne skal struktureres, i takt med at virksomheden vokser.

Kort sagt jeres fastlæg jeres arbejdsprocedurer fra start således de ikke for omstændige, men sørg for at de kan ændres i takt med at I vokser og får mere komplekse behov.

Det kan eksempelvis være fornuftigt fra start at vælge et regnskabssystem, som kan udvides i takt med at I vokser. På denne måde undgår I senere, at skulle skifte system. Et systemskifte kan medføre, at I skal ændre i jeres arbejdsprocedurer som følge heraf, dvs. I kan risikere en overgangsfase, hvor jeres administration ikke er så effektiv som mulig = højere omkostninger!

Omvendt skal I heller ikke fra start vælge et system, som er udviklet til større virksomheder med behov, der er meget forskellige fra de behov I har i jeres opstartsfase. Der er flere systemer på markedet som er modulopbyggede, således de kan udvides efter behov, eksempelvis C5 og e-conomic.

Jeg vil gerne prøve at hjælpe dig med et udkast til jeres arbejdsprocedurer i administrationen, men skal bruge lidt mere information....

Hvormange kunder / licenser regner i med at sælge pr. måned de første 2 år?
Skal jeres licenser/abonnementer faktureres på faste dage (eksempelvis 1. dag i hvert kvartal) eller løbende?
Hvordan forventer i at jeres kunder skal foretage indbetaling og skal de betale forud før i aktiverer deres abonnementer?
Hvem skal gøre hvad - hvilke personer forventer I skal være involveret i jeres administration og hvilke ansvarområder forventer i disse skal have (er der eksempelvis en der skal tage sig af fakturering og en anden der skal registrere indbetalinger)?

Der opstår sikkert mange flere spørgsmål, men lad os starte med ovenstående...

Mvh Jens

IT-Understøttelse af. adm. arbejdsgange

VilGerne — Tue, 09 Jun 2009 19:11:04 GMT

Kære alle

Vi er et team som udvikler på en it-løsning med stor global potentiale; Vi har en forretningsplan, kravspec mm. og skal søge venture funding. Som led i dette forløb; er jeg i gang med at kortlægge vores kommende interne administrative arbejdsgange. J har brainstormet mig til flg. arbejdsgange:

Billing/fakturering ift. licenser og sponsorer (reklamer). Der er tale om internationale kunder
Licensadministration/-styring – pr. bruger eller serverbaseret
Økonomistyring, regnskab, bogføring, betaling af skat, moms osv
Rapportering, statistik og beslutningsstøtte (Business Intelligence)
Ift. reklamer; styring og adm. af clicks, clickkrate osv.
Kundestyring (CRM)

Ka nogle tilføje noget til denne brainstorming? Hvad mangler vi? Kan i henvise til nogle systemer til understøttelse af ovennævnte arbejdsgange? Det skal ikke være nogle gratis værktøjer; vi betragter os som en dansk virksomhed med stor international potentiale og kunder; sådan mindre SMC-virksomhed… Ift. denne lille størrelse; i starten er der jo kun os partnere; så behøver man vel intet personalestyring (system) i starten?