Online regnskab i udlandet

Er der noget regnskabsteknisk i vejen for at benytte et udenlandsk online system til en dansk virksomhed?

Her tænker jeg på systemer som Freshbooks, Zoho Invoice etc.

Så det er i princippet kun indeværende og forrige måned man må have liggende på en udenlandsk service ?

Ja, med mindre du søger om tilladelse.

Hej Mads

Det er korrekt, at bogføringsloven har helt klare bestemmelser omkring opbevaring m.v.

Hvis du løbende tager en backup/downlaod fra eks. Fresbokks, så er bogføringsloven overholdt. Iøvrigt samme anbefaling med danske online-systemer og løbende backup/downloads.

Jeg har efterhånden flere kunder, som anvender og er meget tilfredse med Freshbooks.

Tonny

Tonny Skov Pedersen:

Jeg har efterhånden flere kunder, som anvender og er meget tilfredse med Freshbooks.

Bare af nysgerrighed - hvordan ligger det med adgang til systembeskrivelser der? Synes der var nogle afgørelser fra erhvervsankenævnet (?) hvor de var nogenlunde fleksible omkring det at give lov til at opbevare i udlandet - men lagde til gengæld meget vægt på at kravene om systembeskrivelser mv. var opfyldte?

Hvad så med systembeskrivelser?

Det er ved at være en lidt spøjs udvikling, hvor lovgivningen tilsyneladende er ved at være håbløs bagefter. I flere tilfælde har myndighederne lagt vægt på at der skal findes systembeskrivelser til bogføringssystemerne. Dem ser jeg ingen steder - hverken på de danske eller udenlandske online-programmer.

Samtidig er der flere af regnskabsprogrammerne som tilføres en form for "intelligent bogføring", som naturligvis har til formål at gøre det mere enkelt for brugerne at bogføre. Samtidig efterlades de lidt af bogføringsprogrammerne når de pludselig bliver spurgt af myndighederne, hvorfor de har bogført som de har gjort. Der er ikke nogen som køber argumentet om at jeg blot fulgte programmets forslag.

Spændende at se om myndighederne tager sig sammen og får tilpasset lovgivningen.

Henrik Koudahl:

Hvad så med systembeskrivelser?

Denne pasus har altid undret mig, og jeg tænker at den må stamme fra en tid hvor virksomheder selv udviklede deres regnskabssystemer.

I dag har langt de fleste store virksomheder en eller anden form for standardløsning (dog med tilpasninger), og der kan jeg love for at der ikke bliver udleveret en systembeskrivelse fra leverandøren (f.eks. Microsoft), og jeg har heller aldrig set nogen selv udarbejde den efterfølgende.

Jeg har arbejdet med implementering af ERP systemer i 20 år og hos nogle af Danmarks største virksomheder, og ofte er selv tilretningerne til systemet helt udokumenterede (bortset fra selve sourcekoden....). Dog har nogle få, der er omfattet af Sarbannes-Ocxley rimelig styr på det.

En ting som de færreste ved, også revisorer, er at selv i de allerdyreste og store løsninger, kan enhver programmør eller systemadministrator uden hindringer rette i alle data, også bogførte finansposteringer... Og dette kan ske uden at det bagefter kan se hvad der er rettet, eller hvem der har gjort det.
Dette kan ikke lade sig gøre i online systemerne og de er derfor i princippet meget mere "sporbarhedssikrede" end et lokalt system, hvor alting er opbevaret i en database som x antal medarbejdere har password til...

Med hensyn til at bruge et udenlandsk systemer er der ingen problemer i det, bare der tages jævnlig backup af alle data (posteringer og bilag) til lokal opbevaring.

En sidste krølle for at komme lidt omkring mange af de myter der florerer omkring online systemerne, er frygten for "hvem der kigger med?".
Dette er for mig at se irrelevant i forhold til online/lokalt system, for hvis en virksomhed har et lokalt system, men betjener sig af online backup til skyen (fra Dropbox til meget avancerede enterprise løsninger) er det jo præcist den samme problemstilling.

At en online-udbyder i teorien kan se finansposteringer er næppe en trussel, og tro mig, hvis en fjendtligsindet vil have adgang til data, er det tusind gange nemmere at få fat i passwordet, eller bryde ind i virksomheden og snuppe databasen (fra et lokalt regnsskabssystem) som altid er meget mindre beskyttet i den enkelte virksomhed end i et datacenter hos en online regnskabsudbyder.