Søger råd og hjælp til at motivere mit team

Hvordan kan jeg motivere mit team til at nå i mål med alle hverdagens opgaver? Også de mindre spændende opgaver..

Mails hvor kunden har en masse spørgsmål som vi skal følge op på og gives feedback til, bliver ofte nedprioriteret. Eller områder som vi lover at undersøge for kunden og vende tilbage med. Ofte kommer svarene meget sent, efter at kunden og jeg har rykket op til flere gange. Ligeledes overholdes deadlines sjælendt og må gang på gang må flyttes og justeres.

Dette giver et rigtig dårligt billede af virksomheden, selvom vi levere spændende opgaver af høj kvalitet. Men jeg har svært ved at motivere teamet, som blandt andet også inkludere min chef! Jeg forsøger at hjælpe med at udspecifisere opgaverne, klarlægge hvad der mangler at blive fulgt op på, men det er svært at svinge pisken når chefen er blandt dem hvor opgaverne halter!! 

Gode råd søges..

Der kan jo være mange årsager, til det manglende engagement. Men det største problem er jo nok hvis chefen sender de forkerte signaler.

Men ellers kan det være i skal kigge på arbejdsfordelingen i teamet.

Er der måske en der er rigtig god til at løse små opgaver her og nu så er det måske denne person der skal tage sig af de hurtige kundebesvarelser (med hjælp fra kollegaer).

Og generelt handler det jo også om at hvis den enkelte medarbejder ikke får tildelt opgaven så tager han heller ikke ansvaret for opgaven. Medarbejderen vil sikkert bruge hele sin arbejdsdag på opgaven, men ansvaret for at overholde deadline ligger et andet sted.

Små korte ugentlige statusmøder, hvor der bliver fordelt opgaver, og hver enkelt fortæller om status på egne igangværende opgaver kan måske være en hjælp, hvis i ikke har det.

Alle skal føle at der er mulighed for at påvirke projektet og komme med ideer, uden at blive overtromlet af chefen eller enkelte kollegaer.

Fremhæv succes historier hvor i har skabt tilfredse kunder ved god og hurtig betjening.

Og så skal i selvfølgelig være realistisk med at sætte deadlines. Har i det rigtige antal timer til rådighed til den enkelte opgave. Og hvem sætter deadlines, dig, chefen, kunden eller den enkelte medarbejder? Den mest realistiske deadline får du hvis den der skal udføre opgaven er med til at sætte deadline. Så vil han også tage større ejerskab i forhold til at overholde deadline.

Sådan som jeg kan se det, så mangler i effektive styringsredskaber. Jeg kan forslå Scrum, som er en agil metode til softwareudvikling. Scrum kan dog også bruges i en række andre former.

Hvis du lige hurtigt vil vide, hvad Scrum handler om så se her: 

Det lyder lidt som kundeservice, er det rigtigt?

Jeg har to gange siddet på call centre og skulle besvare opkald eller emails fra kunder... på een gang! Endda på forskellige sprog.

Noget, jeg har lagt mærke til, er at det kører på discount-basis, dvs. at firmaet for færrest midler skal maksimere profitten. Det er simpelthen utåleligt for medarbejderne i længden. Alt ansvar lægges over på medarbejderne. Ledelsen kommer med nogle krav, hvorefter det er op til medarbejderne selv at prøve at løse kaos - jeg bruger bevidst ordet kaos og ikke arbejdsopgaver. Der er aldrig tale om ordentlig optræning eller opfølgning af medarbejderne, eller at ledelsen tager medarbejderne seriøst. Ofte kommer ledelsen med dårlige "bolsjer" i form af weekendture eller middage i byen, men arbejdssituationen er lige kaotisk. Ledelsen skal vise, at de er tilstede, og at sigter mod rimelige arbejdsvilkår.

Noget, jeg også har lagt mærke til er at medarbejderne sjældent tages med på råd. De får ingen indflydelse. De skal bare sørge for, at produktiviteten stiger.

Du nævner mindre spændende opgaver. Hvad får medarbejderne som belønning, når de tager sig af de mindre spændende opgaver? Får medarbejderne bare at vide, at det er for dårligt, det de laver, eller er der en leder til stede til at tage personlige møder med medarbejderne een for een og både give ros og forslag til forbedringer. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, viser det meget ofte, at

- ledelsen glimrer ved sit fravær og

- der er for meget at lave

Ledelsen kigger typisk kun på produktet, men sjældent på produktionsapparatet! Hvis produktionsapparatet er ok, bliver produkterne det også automatisk. Det er simpel kvalitetsstyring, hvilket også kan bruges på medarbejderne og deres evner og motivation.

Det er en svær situation for dig med en chef, der svigter. Du kan prøve at køre dit eget løb, så vidt muligt uden om chefen og gøre, hvad du mener er rigtigt at gøre. Vis holdet, at du er villig til at gå i spidsen. Vis, at du er villig til en ekstra indsats, men lad være med at knokle dig selv stresset, for det kan ødelægge kvaliteten af dit arbejde. Sørg for at have tjek på, hvad der er ok, og hvor det halter. DET er vigtigt, så du demonstrerer overblik.

Hvis det er muligt at hver medarbejder får tildelt et vist antal kunder. Så det altid er den samme medarbejder til den samme kunde. Det vil gøre at medarbejder kan se en fordel i at afslutte sagen hurtig for at undgå kunden ringer / skriver igen. Samtid vil man få hurtigere sagsbehandling fordi det ikke hele tiden er en ny der skal sætte sig ind i sagen.

Ved ferie og sygdom kunnet være en bestemt afløser så de køre parløb eller måske en gruppe på 3, som også sidder fysisk sammen.

Jeg tror et effektivt styringsredskab vil hjælpe os meget, så jeg vil helt sikkert kigge nærmere på Scrum.. 

Tak for hjælpen :)

Som flere af jer rigtig nok skriver, bør lederen går foran. Problemet er blot, at jeg sidder som en slags mellemleder, men egentlig også styrer lederen som også er min chef! - og den er ham som specielt er lidt langsom i opgaverne..

Så jeg tror den bedste løsning er, at jeg finder nogle nye værktøjer, så jeg kan motivere alle i teamet, inkl. min chef. Det er bare altid lidt svært at løfte pegefingeren overfor ens chef.

Tusind tak for alle jeres hjælpende ord. Det har givet mig mod på at klø på :)