Hvordan gør man import af varer let og smertefrit?

Du har designet eller besluttet dig for et produkt din virksomhed vil sælge, og lagt den første ordre hos en producent i udlandet. Du skal måske have varerne importeret fra Kina eller Østeuropa. Men hvad er det lige man skal være opmærksom på, for at undgå at transporten bliver forsinket eller dyrere end planlagt.

Igennem de sidste mange år i branchen har jeg erfaret at der er nogle ting som igen og igen kommer som overraskelse for mindre virksomheder, når de får fragtet deres varer. For at gøre transporten så let og smertefri som muligt, giver jeg nedenfor mit bud på, hvad man kan undgå med lidt forberedelse. Jeg håber det må komme dig til gavn næste gang du skal have transporteret dine varer.

Dokumenter – tag dem aldrig for givet
Dokumenter er en integreret del af transportprocessen. Uden de rette dokumenter flytter din afskibning sig som udgangspunkt ikke. Dokumenterne bliver brugt til at tilfredsstille myndighedernes krav i det land hvor du køber dine varer og i Danmark når du skal have varerne ind i landet. Derudover bruger transportører og andre involverede i den fysiske transport dem ofte som reference.

Som udgangspunkt er det en god ide at du påtager dig ansvaret for at de rette dokumenter bliver fremskaffet og sendt til de rigtige parter. Alt for ofte bliver afskibninger forsinket fordi der mangler nogle dokumenter, idet der ikke var enighed om hvem der egentlig skulle sikre sig at dokumenterne blev sendt. Din speditør kan oplyse dig om hvilke dokumenter du skal bruge – og i langt de fleste tilfælde, ved standard afskibninger, drejer det sig om:

1. Faktura for købet af varen (commercial invoice) - hvor pris, hvad varen er, samt navn og adresse på køber og sælger er oplyst
2. En pakkeliste (packing list) – som uddyber hvilke produkter som er en del af afskibningen

Derudover kan der være specifikke dokumenter som er påkrævet, såsom licenser og certifikater. Spørg din speditør i god tid, så du har tid til at fremskaffe dokumenterne.

Den anden udfordring som koster tid, er fejl i dokumenterne. Det er ikke svært at finde fejlene, men det kræver man læser dokumenterne igennem. De mest typiske er kopieringsfejl fra tidligere dokumenter som gør at navne og adresser er forkerte eller værdier ikke summer korrekt. Du kan ikke regne med at speditøren finder eventuelle fejl – så hvis dokumenterne bliver sendt videre med fejl er der risiko for fejldeklareringer og uoverensstemmelser ved toldinspektioner, som alt sammen forsinker lasten.

Hvem gør hvad?
Der er altid 7 elementer i den internationale transport som skal betales hver afskibning. Undgå uforudsete omkostninger ved at blive enig med sælger om hvem der betaler for hvad før du bestiller din transport – og gerne som en integreret del af din købsaftale. Læs om de 7 elementer her 

Når du laver aftalen med sælger eller den fabrik hvor du køber dit produkt, prøv da at nå til enighed om:

- Hvem betale hvilken del af transporten?
- Hvem kontakter speditøren?
- Hvor præcist skal varerne fra og til (eksakt adresse og kontaktdetaljer, gerne på Engelsk og lokalt sprog)?
- Hvad er målene og vægten på afskibningen?
- Hvornår er produkterne klar til afskibning?
- Hvad sker der hvis de ikke er klar på denne dato?

Husk at importtold ikke er en del af transporten. Speditører vil ikke afholde toldudgifter for dig, da det er en sag imellem dig og SKAT. Dog er selve tolddeklareringen, som er indrapporteringen, og dermed basis for at SKAT udsteder en toldregning, en del af transportprocessen.

Lokale omkostninger i Danmark
En ofte set, og temmelig ubehagelig overraskelse, når man køber produkter i udlandet som man får sendt til Danmark med skib, er de lokale omkostninger i Danmark. Køber man f.eks. sine produkter i Kina og er blevet enig med leverandøren om at de skal stå for transporten, vær da opmærksom på at dette ofte fortolkes som transporten til en dansk havn (Incoterms CNF eller CIF). Når lasten så ankommer til Danmark, og du gerne vil have den leveret, vil du blive præsenteret med en regning for omkostninger til håndtering af lasten i Danmark og levering til din adresse. Og hvad værre er, denne omkostning overstiger ofte den samlede transportomkostning fra Kina til Danmark.

Hvis du aftaler med leverandøren at de skal stå for transporten, så prøv enten at få dem til at give en pris helt til din dør (Incoterms DDU eller DAP), eller hvis de ikke kan det, spørg hvilken agent deres speditør har i Danmark så du selv kan undersøge prisen. Dette kan dog ofte være svært at få oplyst, og løsningen kan i så fald være at købe produktet uden transport og selv stå for at købe transporten hos en speditør.

Bank overførsel
Forsinkelse i internationale bankoverførsler er hyppig grund til forsinkelse. Leverandører kræver ofte fuld eller delvis forudbetaling og vil dermed ikke overlevere produktet til en speditør før betalingen er gået ind på deres konto.

Vær sikker på at alle bankdetaljerne er korrekte når du laver en overførsel og husk at internationale overførsler kan tage helt op til 3-4 bankdage før de går ind på modtagers konto. Hvis du selv laver overførslen i din e-bank, så er der en begrænsning på hvor mange tegn du kan udfylde i f.eks. adressefeltet for modtageren. Er du i tvivl, så spørg sælger en ekstra gang hvad der skal stå for at overførslen blive succesfuld – for hvis den modtagne bank afviser overførslen kan der gå helt op til 10 dage før du bliver informeret.

Skal man tegne forsikring for transport?
Speditører og rederier er begrænset i deres erstatningsansvar hvis uheldet skulle være ude og de beskadiger eller mister din last. Derfor er det som udgangspunkt en god ide at tegne forsikring for transporten.

En transportforsikring kan normalt købes igennem din speditør eller det forsikringsselskab du bruger til dit lager. Prisen på forsikringen afhænger af værdien af dine varer, men vil sjældent koste mere en 1% af værdien. Købet af forsikringen skal være bekræftet inden varerne hentes hos afskiber da der ellers kan opstå uenighed om hvorvidt den dækker.

Hvordan kan jeg være sikker på at varerne kommer til tiden?
Det er svært at sikre dig at varerne ikke bliver forsinket i transporten. Men hvis du til at starte med kan finde den sande transittid så har du som udgangspunkt i det mindste en realistisk dato for hvornår du kan forvente at se dine varer.

Vær opmærksom på at der er mange forskellige typer transittid. De fleste speditører vil oplyse dig om transittiden til søs, da denne er relativt sikker, og en oplysning som de kan få direkte fra rederiet. Dette er dog langt fra repræsentativt for den sande transittid.

Før dine produkter er ombord på et skib kan der gå fra få timer til en uge med at fragte lasten fra producenten til speditørens pakhus, tre dage til en uge med at få det lastet i en container og transporteret til havnen, hvor det yderligere kan vente en dag eller to på at blive lastet på skibet.

I Danmark går der typisk et par dage før lasten kommer til speditørens pakhus og så yderligere et par dage for den bliver leveret på din adresse.

Så alt indregnet skal du nok regne med en til tre uger udover sejltiden som den sande transittid.

Læs også 7 ting du skal vide før du booker stykgods med en speditør her: klik her