Program til vagtplaner

Hejsa

jeg er lidt forundret over at man kan finde disse programmer gratis. Jeg har et lønprogram der styre ca 30 medarbejder som arbejder meget forskelligt, og jeg mangler stadig lønprocent overarbjede, afspasering mm som programmet ikke kan. Jeg giver 13 kr pr medarbejder pr mdr og så kan de selv logge sig ind på deres egen side og overtage vagter for andre, se beskeder fra mig, se opslagstavle med nye ting og anden info samt jeg kan sende mails/sms til dem gratis og de kan sende til hinanden

www.egruppe.dk bruger jeg men ved at deltaplan er bedre mht til den økonomiske del af det og have personale, så jeg har meget kraftigt overvejet at skifte.

Hej

Jeg har brugt excel før, men det blev simpelthen for besværligt med så mange ansatte. Det lyder spændende med de muligheder der ligge i "din" vagtplan, men omvendt skal den godt nok være god for at vil give over dobbelt så megt for det...:-)

Men vil gerne kigge den...

Hilsen Mette

Da jeg kan se der er stor fokus på dette emne forskellige steder vil jeg da lige anbefale det danske softwarefirma www.kombonent.dk der bl.a. har lavet systemet 9to5 - vi begyndte at bruge systemet i vores firma for godt 2 mdr. siden og det har virkelig sparet os meget tid og penge.

Det er desværre ikke gratis men meget billigt og jeg tror hvis man ligger alle ting sammen så sparer man meget.

Blot lige en lille tilføjelse til debatten.

Hej

Først en introduktion af mig selv. Jeg er medejer af et firma - Gamma Partner - Vi lever af at lave www.ondutyplanner.dk  Det er et avanceret program til vagtplanlægning, opfølgning, lønberegning, kommunikation, og meget andet godt. Det er ikke gratis.

Jeg har læst denne tråd med stor forundring. De fleste af deltagerne i tråden har som udgangspunkt at et program til vagtplanlægning skal være gratis. Det er et meget forkert udgangspunkt. En af de største omkostninger i næsten alle virksomheder er lønomkostningerne. Derfor bør udgangspunktet være: Hvilket program til vagtplanlægning er det bedste - uanset prisen. Der er så mange ting at holde styr på, at det ikke kan gøres uden EDB. Her har jeg blot nævnt nogle ganske få:

1. Hvad er mine behov ?   Hvem skal møde hvornår. Her er det ikke nok blot at gøre som vi plejer. Hvorfor have to mand på vagt mandag morgen kl. 10 - 12, hvis der i gennemsnit højest er 1 kunde. Derfor er næste spørgsmål.
2. Hvordan beregner jeg mine behov ?. Hvis du har en butik er dine behov ud af den forventede omsætning. Den kan f.eks. beregnes via en prognosemodel, der tager højde for gennemsnit omsætningen, ugedag og sæson. Naturligvis justeret hvis du ved at der er en begivenhed i byen der trækker kunder til. Det kan et godt vagtplanlægningssystem.
3. Dit næste spørgsmål bliver så, når jeg kender min forventede omsætninger, hvordan finder jeg så ud af hvor mange jeg skal have på vagt og hvornår ? Det kan et godt vagtplanlægningsystem.
4. Nu ved du endelig hvor mange du skal have på vagt og hvornår.  Men det er først nu at de virkelige svære spørgsmål melder sig:
5. Hvem skal dække hvilke vagter ?
6. Hvordan sikre jeg at normtiderne bliver overholdt, så ingen får planlagt overarbejde og ingen har for får timer, i forhold til hvad de mindst skal have ?
7. Hvordan sikre jeg at arbejdstidsreglerne er overholdt. F.eks. 11-timers reglen, reglen om mindst 2 sammenhængende fridage pr uge, og mindst fri hver anden weekend, samt alle de andre regler.
8. Hvordan sikre jeg at jeg har de rigtig personer på arbejde med de rigtige kvalifikationer. F.eks. at der altid er en over 18 år i biksen ?
9. Hvordan sikre jeg at medarbejdernes ønsker om fri på bestemte tidspunkter bliver overholdt ?.
10. Hvordan sikre jeg at jeg ikke hver måned skal bruge en uge på at lave vagtplanen ?.
11. Hvordan sikre jeg opfølgning på vagterne når dagen er gået ?
12. Hvordan sikre jeg beregning af tillæg ?
13. Hvordan sikre jeg kommunikation med medarbejderne ?
14. Hvordan sikre jeg retfærdig fordeling af de "dårlige vagter" ?
15. Hvordan sikre jeg at ferieloven bliver overholdt ?
16. Hvordan sikre jeg at ...

Svarene på alle disse spørgsmål er at bruge en vagtplanlægningssystem. Det er ikke gratis. Tilgengæld forrenter investeringen sig nemt med 1000 pct. Du vil spare penge på:

1. Dit eget tidsforbrug på vagtplanlægning. Op til 90 pct. af tiden er der eksempler på.

2. Dit og dine medarbejderes tidsforbrug på at finde ud af hvem der er på vagt.

3. Mindre overarbejde - Planen er bedre og har derfor taget hensyn til flere ting. Op til 50 pct. mindre.

4. Mindre sygefravær - Personer melder sig ikke syge fordi de skal et eller andet privat. Det har planen taget højde for. Et par pct. mindre typisk.

5. Du stopper med at give timer væk, ved at du ikke bruger dine medarbejdere op til deres timenorm.

6. Mindre medarbejderomsætning - Din medarbejder kan få deres life-work balance bedre på plads.

7. Mindre tidsforbrug på spørgsmål om hvem der er på vagt og hvornår

8. Korrekt registering af fravær - Du betaler ikke for timer, der ikke bliver leveret.

9. Korrekt beregning af tillæg. Du behøver ikke længere at overkompensere for at være sikre på at beregne tillæggene korrekt. Det hele klare vagtplanlægningssystemet.

10. Vagtplanen er færdig til tiden. I de fleste overenskomster skal vagtplanen være kendt af medarbejderne 4 uger før. Hvis ikke kan det medføre en bod. Op til 5000 kr pr medarbejder er der eksempler på.

11. Bedre kommunikation med medarbejderne - Alle trækker mere i samme retning.

12. Færre omkostninger til din revisor, bogholder og administrator af løn. Det skyldes at det du levere nu er 100 pct. korrekt og lige til at gå til.

Alt det får du ikke gratis, men det er værd at betale. Jeg vil faktisk gå så langt som at hævde, at du ikke har råd til at bruge et gratis vagtplanlægningssystem. Og det giver dig nok også et svar på hvorfor der ikke findes et.

Med venlig hilsen

Cand.scient.oecon Morten Lind

Kan kun tilslutte mig dette...... Jeg har sparet så meget tid og besvær efter jeg er gået fra det gamle tunge papir/excel til nette. Og gratis, jamen det var slet ikke en tanke hos mig, både fordi jeg, som selvstændig ved at tingene koster penge, men også, netop, fordi lønomkostninger en af mine meget store poster og det kan virkelig betale sig at have styr på det.

Mette

Planday.dk er også en mulighed, for dem der stadig ser denne debat :-).

Hey folkens. 
Jeg kapre lige den her gamle debattråd, da jeg syntes at mit spørgsmål passer meget godt heri. 

Er der nogen af jer gamle kloge vagtplanlæggere der ved om der findes er vagtprogram hvor man kan bruge Facebook til at logge ind med? 

Jeg laver events og har over 200 freelanceaktører som jeg booker til diverse events, og sidder lige nu og KÆMPER en brav kamp med lønangivelser fra 2013 (i 11. time)   og det er simpelthen ved at tage overhånd med at have vagtplaner og lønoversigter i en Wordtabel. (som pt. er over 15 sider lang)  og i fremtiden vil jeg gerne bruge et mere proff. program til at styre vagter og løn. Men meget gerne med et Facebook interface. 

Findes det - overhovedet? 

Mvh Daniel
Eventyrridderne.