Hvad er den nemmeste og mest skalérbare måde automatisk at bogføre på på en webshop?

Jeg vil hjertens gerne have integreret e-Conomic (eller billy måske) med WooCommerce, men jeg ved ikke helt, hvordan jeg gør det nemmest både rent teknisk, men også bogføringsmæssigt. Det skal også være skalérbart (bogføringsmæssigt) og kunne fungere med potentielt mange tusinde order om måneden. Desuden skal produkter, der ikke har noget lager, og forskellige momssatser kunne håndteres.

e-Conomic virker umiddelbart som det mest alsidige (både teknisk og bogføringsmæssige), gængse og "seriøse" regnskabsprogram. Her er jeg dog meget interesseret i at høre jeres erfaringer.

Ideelt set tænker jeg, at fakturering, kreditering osv. og lagerstyring holdes separat fra webshoppen. Produkter skulle synkroniseres med webshoppen. Når en kunde laver en ordre, oprettes der automatisk en faktura (med registreret betaling) i regnskabsprogrammet, og denne sendes til kunden. Samtidigt skulle lageret, for de produkter kunden har købt, reduceres.

Kunden skulle ikke nødvendigvis oprettes i regnskabsprogrammet, hvis der var mulighed for at undgå dette, da kundekartoteket i regnskabsprogrammet ellers hurtigt fyldes op med rigtigt mange kunder (hvad skal man bruge det til, når det hele alligvel foregår automatisk?).

Automatisk oprettelse og afsendelse af kreditnotaer, når der laves en refundering i webshoppen, ville være en bonus.

Problemet med dette flow, er at både e-Conomic og billy angiver deres APIs funktion til at oprette fakturaer som ustabil. Det er jo et kæmpe problem, da jeg skal sikre mig, at fakturaen skal nå frem til kunden. Desuden vil jeg gerne være i stand til at hente fakturaer for alle igangværende ordre, så de alle kan udskrives på én gang og vedlægges pakkerne.

Måske er dette dog ikke den bedste/nemmeste måde at bogføre på? Måske kunne fakturaerne generes i webshoppen og ordrene blot oprettes som salg i regnskabsprogrammet? Så opstår der dog en situation, hvor webshoppen lige pludselig bevæger sig over på regnskabsprogrammets territorium, og det er jeg bange for vil komplicere tingene. Hvad nu hvis jeg manuelt skal oprette en faktura i regnskabsprogrammet - så kommer der rod i de fortløbende fakturanumre? Hvad nu hvis der skal oprettes en kreditnota?

Jeg vil gerne høre nogen erfaringer fra den virkelige verden! Er der nogen, der har fundet sig et godt flow mellem deres regnskabsprogram og deres webshop - om det så er med WooCommerce og e-Conomic eller noget helt andet?

Hej Emil

Nu har jeg rollen som udvikleren der har lavet api integration til economic fra webshops og rent teknisk kan man lave det setup som du ønsker. Når en betaling er gennemført i webshop kan du automatisk oprette den som en bogført faktura i economic.

Du kan også justere dit lager, men husk at tingene skal tilbage på lageres hvis noget krediteres og her kan det godt blive advanceret.

Laves der en kreditnota i webshop kan den også laves i economic.

Det lyder lidt underligt at de angiver deres api'er som en usikker måde. En ordentligt implementering bør tage højde for tekniske problemer og underrette om evt. problemer.

Hvorfor vil du ikke oprette kunderne? det er jo alligevel automatisk:)

Hej Peter,

Tak for svar! Det er en god pointe med lageret. Her er det måske mere holdbart at lade webshoppen tage sig af den del.

Jeg fik vidst ikke formuleret det med API'erne helt ordentligt. billy har tagget deres /invoices endpoint, der bruges til at oprette fakturaer m.m., som unstable, men det er blot fordi, der kan ske småændringer af endpointet, så det var mig, der havde misforstået noget der. I e-Conomics REST-API er deres invoices endpoint /invoices-experimental, så det er stadig under udvikling. Så kan man selvfølgelig bruge SOAP-API'en, men så vidt jeg forstår, er det planen at erstatte denne med REST-API'en, de har under udvikling.

Det er heller ikke fordi, det er et stort problem, men kan bare ikke se pointen med at have købere i kundekartoteket, når jeg nu alligvel ikke kommer til manuelt at skulle lave nogen fakturaer til dem. Man skal jo alligevel angive adresse, navn osv. hver gang når man bruger API'en, selvom kunden findes i kundekartoteket. Desuden kan jeg komme i tanker om rigtigt mange scenarier, hvor en kunde bliver oprettet i kundekartoteket flere gange.

Ligeså kan jeg faktisk heller ikke rigtigt se pointen med at oprette produkter, hvis der ikke skal være lagerstyring. Her skal man jo også sende navn, pris osv. hver gang med API'en. Hvad er det lige der er smart med at overføre produkter og kunder fra en webshop til et regnskabsprogram - jeg må da overse et eller andet siden alle regnskabsprogrammer, jeg har kigget på, altid har det som en del af deres integrationer?

Nu er det en rum tid siden jeg har lavet api integration men så vidt jeg husker er det faktisk påkrævet at angive et eksisterende produkt hvorfor man da også opretter det når ordre skydes over. Man har så mulighed for at angive en anden tekst på ordren.

det samme gælder for kunden

Hej Klaus,

Tak for svaret. Visma Business lyder spændende. Det vil jeg helt sikkert undersøge nærmere, når jeg skal til at igang!

Det er selvfølgelig rigtigt med lageret.