Du skal have en frankeringsmaskine og Post Danmark har meget bestemte krav til udformningen, da det skal kunne aflæses maskinelt. Der er iøvrigt ikke stregkode på breve hos Post DK.
Den udformning du har lavet kan du sagtens benytte. Dog skal du have en erhvervsaftale med PostDK vedr. indlevering af breve med PP-mærke som frankering. I den forbindelse vil der være nogle krav som f.eks. at du skal indlevere mindst 500 stk. ens breve hver gang. Med ens menes der at de skal være lige store i højde og bredde men godt må variere en smule i tykkelse og at de vægtmæssigt skal holde sig i samme portotakstgruppe.
Ved indlevering af breve skal der medfølge en indleveringsattest som du skal udfylde. Den får du af PostDK enten i blanketform eller som et excel-ark der kan udfyldes og sendes pr. mail. Hvis du ønsker det kan du også benytte PostDK online til at oprette ordren (anmelde indleveringen) og direkte derfra udskrive papirer der skal medfølge ved indlevering.
At du skriver afsenderadresse på har ikke nogen virkning hvis du indleverer PP-mærket post da PostDK kun returnerer post som er frankeret med frimærker eller frankeringsmaskine. At modtageren kan se hvem afsenderen er kan efter min mening være en fordel i nogen situationer. Til gengæld for manglende returpost kan du tilmelde dig elektronisk flyttemeddelelse som vil give dig en såkaldt State-4 stregkode der skal printes/trykkes enten over eller under modtageradressen (med min. 7 mm afstand rundt om). Den vil give di elektronisk tilbagemelding såfremt der er modtagere der er flyttet permanent og i fald den nye adresse er kendt af PostDK vil du få den oplyst. Du skal dog være opmærksom på at det vil være forskellige stregkoder til hver brevtype (std/stor/maxi) samt til hver vægttrin indenfor den respektive størrelse. Det vil sige at du risikerer at skulle håndtere en hel del stregkoder...
Egentlig burde du få alt dette at vide hvis du aftaler et møde med PostDK, men end ikke deres konsulenter har helt styr på alle de praktiske detaljer. Min opfordring er at tage fat i dem og få lavet en aftale - alternativt kan du sende mig en PM så kan jeg evt. hjælpe dig videre hvis du er interesseret.
Kim Thranborg / Projektleder hos All Creative A/S / www.allcreative.dk