Regnskabsteknisk mareridt vedrørende balancer

Hej Folkens.

Jeg håber der sidder nogle regnskabs-hajer som kan hjælpe mig med lidt teknik.

Jeg har en virksomhed der har en relativ lav salgsfrekvens men til gengæld er ordrerne af en rimelig størrelse.

Problemet er at min bogholder insisterer på at køre et system der ikke tilgodeser den måde virksomheden opererer på. Og det kan godt skabe nogle problemer og forklaringsudfordringer for mig vedrørende mine balancer.

Eksempel. Jeg får en ordre som skal produceres. Ordrens størrelse er 2 mio og jeg skal levere ordren om 3 måneder. Det er normalt i min branche at man deler beløbet op i 3 betalingsrater på 50, 40 og 10%. Jeg modtager derfor ved ordreafgivelsen 1 mio kr.

2 måneder senere godkender kunden produktet til en FAT test og betaler yderligere 800.000.- kr - i alt har jeg nu modtaget 1,8 mio. 

I de 2 måneder ser det på mine balancer ud som om jeg har dundrende underskud. Hele balladen går i minus for ikke nok med at jeg på papiret ikke tjener penge - så bruger jeg dem til gengæld rigtig godt. Det skyldes at jeg naturligvis laver varekøb. Lad os for diskussionens skyld sige jeg har et DB på 50% = jeg køber for 1 mio kr dele - eller har udgifter for 1 mio. Nu er jeg i minus med 1 mio i 2 måneder.

3 måned skal ordren leveres og de sidste 200.000.- falder. Nu bogføres hele ordren og det betyder at måned 3 ser ekstrem flot ud på papiret.

Hvordan kommer jeg dette til livs. Jeg skal indrømme at min bogholder er eks revisor og kan køre lidt med skyklapper på men jeg kan ikke begribe at der rent regnskabsteknisk ikke findes en model der imødekommer denne måde at drive forretning på. 

I praksis betyder det at jeg kan risikere at have Januar og Februar hvor jeg har et minus på 1 mio og bum så kommer Marts hvor jeg pludselig har ingen udgifter men får 2 mio i kassen. I praksis kommer mine balancer til at ligne et zigzag mønster og det reflekterer jo på ingen måder stabilitet eller soliditet.

Er der nogen der kan hjælpe mig med en alternativ model ? Skal jeg løbende tage 90% til indtægt eller hvordan ? 

Du kan bruge produktionsmetoden til opgørelse af værdien af dine igangværende arbejder.

Du må så vurdere, hvor meget reel gavn du har af at vise det reelle billede af drifte i din bogføring contra det ekstra administration som det kræver at opgøre de igangværende arbejder og acontoavance m.v.

1000 tak for svar - jeg mener godt det kan svare sig da der er tale om relativt få ordrer af ret betragtelig størrelse løbende. Da vi i forvejen aktiverer en projektmodel og udpeger en projektleder er det oplagt at der bliver lagt en plan i den forbindelse om aktivering af indgående ud fra produktionsmetoden. Vores projekter kører næsten altid og med meget få undtagelser og udsving efter et ret stabilt DB og forløbsproces i relation til eksempelvis indkøb.

Ud fra en bogholderiperspektiv er det jo et fedt - og det er du også lidt inde på. Problematikken opstår når banker m.v. ønsker at tage temperaturen på virksomheden ved at kigge i balancerne. Så får de 2 måneder der ser helt fantastiske ud og 6 måneder der ligner en mødding. Spørgsmålet som jeg så skal stå og fægte for at besvare vil altid være hvorfor vi ikke bare kan gøre som i de 2 gode måneder altid.. 

Problematikken er velkendt fra projektsælgende virksomheder og du har fat i det helt rigtige med at bruge produktionsmetoden til at opgøre indtægt løbende.

Jeg kan ikke se andet end svaret med, at du både kan og skal lave en delbetalingsfaktura på hver - du kan ikke modtage 1 mio uden moms generelt og ved en delfaktura går beløbet ind som indtægt.Jeg kan slet ikke se hvad der skulle tale for noget som helst andet

Hvis du - som i din profil stadigt eer IVS så husk at komme igang med omstruktureringen https://johnhannover.blogspot.com/2020/08/ny-aftale-om-bedre-muligheder-for-ivs.html 

vh John Hannover

Det er desværre meget få økonomisystemer, der understøtter projektregnskaber med fuld integration.

Så hvis du vil anvende produktionsmetoden er du nødt til at lave manuelle excel opgørelser hver måned, som så bliver bogført. Men det er klart, at når banken skal have en bogføringsbalance, så er det vigtigt at have den rigtige værdi af igangværende arbejder med i bogføringen.

Jeg går ud fra, at du udsteder en acontofaktura i forbindelse med de acontobetalinger, som du modtager. Men da det er en forudbetaling som ikke nødvendigvis hænger sammen med projektets fremskridt, så fører din bogholder det som forudbetalinger fra kunder i balancen i stedet for at indtægtsføre det?