Jeg forsøgte mig med e-conomics i 2011.
Mine konklusioner var:
1) Når man forsøger at bruge programmet e-conomic.dk mangler man fra starten en hjælpende hånd. Der er meget stor risiko for at man går galt i starten, hvor meget kan misforstås. Det kan medføre, at man laver en masse arbejde med varekartotek, kunderegister osv. kun for at opdage, at man må starte forfra og lave alle indtastningerne igen. Eller at man som jeg opgiver programmet helt, se nedenfor.
2) Desværre opererer e-conomics ikke (som nogle systemer) med letforståelige begreber, men kun med regnskabstekniske begreber, hvilket kan give anledning til misforståelser og fejlnoteringer (både regnskabstekniske og ikke-tekniske begreber burde anvendes sammen, og der burde være hjælpefunktioner på relevante steder i programmet, da e-conomics ikke kun henvender sig til regnskabsteknikere).
3) Man kan vælge "Standardopsætning". Hvis man imidlertid vælger dette fra (afskrækket af det store antal konti, hvoraf man måske kun har brug for ganske få) og forsøger at lave sin egen kontoplan, går det sikkert galt - og hvis man skal starte forfra mister man alle de kunder og varer osv., som man har indtastet i systemet. MAN KAN IKKE OVERFØRE KUNDEREGISTERET OG VAREREGISTERET til et nyt regnskab. Dette kan betyde mange timers spildt arbejde.
4) NÅR DER INDFØRES KUNDER I KUNDEREGISTRERET, FÅR DISSE KUNDER NYE KUNDENUMRE. Det betyder, at to forskellige kunder risikerer at få samme kundenummer efter ens oprindelige kunderegister og det nye kunderegisternummersystem, som e-conomic automatisk selv finder på. Da netop abonnementskunder gemmer og genbruger deres gamle kundenummer er dette uheldigt.
5) EAN-fakturering blev i praksis afprøvet med følgende resultat: Ud af 237 afsendte EAN-fakturaer havde 78 stadig statussen "ikke-modtaget" syv dage efter afsendelsen. Ved opringning til <support> blev man opfordret til at sende igen, men der mangler en funktion, hvor man kan sende alle igen - og det er et MEGET stort arbejde at på manuelt måde skulle afsende bare 78 styk, også fordi det kræver flere klik pr. styk. For at undgå dette problem, blev de 78 derfor sendt på en anden måde, men: Dette medførte at nogle fik to fakturaer. Så om meddelelsen om "ikke-modtaget" var ukorrekt, eller om de pågældende først fik deres EAN-faktura fra e-conomic.dk senere end efter 8 dage, er uvist, men det gav en del bøvl at bruge to forskellige systemer).
6) Kundenummeret bliver ikke videresendt til modtageren. I stedet optræder et nyt kundenummer på modtagerens faktura, samt et nyt varenummer og et nyt fakturanummersystem. Risikoen for at der kan komme tvetydige oplysninger tilbage fra kunden må derfor være til stede.
7) Indlæsning af kunder (kaldet "debitorer" i programmet) kan ske her: [Faktura] -> [Opret Debitor (blå skrift)] -> [Indlæs fil (lille skrift, højre side)] -> [Browse... (Her gives ingen anvisning på, hvordan filen skal laves)] -> [Åbn] -> [Indlæs fil (husk dette)] -> Man ser derefter en "Kildefil" og en "Indlæsning". De indstillinger, man vælger i importskabelonen, kan man gemme ved at navngive skabelonen. Man skal huske at markere feltet for ”Opret nye poster”, hvis der skal indlæses nye debitorer. Hvis man vil opdatere data for eksisterende debitorer, markerer man felterne for de oplysninger, som skal opdateres. Andre felter bliver så ikke berørt. De indlæste debitorer kan angives med debitorgruppe som en "fast værdi".
8) Indlæs kunde ("debitor") giver kun begrænset mulighed for indlæsning: Der kan således kun indlæses følgende felter:
Debitornr. (dvs. kundenr), Debitorgruppe, Navn, Adr.1, Adr.2, Postnr., By, Land, Tlf., Email, Hjemmeside, Zone (Indland), Valuta (DKK), CVR-nr, Vor ref (dvs. kundenr.), Layouttype, Betalingsbetingelser, EAN-nr.
MAN KAN IKKE HER INDLÆSE LEVERANDØR, SÆRLIGE NOTER, SKYLDIGT BELØB.
Feltet "Vor ref." skal være defineret på forhånd - og hvad med "Vor ref." menes navnet på en medarbejder i firmaet her.
9) Der er en række begrænsninger i programmet. Varenumre SKAL f.eks. være tal, og antallet af cifre er begrænset til 5 for nogle typer, 9 for nogle konto og 13 for endnu andre typer af konti.
19) E-conomic koster (for op til 2000 posteringer pr. år og med abonnementtillægsmodulet) ca. 3015 kr incl moms pr år. (der skal betales kvartalsvis). Hvis man desuden skal have en bogholder til at kunne gå ind som ekstra bruger på e-conomic bliver prisen 4140 kr. incl. moms pr. år.
20) Der er en gratis 2-ugers indkørselstid, hvor man dog ikke kan udsende fakturaer. Der er en funktion [Indstillinger -> Administratorer] der gør det muligt at lade en supporter se med på skærmen. Denne funktion er uheldigvis ikke mulig i demo-perioden. I stedet kan man så vælge at lade administratoren få oplyst Aftalenummer, bruger-ID og adgangskode, så han selv kan logge ind på siden. Men det er egentlig ikke en tilstrækkelig løsning for at få hjælp. Det vil sikkert være en god ide at få en bogholder til at oprette de nødvendige konti til en start. E-conomic tilbyder ikke dette, men giver en lang liste over bogholdere og revisorer, der tilbyder sig fra hele landet.
21) E-conomic.dk har telefonisk support fra kl. 10 til kl. 14.30 på hverdage, og email-support fra kl. 9 til kl. 16 på hverdage (fredag til kl. 15). Dette er en gratis, personbaseret hotline, og den fungerer som regel fint. Man skal dog være opmærksom på, at hvis man ved opringning får en hotline-medarbejder, hvor kemien ikke passer helt, kan man ringe op igen og få en anden medarbejder. Kemien skal passe, fordi der er behov for en vis portion empati, idet regnskabsteknikere ofte anser noget for indlysende, som er uforståeligt for ikke-regnskabsteknikere.
22) I en abonnementskørsel kan man godt samle flere abonnementer til en faktura (ved at sætte flueben i feltet, når man laver en abonnementskørsel). Men man kan ikke kombinere dette med andre former for bogføring. F.eks. kan man ikke sende en regning på et abonnement sammen med en regning på noget løssalg. Man kan heller ikke sende en regning, som både omfatter et abonnement og en rykker på sidste års ikke-betalte abonnement. Man vil derfor undertiden være nødt til at sende flere fakturaer eller rykker + ny faktura til kunden. Kunden vil blive bedt om at betale flere regninger, fordi man ikke kan samle det skyldige på samme regning.
23) Man kan heller ikke sende særlig mange fakturaer afsted (ca. 200) ad gangen.
24) Hvis der mangler en kontaktperson i nogle poster afsendes de ikke, men problemets art oplyses ikke. Det skal altså findes ved en tilfældig gennemgang af mange udsendte poster.
25) Generelt var det vanskeligt overhovedet at komme i gang med e-conomic.dk. Når man af programmet får at vide, at der mangler noget, får man ikke samtidig præcis oplysning om, hvor man skal finde løsningen på problemet. Man kan så altså ringe/maile til hotline-linien. Den er som regel venlig og god.
26) Der gik koks i forståelsen af, hvordan momskonti/varekonti/varegruppekonti/momspligtig-debitorkonti/momsfri-debitorkonti/ skal noteres i forhold til hinanden - og hertil blev svaret, at systemet [der ikke var lavet med standardopsætningen og kun med få definerede konti] ikke ville fungere - men at der skulle bruges en standardopsætning. Problemet var så bare, at de mange konti under standardopsætningen også er uforståelig for en ikke regnskabstekniker. Man kan som nævnt vælge "Standardopsætning", hvorved der oprettes en række konti (langt flere end man har brug for, men det er lettere at få hjælp, hvis man bruger disse standardopsætningskonti. Hvis man senere beslutter at bruge disse standardkonti kan det kun ske ved at lave et nyt regnskab, og så mister man de indtastninger, man har i systemet.
27) Der er små detaljer, som umiddelbart kan synes ubetydelige, men som kan drille. Man kan få valgt se 10, 20 eller alle linier af kunder, når man vælger [opret faktura]. Rækkefølgen er dog [alle], [10], [20]. Desuden er [10] standardindstillingen. Typisk vil man gå ned og vælge 20, og ser så ikke, at man kunne opnå endnu flere linier ved at gå op og vælge "alle".
28) EAN-fakturering er mulig - men besværlig, da man ud over at oprette kunden i kunderegisteret (ved kommafil-indlæsning) er nødt til manuelt at oprette en kontaktperson for hver eneste EAN-fakturakunde, og bagefter igen manuelt aktivere denne kontaktperson ved at gå tilbage og føre denne kontaktperson ind i feltet "Deres ref." [Dette gøres i [FAKTURA] -> [OPRET TILBUD/ORDRE/FAKTURA] ->VÆLG BLYANT-> SKRIV "1" I FELTET "DERES REF" ELLER TRYK PÅ KNAPPEN UD FOR "DERES REF" OG VÆLG KONTAKTPERSONEN (SOM NETOP VIL HAVE NUMMERET "1") ] Se hjælpevideoen: http://www.youtube.com/user/economicdk#p/c/6FE8C2B3922D6B1D/4/PMh8-JIZM_c
Det føles idiotisk og ekstremt tidsrøvende at sidde og skrive tallet "1" i f.eks. 225 EAN-fakturakunders kontaktperson-felt.
Det er - hvis man har mange abonnenter - altså meget tidsrøvende, at man ikke kan overføre kontaktpersonen via importfunktionen "Indlæs abonnenter" (med kommafil) og altså skal gøre dette i hele to trin.
Desuden springer billedet hele tiden tilbage, så man hver gang skal lede efter den næste, som skal have angivet et "1" i feltet "Deres ref". Det hjælper lidt hvis man opdager, at man kan bruge piltasten til at finde næste EAN-fakturakunde, men billedet hopper alligevel.
29) Problemet med det hoppende billede kan altså delvis undgås ved at bruge pil-ned til at gå til næste abonnent - men det ville være rart, hvis der var en genvejstast til at aktivere blyanten - og der er ingen sådan genvejstast til at aktivere blyanten.
30) Det er lidt upraktisk at [Att.] og [Deres ref.] (som begge kan bruges som felt for "kontaktperson" - der kræves på en EAN-faktura) - ikke vises med navnet, men kun med tallet "1".
31) Man kan ikke (som man ville kunne gøre i Excel eller FileMaker) vælge at ændre en betingelse for alle abonnenter - f.eks. ændre betalingsbetingelserne for alle samtidig. I stedet skal man ind og ændre betalingsbetingelserne for hver eneste abonnent manuelt. (Uklart om betalingsbetingelserne kan ændres ved faktureringen).
32) Det samme gælder som tidligere nævnt for "Deres nummer" feltet - hvor alle EAN-fakturaer skal have noteret "1" i dette felt - og det kan man altså ikke gøre i én operation for alle samtidig, men må manuelt ind og gøre det for hver enkelt abonnent i et billede, som hopper væk fra indtastningsstedet, hver gang operationen er udført for en abonnent.
33) Feltet "opret nye poster" skal være markeret, hvis der skal oprettes nye poster (dette felt er som standard ikke markeret). Man overser let dette lille afkrydsningsfelt - der altså er meget nødvendigt. (advarsel eller forklaring på at ingen poster oprettes gives ikke).
34) Man kan IKKE indlæse leveringssted. Leveringssted skal oprettes FOR HVER ENESTE af debitorerne (tryk på ikonet "en lastbil")
Der spørges om "Integration" og "Åben/Spærret", men hvad der menes hermed er uklart. Der mangler generelt hjælpelinks til sådanne steder.
35) Man kan IKKE indlæse kontaktperson vedr. EAN fra en kommafil.
36) Man kan IKKE indlæse beløbet som skal betales fra en kommafil.
37) Man kan IKKE indlæse tekst vedr betaling fra en kommafil.
38) Man kan IKKE bruge bogstaver i debitornr. - altså f.eks. ikke 3782a, 3782b osv.
39) Man kan ikke bruge "Vor ref". Man får meddelelsen: "Følgende 'Vor ref.' findes ikke: ... Rubrikken "Vor ref." henviser til "medarbejderkartotek" og altså ikke til f.eks. abonnementsnummer, som man skulle tro.
40) Når man trykker "rediger" (blyanten) på en debitor mangler feltet "kontaktperson" til EAN-forsendelse. (Man skal bruge "Deres ref" for at give disse oplysninger).
41) Det fremgår ikke, om man kan oprette en faktura på flere debitorer samtidig (f.eks. når man har 10.000 abonnenter, som alle skal have en faktura på 500 kr.)
42) Når man trykker på det første ikon (til højre) vises en side, hvor der står "Leveringssted" med samme adresse som debitoren. Her burde navnet gentages, idet navnet på leveringsstedet jo ikke behøver at være det samme navn som navnet på betalingsstedet.
43) Der gives umiddelbart kun mulighed for at vælge "betales inden 8 dage" og "løbende måned 30 dage" - og det kunne være fint med et link til stedet, hvor man kan indstille andre betalingsbetingelser.
Andre ting at bemærke:
Man kan ikke angive en vare, før man i varekartoteket har oprettet varen. Der mangler et hjælpelink.
Når man er i "varegrupper", skal man udfylde "Momspligtige debitorfakturaer" og "Momsfri debitorfakturaer". Hjælpelink mangler.
Når man går ind i kontoplan og opretter en ny konto, skal man vælge mellem debet og kredit. Hjælpelink mangler..
Der står i vejledningen, at man kan oprette abonnementer, men ikke hvordan man gør dette. Hjælpelink mangler. (Man skal finde det med abonnementer som et "Tillæg" nederst i højre spalte under 1. kategori).
Når man ikke kan oprette en faktura, får man at vide, at det er, fordi der mangler en varegruppe, men der mangler et link til det sted, hvor varegruppen kan oprettes, og til den video som viser, hvordan man gør det.
Indlæsningen af abonnenter kræver, at første felt har en FAST VÆRDI.
Man kan ikke indlæse abonnenter, hvis der er tomme linier under den sidste abonnementsnummerlinie.
Når man går ind på abonnenterne af en ydelse (ikon nr. 2 til højre) kan man ikke se, hvilken abon.-type de enkelte har tegnet, og ikke se, hvad de skal betale.
Vedr. EAN gives følgende vejledning: "Den offentlige kundes personreference vil typisk være navnet på personen, som har afgivet ordren, mens den ”anden reference” består af et ID. Til disse oplysninger bruger du feltet "Deres ref." under Referencer i fakturahovedet." (Det ville være bedre, at der i stedet for "Deres ref" stod "kontaktperson" eller måske felter til alle de ønskede oplysninger, nemlig: 1) EAN-lokationsnummer. 2) Person- eller anden reference. 3) Ordre- eller rekvisitionsnummer. 4) Evt. internt konteringsnummer [dog nok ofte praktisk at skrive det hele i samme felt].
Vedr. EAN gives følgende vejledning: "For at kunne angive en person-/anden reference i disse felter skal personreference og ID være oprettet under Kontaktpersoner, som du finder til højre for den offentlige kunde i Debitoroversigten. Det gør du på følgende måde:
Klik på Kontaktpersoner til højre for den relevante kunde i Debitoroversigten.
Klik på Opret kontaktperson og indtast personreferencen i feltet Navn og eventuelt ID i feltet ID (e-faktura).
Klik på OK."
Det ville være bedre, hvis man kunne gøre dette ved indlæsningen fra Excel. Programudviklerne har nok aldrig skullet sidde og gøre dette slavearbejde selv.
Vedr. EAN gives følgende vejledning: "Den offentlige kundes ordre- eller rekvisitionsnummer indtaster du, når du opretter fakturaen, i feltet Øvrig ref. under Referencer i fakturahovedet". - Det ville være bedre, hvis man kunne gøre dette ved indlæsningen fra Excel. Igen gælder, at programudviklerne nok aldrig har skullet sidde og gøre dette slavearbejde selv.
Vedr. EAN gives følgende vejledning: "Du skal kun angive den offentlige kundes interne konteringsnummer, hvis kunden oplyser det, når du får ordren. Det interne konteringsnummer angiver du samme sted som EAN-lokationsnummeret dvs. under den offentlige kundes stamdata i Debitoroversigten i feltet „konteringsnr“. - Igen gælder, at programudviklerne nok aldrig har skullet sidde og gøre dette slavearbejde selv.
Vedr. EAN gives følgende vejledning: "Når du skal bogføre og sende dine regninger som EAN faktura til det offentlige (i OIOUBL-format (OIOXML)) skal du være opmærksom på:
- at den elektroniske faktura IKKE er magen til den faktura, du kan se i e-conomic, eftersom fakturaen bliver ændret i henhold til det offentliges skabelon.
- samt at det KUN er kunder, der er oprettet i Nemhandelsregisteret, der kan modtage elektroniske fakturaer."
Det er vanskeligt at finde, hvor man kan registere, at abonnenten af et abonnement skal betale for sit abonnement. Tilsyneladende skal dette gøres manuelt ved hver enkelt abonnent, selv om man har indlæst alle abonnenterne samtidig fra Excel.
Der gives følgende vejledning: "Når du har bogført de fakturaer, der skal sendes på e-mail, kan du efterfølgende under de igangværende fakturaer gå ind og sætte flueben ud for dine „resterende“ offentlige kunder og nu bogføre disse".
Man skal altså ind på hver enkelt abonnent og sætte et flueben. Det er et stort arbejde, hvis man har 10.000 abonnenter.
Programudviklerne har nok aldrig skullet sidde og gøre dette slavearbejde selv.
EAN-fakturering sker via NEMHANDELsystemet, og det er derfor et spørgsmål om alle offentlige institutioner med EAN-numre også bruger dette system.
Det er upraktisk, når kundenummer ikke kommer med på EAN-fakturaen.
|
Bliv gratis medlem
Opret bruger