app/program til opgavestyring fra mail - tidstagning-fakturering?

Hej jeg er et enmandsfirma der laver design, jeg ville gerne kunne markere en mail som en opgave og dernæst kunne tage tid på udførelsen af denne opgave. 

Som jeg gør nu, får jeg en mail, så laver jeg en opgave i Ical/outlook
så har jeg app der tager tid på det jeg laver "Timetracker" (super god i øvrigt) og så skal jeg herefter fakturere tiden for opgaven. Dvs jeg skriver opgaven manuelt 3 gange. i 3 programmer først som opgave så som opgave i Timetracker og dernæst som punkt i en faktura som jeg laver i excel - samtidig forsøger jeg at sync´e alt dette til min iphone ..... besværligt. Der MÅ DA være en enkel løsning på dette - eller en god freelance opgave til en programmør?