Skriv mails folk gider at læse (også hvis du søger job via mails)!

Har du for nylig sendt en række mails ud til folk, hvor du beder dem om en tjeneste, eksempelvis at læse eller videresende dit cv? Eller du er måske en af de heldige som har modtaget en mail hvor en person beder dig om hjælp til eksempelvis at finde et nyt job.

For et par dage siden kom en bekendt til mig med en række navne, han gerne ville kontakte, fordi han er på jagt efter et nyt job. Han har, som de fleste ikke fået plejet sit netværk de seneste par år grundet arbejde og familie. Allerede dér har han et kolossalt handicap. Jeg gav ham et par konkrete råd: 

 

• Som udgangspunkt vil folk synes det er irriterende at du skriver nu, især fordi de ikke har hørt fra dig i 4 år. Det skal du være opmærksom på i din kommunikation.
• At folk kan synes det er irriterende at du beder om hjælp, uden at du først har givet noget.
• At folk som udgangspunkt ikke gider læse (lange) mails.

Hvordan skriver du så lige en mail, taget ovenstående i betragtning, så den ikke bliver for lang eller for bedende? 

 En typisk mail

”Kære XXX,

Jeg er kommet i den situation at jeg er blevet fritstillet fra mit arbejde hos XYZ og nu har brug for nye udfordringer. Kender du nogen som kan bruge sådan én som mig, må du meget gerne anbefale mig. Jeg har vedlagt mit CV.

Venlig hilsen

XXX”

Har du modtaget sådan en mail? Hvad skete der i dig, da du fik den?

Det er som er galt med ovenstående mail er at:

 

• Introduktionen er upersonlig. Mailen er ikke relevant fordi den ikke linker dig sammen med vedkommende du skriver til. Der mangler simpelthen et eller andet der gør at jeg tænker ” det her må jeg tage mig af, og derfor vil jeg læse hele mailen”
• Mailen er for kort. Taget i betragtning at han ikke har talt med vedkommende i 4 år. Jeg sidder tilbage og tænker på, hvad mon årsagen er til at jeg ikke har hørt fra ham så længe.
• Ingen aktion. Mailen beder ikke modtageren om noget konkret. Jeg bliver kun bedt om at holde øjne og ører åbne, hvilket er ret uforpligtende.
• Ukonkret Det er for naivt at regne med at din modtager selv kan definere hvad ”hvis du kender nogen som har brug for sådan én som mig” betyder. For det første skal ”nogen” defineres. Hvem er du interesseret i at komme i kontakt med, hvilke type virksomheder, hvilken branche? For det andet er det urimeligt at det er modtager som skal definere hvem ”sådan én som mig” er? Skriv fem buzzwords som modtager i første omgang kan bruge når han skal præsentere dig for en kontakt. Der er meget stor sandsynlighed for at en sådan beskrivelse vil forsvinde i den mentale glemmeboks, fordi der er for mange … skal forholde sig til.
• Ingen kontakt. Der er ingen invitation til at genoptage kontakten, og at vi derfor kan genoptage vores relation. Jeg føler mig lidt som en malkeko for én som ikke har gidet, orket eller villet pleje en relation til mig før han har brug for det.
• Ingen tak. Vi glemmer at takke folk for at de nu bruger deres kostbare tid på at læse mailen, at de gider skrive at de ikke kan hjælpe os, skal der også takkes for.  Hvis folk skal hjælpe dig, må du sige tak (gerne 3 gange henover en periode) for at de gider hjælpe dig.    

 Jeg ender derfor med at slette mailen. Vil du undgå dette realistiske scenario, så læs videre her.  

Whats your point?

Vi lever i en tid hvor vi bruger oceaner af tid på mails, møder, planlægning og alskens andet kommunikation. Mange af os kan snildt modtage 20 mails om dagen som vi skal forholde os til. Og først efter de er besvaret begynder vores rigtige arbejde hvor vi skal bruge vores kvalifikationer. Det har resulteret i at mange simpelthen fået en mail-fobi.

Derfor er det alfa og omega at de mails du sender er ligetil, konkrete og kommer til pointen ganske hurtigt. Du har een linje at gøre godt med - fanger den ikke, bliver du sorteret fra! 

Skriver du en mail hvor du vil have folk til at gøre noget, så fremhæv det som det første i mailen. Lad være med at danse om en varme grød og gemme dine forespørgsler i et hav af andre information, således at det kræver et kursus i tekstanalyse at tyde hvad der skal gøres. Spørg dig selv " hvorfor skal han læse min mail"? Vær sikker på du kort og konkret selv kan svare på det. Hvis ikke du kan, kan ingen.

Undgå at ryge i det mentale spamfilter: Sådan får du folk til at læse din mail

 Du har ca 30 sekunder at bevise at din mail er relavant for mig at læse. Din modtager beslutter sig altså på mindre end 1/2 minut. Består dine mails 30 sekunder testen?

 Vil du være sikker på at folk rent faktisk åbner, læser og ender med at hjælpe dig, kan jeg varmt anbefale dig at følge ”PRAK opskriften”:

 P= Personlig + R= Relevant + A = Aktion + K = Kontakt

Mit forslag er at du skriver efter PRAK metoden. En mail kunne opbygges således: 

P: Personlig

Vær personlig (nogen gange er der ikke engang et navn på mailen). Sommetider skriver folk bare en general mail ud til alle i netværket, uden at stile det til udvalgte personer. Det duer ikke. Du vil opleve at folk ikke svarer dig tilbage, fordi du bare skriver ud til én mængde. Folk vil gerne involveres direkte og personligt. Hvis du absolut skal sende uopfordrede mails med ansøgninger/CV, skal du ikke gøre som alle andre.  Derimod skal du tænke på de som sidder og modtager din mail.

R: Relevant

I dette tilfælde handler det jo om at få en person til at gøre sig den ulejlighed at sende dit CV ud og anbefale dig til en mulig arbejdsplads. Her kunne man gøre det relevant for din afsender ved ganske enkelt at forklare hvorfor du netop kontakter denne. ”Fra vores tid sammen i xxx ved jeg jo at du er fantastisk dygtig til at komme i kontakt med folk og at du nu arbejder i en spændende branche og derfor henvender jeg mig til dig i håb om at du vil hjælpe mig på vej mod nye udfordringer. Desuden håber jeg , at jeg I min fremtidige stilling kan komme til at være en god og værdifuld samarbejdspartner for dig. Hvis man har en sjov lille anekdote der binder sig sammen med at du kontakter personen nu, kunne den også komme her. 

A: Aktion

Skriv så hvad dit ærinde er. Gør det kort og præcist. Du kan jo skrive at du er fyret, har sagt op, lægger dit liv om eller hvad årsagen nu er til at du skal bruge et nyt job. Vær konkret. Skrive ikke noget som ” hvis du kender nogen som har brug for sådan én som jeg”. Det er så bredt og ukonkret som noget kan være. Skriv hellere hvad du er på jagt efter. Skriv gerne noget retning af ” i min kommende funktion vil jeg gerne hjælpe folk med at …..”

Beskriv hvad du vil arbejde med (værdibaseret tilgang til jobsøgning). Det gør det meget lettere for modtageren at se for sig hvad du er leder efter.    

K: Kontakt

Hvis det er en person i dit netværk som du ikke har vedligeholdt, kan du jo komme med en opfordring til at genoptage kontakten. Eller du kan anbefale et arrangement som du ved vil interesse personen, og som I muligvis begge kunne deltage i. Det er også her at du kan takke for at personen vil bruge sin tid på dig og du kan, selvfølgelig på en elegant måde, forsøge at give lidt igen.

Kommer der et afslag, så husk endeligt at sige tak fordi de tog sig tid til at læse det (læs gerne min blog

”sådan får du folk til at hjælpe dig igen og igen”)

  God fornøjelse