Bruger du 41 % af din tid på ting der ikke er vigtige?

I en undersøgelse foretaget af den internationale konsulentvirksomhed FranklinCovey blandt 350.000 kunder, svarer både medarbejdere og ledere at de hver dag bruger 41,5 % af deres tid på ting der haster, men som de ikke selv anser for vigtige.

Det vil sige at hvis man straks holdt op med det, så kunne man gå hjem fra arbejde kl 14 hver dag ... Eller man kunne holde op med det og være produktiv hele dagen.

Konsulentvirksomheden anfører at det skyldes de mange forstyrrelser man er udsat for hver dag, men i virkeligheden kan grunden jo også være at rigtig mange mennesker har store problemer med at planlægge deres tid. Hvis tiden ikke er planlagt, så er det langt nemmere at lade sig forstyrre, for man har ikke et klart mål med hvad man skal nå, og hvornår det skal være færdigt.

Hvis du er en af dem der har svært ved at fokusere, så er her en hurtig skabelon du kan bruge:

Hvis du starter med at lave en liste over dine opgaver, så er vil der danne sig et billede af store og små opgaver. Sorter de mindre opgaver fra i en gruppe, og sæt dig for at lave en passende mængde hver dag prioriteret efter de opgaver der haster mest.

Nu har du en liste med små opgaver og en liste med større opgaver. De større opgaver er typisk dem der giver mest frustration, fordi de kan virke uoverskuelige.

Grundlæggende kan du anskue hver af dine større opgaver som en del af det jeg kalder for Struktur Hjulet: 

Alle de større opgaver skal en tur gennem hjulet med samme fremgangsmåde hver gang. Bidderne af kagen kan variere efter størrelse, men du kommer ikke uden om dem hvis du skal godt igennem dem. Faserne er følgende:

• Planlægning: Du starter med planlægningen, hvor du bryder opgaven ned i delprojekter og får stillet nogle solide mål op for opgaven. Du danner dig her et overblik og begynder at få en fornemmelse af tid og omfang af projektet. Du kontakter eksterne leverandører og taler med dit team, hvis I er flere om det. Planlægningsfasen udmunder typisk i en skriftlig debriefing som der bør være enighed om i teamet.
• Budget: Så er du klar til at lave et budget for opgaven, og den del vil også falde nemmere hvis du har delt opgaven op i mindre bidder.
• Timing: Dernæst følger en aktivitetsplan og en tidsplan så du kan omsætte dine planer til noget der er mere operationelt. Der skal afstemmes med leverandører og eventuelle teammedlemmer så alle er helt klar over deres roller og ansvar.
• Projektforløb:  Nu er det tid til at få aktivitetsplanen i sving, og det vigtigste at huske her er at opdatere og justere på både timing og budget når det er relevant.
• Evaluering: Et trin du endelig ikke må springe over. Det er her man kan lære af sine fejl, man kan få ideer til forbedringer, og man kan udnytte muligheden for mersalg hos kunden.

Hvordan står det til hos dig - er du effektiv?