Er du forberedt på at få rigtig travlt?

Så længe man er nystartet virksomhed, så er hver ny kunde en fest. Man smider glad alt hvad man har i hænderne for at servicere kunden, man står gerne på hovedet, og selv hvis man er flere om buddet, så kaster man al sin energi ind i hvert job. Lyder det bekendt?

Nu skal det ikke gøres til et problem at få kunder, for de fleste iværksættere drømmer om at have travlt og få gang i forretningen. Det kan bare godt betale sig at forberede sig på, at der strømmer kunder til og ordrerne tikker ind i en jævn strøm.

Det handler om, at du skal tænke dine processer igennem i virksomheden og sørge for at få strømlinet din forretning. På den måde er du forberedt og har allerede indarbejdet nogle rutiner, så du ikke bliver væltet omkuld, når der kommer gang i tingene.

Det kan godt betale sig at bruge noget tid og tage et kig på den gængse arbejdsgange, du har i forbindelse med nye opgaver. Læg mærke til, om der er dele, der kan optimeres og automatiseres. Her er nogle tips:

• Får du tit de samme spørgsmål ved en opgaves begyndelse, så kan du overveje, om du kan lave enten en "Ofte stillede spørgsmål" side, du kan henvise til. Du kan medsende link til nye kunder, så de med det samme kan holde sig orienteret. Opdater listen hver gang du får et nyt spørgsmål.
• Er fremgangsmåden tit den samme i dine opgaver, så kan det være en god ide at lave en oversigt til nye kunder, så de kan se, hvad de kan forvente. Den kan indeholde de forskellige trin, oplysninger du har brug for fra dem, osv. God kundeservice er at holde kunderne i hånden og få dem til at føle sig trygge ved processen.
• Opbyg et ordentligt kundekartotek. Det virker fjollet, når du kun har to kunder, men tro mig, du vil blive rigtig glad for, at du kan gå tilbage i kartoteket og læse om, hvad du lavede for kunden, hvornår du lavede det, og andre oplysninger om kunden. Det er også en guldgrube for mersalg senere. Er der gået f.eks. et år siden et salg, så kan det jo være, at de har brug for en opgradering, en ny opgave, osv. Et kundekartotek behøver ikke være super fancy - det kan bare være et Excel-ark med de relevante felter med oplysninger og dine noter.
• Et projektlederfif er, at du skal være et skridt foran dine kunder. Du kan mange gange godt forudse, hvilke ting, dine kunder vil være i tvivl om og hvor de vil have spørgsmål. Hvis du imødegår de punkter med oplysning og fakta, så får du meget gladere kunder. F.eks. hvis vi nu forestiller os at din opgave til slut har to mulige løsninger A eller B, og du ved, at det tit er svært for dine kunder at vælge, så kan foregribe den tvivl ved at lave et overskueligt skema med for og imod ved de to løsninger. Dine kunder vil føle sig forstået og vil have langt lettere ved at foretage et kvalificeret valg.
• Er I flere, der arbejder sammen, så kan det være en god ide at sætte et projektark op med status og fremdrift på de projekter, I arbejder på. Har I travlt er det alt for tidskrævende hele tiden at opdatere hinanden, men hvis I vænner jer til at opdatere listen med fælles projekter, så ved I altid hvor langt, I hver især er kommet. Det kan oprettes i Excel og uploades til Google Docs, hvor I kan dele det med de relevante parter. Det er helt gratis, og selvom det er lidt klodset at arbejde i, så fungerer det for de fleste fint.

Jeg håber, der er stof til en større eller mindre gennemgang af arbejdsrutinerne - del gerne dine erfaringer i en kommentar.