Har du sat system i din forretning?

Når man er nystartet virksomhed eller lille virksomhed, der måske er i gang med at vokse, så er det ofte efter devisen Learning by Doing. Og det er i og for sig ret fint, men lige så snart der bliver travlhed i virksomheden eller I er flere om at servicere kunderne, så opstår forvirringen ofte. Der bliver brugt alt for meget tid og krudt på at maile og ringe frem og tilbage mellem virksomheden og kunderne for at hitte rede i, hvor langt man er nået, og der bliver brugt alt for meget tid internt på at styre, hvem der gør hvad.

Løsningen er enkel at beslutte men bøvlet at gennemføre, men den er alle anstrengelserne værd. Det handler om at sætte sig ned og gå alle standardprocedurerne igennem og sætte dem i system. Selv i en virksomhed, der leverer individuelle løsninger til kunderne, så er der med garanti dele, der går igen fra kunde til kunde.

Her er nogle tips fra projektleder-værktøjskassen:

• Mails: For at sætte meget af kundekontakten i system, kan man én gang for alle lave en række standard mails, som man gemmer som kladder eller i et tekst dokument, som man så kopierer ind i sine mails og retter til i det enkelte tilfælde.  Det kan være en mail, der beskriver arbejdsgangen, hvilke oplysninger man har brug for at få fra kunden, osv. Fordelen er, at man husker alle detaljerne og at det fremstår super professionelt for modtageren.
• Betaling: Det kan godt være svært for tiden at få sine fakturaer hjem til tiden. Derfor kan du lige så godt ret tidligt i forløbet sørge for, at dine betalingsbetingelser bliver sendt til kunden i en overskuelig mail eller som vedlagt dokument. Alt efter hvilke produkter eller ydelser du sælger, kan du med fordel vælge at 50% af beløbet skal forfalde ved projektets start, fordi du på den måde kan frasortere de dårlige betalere allerede der.
• Intern planlægning: Specielt hvis I er flere om virksomheden, eller du begynder at have ansatte, kan kommunikationen hurtigt gå i kludder. Selvom det kan virke lidt selvhøjtideligt i et mindre firma, så er det en rigtig god idé at benytte en eller anden form for system, som I alle kan logge ind i, og hvor I kan holde styr på de forskellige projekter. Det giver overblikket, og det gør jer mindre sårbare, hvis en af jer pludselig bliver syg eller holder op, for så kan de andre se, hvor langt projektet er nået. Man behøver ikke investere i store dyre systemer, for f.eks. Google Docs fungerer fortræffeligt i de fleste tilfælde. Man opretter blot for eksempel er Excel ark og uploader det eller man laver det direkte i systemet, og så inviterer man dem, der skal kunne kigge med og evt. rette i det.

Når man har været alle processerne igennem, så er det en god ide, at prøve at overveje, om de giver lige så meget mening for kunderne, som de gør for en selv. Det har jeg skrevet lidt mere om i min blog i det her indlæg, der handler om at tage kundehatten på