Multitasking

Henrik havde lige slået øjnene op og en ny dag varslede sit indtog med høj sol og morgenens første solstråler. Det gav soveværelset et tak op på termometret. Henrik fokuserede nu ikke så meget på det, eller sin kone der sov så dejligt ved siden af! Henriks fokus var derimod rettet mod hans Iphone, der allerede fuldt opladet havde tilrettelagt en oversigt over nattens mobile aktiviteter med en integration af mail, Twitter, Facebook, diverse apps og morgenens vejrudsigt i skarp konkurrence med udsigten fra vinduet i soveværelset! 

Henrik greb som det første fat i telefonen og gik straks i gang med at nærlæse nattens aktiviteter i kombination med morgenens faste dosering kaffe og ”Godmorgen Danmark” i baggrunden, der lystigt vekslede mellem 5 minutters indslag om alverdens ”vigtigheder”.

Henrik havde allerede lidt travlt, og overvejede hurtigt dagens første prioritering. Skulle han gå i gang med sit første tweet og status opdatering på hans halvglemte Google+ konto, eller skulle han tage et hurtigt bad. Valget faldt dog på det førstenævnte, da det muliggjorde en ekstra status opdatering, om hvilken morgenmad han indtog.

Nuvel, hurtigt i tøjet og ud af døren, eller ”hov…” han måtte nok hellere lige vække konen, da det jo var hendes tur til at køre deres søn i børnehaven. Henriks stramme tidsprogram blev dog bremset af en pludselig forhindring. ”For helvede da, udbrød Henrik”. - Han kunne ikke finde nøglerne til bilen. Redningen kom dog hurtigt i form af konen, som var stået op og fandt bilnøglerne, der på mystisk vis lå lige foran ham. – ”Mænd”, udbrød hun..”, I kan da heller ikke multitaske”. Henrik nikkede med et skævt smil mens hans øjne var fast fokuseret på svarene på hans sidste tweet. ”Vi ses skat”, sagde han mens han lukkede døren halvløbende ud til bilen.

Turen hen til hans arbejde kunne foregå af 2 ruter på henholdsvis 15 minutter og 22 minutter. Sidstnævnte blev dog kun taget i brug, hvis han skulle ”arbejde” eller tweete lidt mere under kørslen, da denne indeholdte flere lyskurve. Men i dag, måtte han hellere tage den hurtige vej, der underligt nok også synes lidt mere afslappende.

Henrik farede ud af indkørslen, med den ene hånd på rattet og den anden hånd knuget fast om hans Iphone, og af sted gik det hen til motorvejsafkørslen. Motorvejen var et skønt sted, den virkede mærkelig nok beroligende på Henrik, fordi efter nogle minutter var det som om, at hans hjerne slog til, og han kunne tænke klart. Kreative løsninger på ugens udfordringer synes at komme til overfladen. Henrik elskede dette tidsløse moment, og følte han var på toppen. Nå, men arbejdet nærmede sig og byens morgentrafik ligeså, så hans kreative hjerne blev afløst af frustration over de andre trafikanter, indtil han nåede dagens første mål – sit arbejde.

Inspireret af sin kreative løsninger, der dukkede mens han kørte på motorvejen, var Henrik fast besluttet på at være super effektiv i dag, da ugen havde været præget af utallige forstyrrelser. Så med det i sigte skyndte han sig ned til kaffeautomaten og trak en frisk kop kaffe. Han fik sagt hej til de forbipasserende kollegaer og skyndte sig så ind foran skærmen. Rent rutinemæssigt fik Henrik tændt for computeren og åbnede kun for de allervigtigste programmer Outlook, Hotmail, Gmail / Google+, Facebook, Twitter og DR netradio samt Word.

Henrik kastede sig hovedkulds ind i dagens første opgaver – Tilbudsskrivning til 2 nye potentielle kunder, kun forstyrret af de sociale medier og tilhørende mail konti. Det var i hvert fald planen indtil telefonen ringede første gang efterfulgt af hans gode kollega Finn, der lige kom forbi og fortalte om hans seneste eventyr på dating arenaen samtidig med, at han og Finn gennemgik deres venners seneste status og tweets. En samtale, der trak lidt ud, og som begyndte at irritere Henrik lidt. Det var fredag, og han skulle altså lige nå at lave de 2 tilbud inden weekenden, samtidig med mailbesvarelser, statusopdateringer, nyhedsbrev læsning m.m., - og den første time var allerede ved at løbe ud. Fedt kunne det jo være, hvis han i det mindste var i gang, inden han skulle ned og have den ”obligatoriske” formiddagspause.

Henrik følte sig allerede stresset og hans hoved var allerede fyldt til randen med forskellige opgaver, mails, møder, statusopdateringer og Finns historie om hans dating liv. Jeg bliver simpelthen nødt til at organisere mig bedre, tænkte Henrik og lod tankerne flyve tilbage på det sidste timemanagement kursus han var på. Inspireret af det halvglemte timemanagement kursus, besluttede Henrik sig for at sætte sine papirstakke på skrivebordet i orden og gennemgå hans to do liste først, hvilket han jo lige kunne nå inden formiddagspausen, således at han var klar til at tage fat på tilbudsskrivningen lige efter. Måske, han lige skulle delagtiggøre sine Facebook venner med dette, gennem en lille statusopdatering. – ”Organiserer min to do liste – hvad laver du!”

- Henriks historie er ikke unik, og kunne måske også ligne din historie, men hvorfor jeg skrev den er egentlig for at berøre emnet multitasking. – Et begreb som rigtig mange forsøger at praktisere og hele industrier er bygget op omkring i form af diverse produkter, applikationer, programmer m.m. om, hvorledes man multitasker mest effektivt. – Men kan vi overhovedet multitaske, og i så fald er det effektivt.

På foranledning af min bedre halvdel, som også en håndfuld gange har proklameret, at jeg og mænd i det hele taget ikke kan multitaske, må jeg give hende fuldstændig ret. – Specielt hvis formålet med multitaskingen er effektivitet. Næste spørgsmål er så om det kun er mænd, og kan vi som menneske overhovedet multitaske?. Jeg selv er ikke bleg for at sige, at jeg kan ikke multitaske effektivt, og gør det også nødigt.

Det, som vi gør som alternativ er, at vi derimod fokuserer mindre på en ting for at lave en anden, men om det er multitasking i ordets forstand ved jeg ikke, men det er nu heller ikke så interessant, da jeg er af den overbevisning, at det simpelthen ikke er effektivt, hvilket jo for de fleste er formålet med multitasking. Multitasking tjener simpelthen ikke noget formål, medmindre det er presserende nødvendigt.

Eksempelvis plejer jeg, at svare fruen hver gang hun kaster ”multitask-kortet efter mig”, at det har hun helt ret i, og at jeg hellere vil give hende 100 % fokus end at lave 2 ting samtidig (- drenge, den plejer at gå rent hjem hver gang :))

Nuvel, det er jo så mit postulat og som grundlæggende er bygget på min egen snusfornuft, at vi kun kan dele vores fokus ud på flere ting, men ikke fokusere 100 % på alle. Måske har du også oplevet, at når du multitasker bliver det aldrig med 100 % fokus og ofte præget af, at man bagefter ikke fik sagt det rigtige, skrevet det rigtige eller gjort det rigtige. Og i bund og grund ikke rigtig effektivt i forhold til, hvis man blot fokuserer på 1 ting af gangen.

Nå, men her kunne bloggen jo i princippet stoppe med mit postulat om begrebet multitasking bygget på snusfornuft. Men, da jeg er en nørd, når det kommer til, hvorledes vi fungerer som menneske, har jeg ikke kunne lade være med at dykke lidt dybere ned i om videnskaben har undersøgt dette, og om vores hjerne faktisk er gearet til multitasking.

I mange år har man i videnskabelige kredse været af den overbevisning, at man kan tænke på 7 forskellige ting på samme tid, men nyere forskning indikerer at tallet nærmere er 4 ting.

Næste udfordring ligger så i om, vi kognitivt kan bearbejde/multitaske disse 4 ting samtidig eller ikke, herunder multitaske og undersøgelser viser, at det kan man ikke – i hvert fald ikke hvis målet er 100 % effektivitet. Faktisk har man undersøgt dette intensivt siden 1980erne og det har endda fået sit eget fine begreb ”Dual task inteference”. En række undersøgelser har vist, at når man bare fokuserer på 2 ting samtidig er man 50 % mindre effektiv, med tilhørende bivirkninger såsom øget produktion af stresshormoner i kraft af, at man altid er på.

Videnskaben bakker altså op om snusfornuften! Eksempelvis har en undersøgelse fra University King George i London (http://www.guardian.co.uk/technology/2005/apr/22/money.workandcareers) vist, at kontinuerlig mail og anden online korrespondance i forbindelse med ”Dual task inteference” reducerer ens IQ niveau med 5 point for kvinder og 15 point fra mænd – hvilket i gennemsnit er mere end det at indtage euforiserende stoffer såsom at ryge en joint!

Men, hvad gør vi så og hvorledes kan det så være, at vi nogle gange kan gøre 2 ting samtidig? Først og fremmest skal vi have stoppet skaden, – ligesom i førstehjælp. Hvilket i dette tilfælde og i Henriks historie er de mange forstyrrelser, da disse er kilden til ineffektivitet. En undersøgelse viser eksempelvis, at vi i gennemsnit bliver forstyrret hvert 11 minut og, at vi er 25 minutter om at komme 100 % op i gear igen, – hvilket resulterer i ineffektivitet. (http://en.wikipedia.org/wiki/Interruption_science)

Hemmeligheden ligger i at gøre plads i den del af vores hjerne ”Prefrontal cortex”, der styrer de ting, vi lige nu og her fokuserer på. Dette kan gøres gennem vaner, da vores vaner lagres i en anden del af hjernen (basal ganglia) og derfor ikke tager plads fra vores ”Prefrontal cortex”, – hvilket mange billister (især mandlige :)) oplever, når de kører i bil. Her bliver de lige pludselige iderige og har en form for pitstop i dagligdagens strabadser, hvor de lige pludselig er 100 % fokuseret på den gode samtale eller ide. Simpelt hen fordi vi sætter os i et miljø (bilen), hvor kørslen er vane og samtalen fokuseret.

Så hvad, kan vi som iværksættere bruge alt dette til. – Jo, lad være med at multitaske!

Et godt trick er at opbygge sine dage i blok tider således, at du udelukker alle forstyrrende elementer udover den opgave du har sat dig for, i det tidsrum som din blok tid er. – Du blokker i princippet din tid til noget specielt, du vil fokusere på.

Metoden har mange gode bivirkninger og vigtigst af alt er, at vi er fokuseret og nærværende i det vi gør. – I princippet det som vi ønsker, alle andre skal være!

Hvad siger du? Multitasker du eller ikke og i så fald, hvorledes gør du det mest effektivt?

De bedste hilsner

Kim Kampp

- NB. Forskningen om begrebet multitasking er ikke endegyldig, og der forskes intenst i dette, med divergerende resultater til følge. Men, så er det jo godt, at vi har lidt snusfornuft at kombinere det med!