Hensættelser ved årsskiftet - hvilke regler?

Vort ApS har i forbindelse med et projekt modtager et indskud på xxx.xxx kr. Indskuddet er non refundable i det tilfælde, at vi ikke kan gennemføre projektet, men hvis det gennemføres (når vi har hele funding på plads), skal de xxx.xxx betales dobbelt tilbage - efter typiske kontrakter inden for vor industri.

Disse xxx.xxx kr har vi således fuld ret at bruge helt som vi vil i det videre arbejde, men vi har et klart budget, som også er kommunikeret uforpligtende til indskyder, at f.eks 50.000 af disse, vil blive brugt på rejsevirksomhed i forbindelse med projektets finansiering og opstart.

HVIS nu vi ikke får gennemført alle rejser inden 31/12 - lad os sige der står 30.000 tilbage, så nytter det jo ikke at vi skatter af dem med virksomhedsskat i 2012 så kan vi jo ikke gennemføre de budgetlagte rejser.

Hvad skal der til, for at jeg kan hensætte disse f-eks. 30.000 kr i status under 2012 som omkostninger vi skal tage i 2013?

Vil det kræve en forpligtende kontrakt med nogen, eller rækker det, at vi kan bevise at dette beløb hele tiden budgetmæssigt har været afsat - eller sågar allerede nu afsættes i regnskabet med alle 50.000 i status som afsat (konto ex samme sted som afsat til revision). Vi har ikke idag en forpligtende kontrakt, men blot en klar aftale om, at vi bruger disse penge på rejser til budgettet.

Gode råd modtages med TAK

vh John H