Jeg har lige et spørgsmål, som er ren nysgerrighed ;) : Hvorfor er det vigtigt for din leverandør om du er et firma eller en forening? "association" kan være flere forskellige ting, og det vi kender som foreningsliv i Danmark/Norden er ret unikt, og ikke helt så kendt i flere lande, så alt efter hvor din leverandør er fra, kan det være grunden til at de bliver forvirrede.
Hvis du bestiller et produkt, skal de vel egentligbare lave det? Mit forslag er, at du forklarer dem at det er en "association of people with common interests" som har brug for en platform til jeres arbejde ( eller hvad i nu har brug for) og at du som "head of" denne, står for kommunikationen og betalingen. For det kan være, at hunden ligger begravet i, at al forvirring kan føre til mistanke, og mistanke kan føre til spekulationer om manglende betaling, og der har vi vel alle prøvet at være -gys :)
Hvis ovenstående ikke helt giver mening, er det fordi jeg ikke helt forstår hvorfor din leverandør gerne vil have den detalje på plads, så hvis det slet ikke hjalp, er du meget velkommen til at uddybe det, så prøver jeg igen :)