Når kunderne betaler for meget ?

Hvordan håndterer i andre det, når i modtager betaling fra en kunde, og ikke kan redegøre for hele beløbet?

En af min faste kunder har overført X antal kr..  mere end fakturaerne lyder på.

Lad mig lige slå fast at det ikke er et moralsk spørgsmål. Kunden er naturligvis blevet gjort opmærksom på situationen, men jeg er lidt nysgerrig efter at høre hvordan i andre ville formulere jer ?

Kunden har altid betalt samme dag som fakturaen er kommet. det har altid været 100% det korrekte beløb, så der har aldrig nogensinde været noget der.

Jeg ved at det er en marginal, men det er et område jeg ikke har været prøvet af på så mange gange før, så jeg vil gerne håndtere det optimalt.

Indtil videre har jeg bare sendt ham en mail hvor jeg skriver tak for den altid hurtige betaling, men at jeg vil gøre ham opmærksom på at han har betalt X antal kr. .  Og til min viden har de pågældende fakturaer en pålydende værdi af X antal kr. .

Jeg har så lavet et regnestykke med de pågældende fakturaer, og lagt dem sammen, samt fratrukket hans overførsel, og skrevet at jeg ikke kan allokere det resterende beløb til nogen faktura, og om han er opmærksom på denne situation.

De ting jeg har lidt i tankerne er .

1. Det ville ikke være første gang jeg fik en klækkelig bonus, uden jeg var klar over det.
2. Har jeg lavet en fejl i mit projektstyring/faktura system. Er det mig der snyder mig selv?
3. Har han bare lavet en fejl.
4. Der skal ikke være nogen tvivl om at han fik langt mere værdi ud af arbejdet, end hvad der blev udfaktureret.

Hvordan formulerer/håndterer i andre det, så i sender det rette signal om integritet, loyalitet og moral ?

Cre8ive:

Kunden har altid betalt samme dag som fakturaen er kommet. det har altid været 100% det korrekte beløb, så der har aldrig nogensinde været noget der.

Som du selv siger, så har kunden altid betalt fakturaen på det præcise beløb den samme dag, som den er faktureret. Så det er nok en god idé, at tjekke dine bilag igennem, for tror du måske ikke, at det netop er dig, der "snyder" dig selv, som du selv siger? 

Jeg har en helt klar politik på det område - jeg sætter himmel og jord i bevægelse i min egen administration ;-)

Det ville være katastrofalt for mit ego, hvis jeg prøvede at spille Ærlige Bent - og kunden så svarede tilbage med det korrekte svar - at betalingen skyldte det og det.

Så jeg kigger på tastaturet, sidder tallene logisk til at kunne forveklses (1 finger og ti-finger), er der et nul for meget og hvis ikke, - så kører jeg hele kundens historik frem. Ubetalte fakturarer, fakturarer til forfald på en senere tidspunkt, ordrer afgivet gennem anden afdeling osv. osv.

Michael

Som selvstændig regnskabskonsulent ser jeg jævnligt forkerte indbetalinger. Hvis du bogfører i et regnskabssystem, er det rimeligt nemt at følge fakturaer, kreditnotaer, indbetalinger og dermed saldo.

Hvis du mener, at du modtager en forkert indbetaling, kan du altid spørge hvilke fakturanumre indbetalingen dækker og herefter kontrollere med dine bilag, i stedet for at du sidder og laver en opgørelse til dem. Kunden vil muligvis ved at besvare dette spørgsmål konstatere, at han har indbetalt et forkert beløb (for lidt eller for meget). Bruger du et regnskabssystem, kan du evt. fremsende en kontoudtog til kunden.

Typiske fejl i betalinger:

• Kunden indbetaler den samme faktura 2 gange.
• Kunden glemmer at fratrække en kreditnota (som måske udliger en faktura).
• Kunden indbetaler beløbet før moms.
• Tallene lægges forkert sammen. Hvis tværsummen i differencen = 9, er der sandsynligvis tale om, at der er byttet om på 2 tal!

Vi har faktisk rigtig tit virksomheder som betaler med kort i vores webshop og så betaler fakturaen via bankoverførsel efterfølgende. Det kan fx være en på lageret der har bestilt og betalt med kort - og når kontordamen får regningen ind på sit skrivebord, lægger hun ikke lige mærke til, at vi har skrevet betalt på den og så betaler hun igen.

Jeg ringer altid til dem, så snart jeg opdager det.
Det eneste du får ud af ikke at gøre det, er, at kunden opdager det næste gang ham stemmer af og aldrig vil stole på dig igen, fordi han tror, du bevidst har forsøgt at snyde ham.
Omvendt - når du ringer og siger de har betalt for meget, bliver mange så glade og taknemmelige, at du har en kunde der fremover vil stole på alt hvad du siger.

Tak for de mange konstruktive feedback.

Jeg har været i dialog med kunden og lad os bare sige, der var ingen der gættede den. 

Han kigger åbenbart aldrig på de fakturaer jeg sender til ham, men betaler bare, så "problemet" var faktisk at jeg havde vedhæftet de fakturaer der var gældende, og i mailen forklarede jeg hurtigt, hvilken faktura der var hvad, ved lige at skrive faktura nummeret og en  kort forklaring over opgaven.

Han havde lagt de to faktura numre sammen, og bare betalt.. Altså ikke faktura beløbene, men faktura numrene.

Den havde jeg ikke gættet.

Daniel K:

Og det har du fra en tilfreds kunde

Tak Daniel   ;)