13 gode råd til små webshops, der selv pakker deres pakker

Har du en mindre webshop, og står du alene med at pakke dine ordrer? Eller er I en lille virksomhed med få medarbejdere, der skal have organiseret jeres pakning på en smart måde? Her får du mine 13 gode råd til en vigtig opgave, der godt kan betale sig at få styr på fra starten. 

1. Sørg for god arbejdsplads

Du kommer forhåbentlig til at bruge meget tid på at pakke, fordi ordrene vælter ind. Derfor kan det ikke betale sig, at stå ved en dårlig arbejdsplads. Anskaf dig et velegnet bord at stå ved. Der skal være god plads til at pakke og du skal kunne stå i en god arbejdsstilling, så det ikke bliver en sur pligt at have en lang ordreliste.

Invester også i nogle gode hylder, så du har plads til at organisere din emballage og til at lægge af på. 

2. Gode arbejdsredskaber gør arbejdet til en leg

Det er ikke nok at stå ved et godt bord, hvis du skal fedte med skriveredskaber, der ikke virker, sløve knive og taperuller, der løber tør for tape. Sørg derfor for at have gode pakkeredskaber og rigeligt af dem (særligt tape). 

Du skal som minimum bruge:  

• en god taperulle og et minilager af tape, så du ikke løber tør.
• en god kniv og evt. en saks
• gode skriveredskaber (erstat kuglepenne, der ikke virker, med det samme).  

Afhængig af hvor stor shoppen/pladsen er hos dig, er det også en god ide at have en vogn til plukning af varerne. Det gør det hele lidt lettere. 

3. Uden den rigtige emballage kommer du ingen vegne

Det er vigtigt, at du skaffer dig et lager af god emballage i flere forskellige størrelser, så du kan pakke alle dine varer på en måde, der ser ordentlige ud. Det er en del af den oplevelse, kunden har med at handle hos dig, at han eller hun ikke får en lille vare, som ligger og sejler rundt i en kæmpe pakke eller en stor vare, der er presset ned i en alt for lille indpakning (fordi du ikke lige havde emballage, der passede i størrelsen).

Få hjælp af dit netværk til at vælge en god leverandør, som også kan rådgive dig om , hvilke størrelser af emballage, din webshop har brug for. 

4. Tænk på din kunde, når du pakker 

Sæt dig ned og overvej følgende: ”Hvordan ville jeg egentligt gerne selv modtage denne vare, hvis det var mig, der havde bestilt den?”. Det kommer selvfølgelig an på, hvad du forhandler, men for mange webshops er der gode point at hente hos kunderne ved at pakke med omtanke for kundeoplevelsen. 

Der må gerne være noget lækkerhed over det at modtage en pakke fra din webshop. Det kan være en god ide, at lægge en rabatkode, brochure eller lille gratis gave med også. Husk samtidigt på, at pakken skal ud på en ordentlig rejse, så er der tale om mere skrøbelige ting, skal de pakkes ind, så de ikke går i stykker. 

5. Sæt dine pakkeinformationer i system 

Det kan godt være, det går fint i starten, men der kan hurtigt ske fejl, når du skal forholde dig til et væld af informationer som artikelnummer, sæson, produkttype og leverandørkode for pakke efter pakke. Tænk dig derfor om, og lav et godt system, der hjælper dig til at undgå dumme fejl.

Sæt ikke et produktnavn på varerne, brug i stedet et artikelnummer, så kommer du udenom problemer, hvis du skal sende pakker internationalt og navnene er forskellige fra land til land.

6. Pak en gang om dagen 

Som regel vil det give mening at pakke en gang om dagen, for nogle muligvis kun hver anden dag. Det er under alle omstændigheder generelt set en dårlig ide at skrive ordrer ud flere gange om dagen, for at gå og pakke 5 pakker her og 4 pakker der. Saml din indsats, så du er effektiv og brug resten af dagen på andre opgaver.

Hvis det er muligt, er det desuden en god ide at allokere nogle bestemte timer om dagen, hvor man pakker. Så skal man ikke bruge energi på at beslutte sig for at gå i gang. 

7. Få posten til at komme og hente dine pakker  

Som iværksætter kan man klare det hele selv, og derfor er det også fristende at tænke, at du sagtens selv kan køre op med dine pakker til det nærmeste posthus e.l. Det er bare super besværligt i længden, og den tid du bruger på det, kan du med stor sandsynlighed bruge meget bedre på andre opgaver.

Mit råd er derfor, at du skal få posten til at komme til dig og hente dine pakker. Det er en helt fantastisk service for en lille webshop, som vil spare dig for mange frustrationer.

NB. Posten kommer til at tjene gode penge på dig og din webshop, der forhåbentligt bliver storforbrugere af deres service, så hvis det kommer på tale, at du skal til at betale et stort gebyr for de mange ekstra pakker, de afhenter hos dig, skal du stå fast på dit – de tjener allerede rigeligt på dig uden yderligere gebyrer. 

8. Fire øjne på alle pakker  

Hvis det er muligt, er en rigtig god måde at undgå fejl i forsendelser på, at sørge for at alle pakker bliver set af to sæt øjne. Hos os gør vi det for eksempel sådan, at en person plukker varerne til en pakke, men det er en anden der pakker denne. Det betyder, at to personer uafhængigt af hinanden kigger på ordren og ser, om den stemmer overens med de produkter, der er valgt til pakken.

Afhængig af hvor kompliceret produkter er, er det en god ide at tjekke pakken igen, inden du lukker kuverten, for at være sikker på at antal og produkter er de rigtige. Tjek også at adressen er korrekt.

Hvis du er alene om at pakke, kan du dele din proces op, så du først plukker varerne til alle pakker, for derefter at tjekke at der er tale om de rigtige varer, når du pakker.

 

9. Lær af dine fejl! 

Du kommer til at begå fejl i din pakkeproces. Det er næsten uundgåeligt, og det er også okay. Du skal bare ikke begå den samme fejl igen og igen. Tag bevidst og aktiv stilling til, at du vil lære af de fejl du begår, og gør det ved at reagere med det samme, du bliver opmærksom på dem.

 

Hvis du for eksempel har to produkter på lager, der hedder næsten det samme, og du laver en fejl i forhold til det, så reager ved at lave om på produktnavnene eller dit system, så det ikke sker igen. Lad være med at falde for fristelsen, der hedder, at det husker du nok til næste gang – der er en grund til at fejlen er sket, og risikoen for at den sker igen, hvis du ikke fysisk laver om på dit system, er meget stor.

Typiske fejl er det, man kunne kalde dummefejl, men de sker ikke desto mindre. Det er fejl ift.:

• antal varer der pakkes
• type af vare, der pakkes (str./form/farve)
• leveringsadresse
• ombytning af ordrer