Hvordan kan du som iværksætter forlænge døgnet med op til 7 timer?

Det kan du selvfølgelig heller ikke, men du kan skære 7 timer væk ved at fjerne alt det overflødige tidskrævende arbejde. Hvordan finder du ud af hvad som er overflødigt, og hvordan finder du ud af hvordan du kan spare din kostbare tid? Går du struktureret til værks og går listen på de 7 punkter igennem i forhold til din egen virksomhed, så er der helt sikkert tid at spare for dig.

1 – ansæt en deltidsmedhjælper

Et typisk spørgsmål som man stiller sig selv som iværksætter, er hvornår skal jeg ansætte min første person. Det skal du når du har arbejdsopgaver nok tilat du ikke selv kan følge med, eller når det går væsentligt ud over din forretning at du ikke har tid til at foretage dig tilstrækkeligt nok indtægtsgivende opgaver for din virksomhed. Glem ikke at din tid også er en slags penge, og hvis virksomheden taber 20.000 kr. om måneden fordi du ikke får udført de opgaver som bringer penge til din virksomhed. Så giver det god mening at ansætte en studerende til 8.000 kr. pr. måned.

2 – dræb mailprogrammet, og undgå at blive distraheret

De fleste mennesker har deres mailprogram kørende i baggrunden, hvilket betyder at når de får en mail, bliver deres fokus flyttet fra det som de er i gang med. De fleste mennesker har ikke brug for at svare mails konstant – så luk mailprogrammet helt, eller fjern de små remindere der kommer frem på skærmen når du får en ny mail. Tjek i stedet for mail på faste tidspunkter. Fx om morgenen, midt på dagen og om aftenen. Det gælder også andre online-forstyrrelser som at tjekke Facebook og surfe rundt for sjov. Vupti, så har du sparet endnu en time. Jeg kalder det at gå ”fly-mode” – forstil dig at du sidder på et fly – der er ingen, der ringer til dig, sender mails eller i øvrigt forstyrrer dig. Jeg har mødt masser af mennesker som virkelig får arbejdet igennem når de sidder ”låst fast” i en flyvemaskine.

3 – saml dine opgaver, og minimer din tid

List alle de arbejdsopgaver som tager mere end 15 minutter at foretage i løbet af en almindelig arbejdsdag. Har du ikke overblik over hvad du bruger tiden på, kan tidsloggingsprogrammet Rescue Time, anbefalet af det kloge hoved Tobias Schelle, hjælpe. Vupti, så har du skåret en time overflødigt arbejde fra. Et godt råd er at samle de mange småopgaver i stedet for at sprede dem ud. List opgaver, og fastsæt hvor lang tid du skal bruge på at løse dem. Hver gang du skifter fra en opgave til en anden, ”spilder” du 15 minutter på at komme ”ind” i opgaven og arbejde effektivt med den. For en god ordens skyld så hav kun ét ark hvor du samler alle de ting du skal nå i løbet af dagen eller ugen. Sørg for at der ikke er mere end 10 overordnede ting. Det skal være til at overskue og let at gå til. Læs mere på Zenhabits.net. Arbejder du generelt struktureret, sparer du masser af timer i løbet af en hel uge.

4 – brug tiden på andet end arbejde

Brug 15 minutter på at løbe en tur, strække ben, drikke kaffe, hygge dig, spille bordtennis eller noget andet, som ikke har noget med arbejde at gøre. Du kan let miste koncentrationen ved at være begravet i arbejde for lang tid af gangen. At komme lidt væk gør dig langt mere effektiv, og det bliver i øvrigt sjovere at arbejde hvis der undervejs er underholdning på programmet. Arbejder du effektivt, sparer du hurtigt en time om dagen. Nogle dage tager jeg 4 x 15 minutter ud, blot for at spille bordtennis med mine kollegaer. Det giver en fantastisk energi og i øvrigt et socialt fællesskab der i sidste ende gør at man arbejder bedre og mere effektivt sammen som et team, og dermed sparer tid alle sammen.

5 – kun én stor opgave om dagen

Mange mennesker har altid ”en masse” de skal nå. Forstil dig, at når du møder på arbejde, så har du kun én vigtig ting, som du skal nå. Dels kommer du til at arbejde mere koncentreret og fokuseret om den ene ting. Men du bliver også mindre stresset og resultatet bliver derfor også langt bedre, og i sidste ende har du brugt en time mindre på at udføre de samme opgaver, og resultatet er bedre og mere gennemført. Det her blogindlæg er super inspirerende.

6 – automatisér rutineopgaver

Vi har alle rutinearbejde, men vi har ikke alle sat dem i system. Og det dræner os for tid og energi. Sørg for at alt hvad der kan automatiseres, automatiseres. Tro ikke at alt kan automatiseres – ting ændrer sig også i omverdenen. Derfor vil der altid være en eller anden grad af justeringer og løbende manuelt arbejde.

7 -  drop dine dårlige kunder

Alle virksomheder har dårlige kunder. Og alle virksomheder har kunder som skal skoles til at blive gode kunder for din virksomhed. Hvad mener jeg med det? Nogle kloge marketingshoveder siger ”customer is king”. Og det gælder også for det meste, men glem aldrig at kunderne er konger i dit land, så sæt grænser for dem, og lær dem hvordan de skal kommunikere med dig. Fx er det ikke altid hensigtsmæssigt at de ringer hvis de i stedet kan sende en e-mail. I tillæg til det er der de kunder som ikke kan lære eller blot er så besværlige og tidskrævende at du skal skille dig af med dem. De er tunge at danse med og genererer ikke noget cash i virksomheden. Tænk på de kunder som går dig allermest på og tager allermest af din tid. Er de overhovedet pengene værd? Din tid har også en værdi, så lav selv regnestykket. Hvilke af dine kunder skal smides på porten?

Følger du ovenstående 7-trins-guide, har du med garanti fået flere timer i dit døgn.

Hvorfor er det så vigtigt at optimere sin tid som iværksætter? Sammenlignet med en ”almindelig” arbejdsplads hvor man i højere grad kan skubbe sine deadlines uden at det påvirker én økonomisk, eller blot sætte en anden til at udføre sine opgaver, så er der andre regler som iværksætter der gør sig gældende. I starten er der kun dig, og derfor er din tid alfa og omega. Kan du få mere tid til at lave indtægtsgivende aktiviteter, kan du øge dit overskud.

Skriv endelig, hvis du har erfaringer med at spare tid i din virksomhed eller ting der har gjort at du arbejder langt mere effektivt.


Mvh

Toke