Kan du optimere din rykkerstyring?

Denne del af blokken, vil tage fat i hvordan du på forskellige måder kan håndtere rykkerstyringen i din virksomhed.

I bund og grund handler det om, at finde den løsning som passer bedst til dig og dine kunder.

Der er mange der ikke bryder sig om ordet rykker, da det oftest forbindes med en løftet pegefinger. Dette resultere i at nogle virksomheder slet ikke benytter sig af rykkerstyring, da de er bange for at det vil skade forholdet til deres kunder.

Jeg mener sagtens du kan køre en effektiv rykkerstyring over for dine kunder, uden at det kommer til at påvirke det fremtidige samarbejde.

Jeg vil endda mene, at rykkerstyringen er med til at signalere over for dine kunder, at du driver en seriøs virksomhed, hvor du forventer at få betaling til tiden, lige så vel som dine kunder forventer at du levere din vare til tiden.

Der kan dog alligevel være tilfælde hvor et rykkerforløb måske ikke er den bedste løsning.

Lad mig komme med et eksempel:

Ole som driver en mindre konsulentvirksomhed, arbejder i gennemsnit for 20 forskellige kunder hver måned. Hans omsætning er ca. 100.000 kr. om. måneden. Ud af de 100.000 kr. står kunden IT-Carlsen for sammenlagt 50.000 kr. IT-Carlsen er en fast kunde som Ole har udført arbejde for de sidste 3 år. Ole ved at IT-Carlsen kan være lidt sløv med betalingen, men der er endnu ikke sket at pengene ikke er blevet betalt.

I et tilfælde som dette, hvor betalingen fra 1 kunde udgør en så stor del af omsætningen, og hvor ens kendskab til virksomheden gør at man ved at fakturaen nok skal blive betalt, vil jeg overveje en ekstra gang om det er risikoen værd at påbegynde et rykkerforløb

For at få det rykkerforløb som passer bedst til dig, skal du ikke se på hvordan andre gør, men derimod se på hvordan du kan sammensætte den løsning der passer bedst til din virksomhed og dine kunder.

Jeg vil nu prøve at gennemgå forskellige måder du kan sammensætte et rykkerforløb på.

Sammensæt dit eget rykkerforløb

Et rykkerforløb kan se ud som i eksemplerne nedenfor:

Eksempel 1:    1. Rykker -> 2. Rykker -> 3. Rykker med Inkassovarsel -> Inkasso

Eksempel 2:  Betalingspåmindelse -> 2. rykker -> 3. rykker med Inkassovarsel -> Inkasso

Eksempel 3:  Opringning til debitor -> Betalingspåmindelse -> 2. rykker -> 3. rykker med Inkassovarsel -> Inkasso

Nu har du set 3 eksempler på forskellige måder rykkerforløbet kan sammensættes på.

Eksempel 1 er den måde de fleste kører deres rykkerstyring på. Denne måde at køre sit rykkerforløb på kan være rigtig god, hvis du ikke har noget personligt forhold til dine kunder, og din rykkerprocedure blot har til formål at få penge ind hurtigst muligt.

I Eksempel 2 er der indlagt en betalingspåmindelse i stedet for rykker 1. Denne løsning er især god til de virksomheder hvor, forholdet på den ene eller anden måde er mere personligt. En betalingspåmindelse er som ordet siger, blot en reminder til kunden om at betalingen mangler. Forskellen på en betalingspåmindelse og en rykker er som oftest rykkergebyret som ikke pålægges betalingspåmindelsen.

I Eksempel 3 ringes der ud til kunden for at tjekke op på den manglende betaling, herefter fortsætter forløbet som i eksempel 2. Denne procedure vil jeg primært anbefale de virksomheder som har meget få kunder, eller hvor der handles med de samme kunder hver måned.

Nu har du set 3 eksempler på hvordan et rykkerforløb kan være sammensat, og det kan være at du selv har et 4. eller 5. eksempel.

Det vigtige er at du får sammensat den løsning, som passer til den måde din virksomhed ønsker at kommunikere på.

Det kan være at du ønsker at benytte eksempel 1 til halvdelen af dine kunder og eksempel 2 til den anden halvdel. Vær opmærksom på at de fleste regnskabsprogrammer med rykkerstyring kan opdele kunderne i forskellige grupper, så det bliver let at køre rykkerstyring på forskellige måder.

Det kan lyde meget tidskrævende at få et godt rykkerforløb til at fungere optimalt, og det kan det helt sikkert også være, derfor vælger flere også at outsource denne opgave.

For selv at administrere opgaven vil jeg anbefale dig, at lave nogle helt faste rutiner til hvordan og hvornår du vil administrere rykkerstyringen (et eksempel kunne være at du fast hver 2. tirsdag afsætter x antal timer til rykkerstyring)

En sidste ting du skal overveje er om du vil opkræve et gebyr ved fremsendelse af din rykker. De fleste pålægger et gebyr på 100 kr. når der sendes en rykker, men det er faktisk helt op til dig selv om du vil tilskrive gebyrer + renter.

Næste blog vil handle om hvilken tone du bør anvende i dine rykkere.

Håber du vil læse med