Moms, del 4b: Personaleudgifter - særligt om bespisning

Her får du svarene på resten af de oftest stillede spørgsmål om moms vedrørende personaleudgifter, som jeg påbegyndte i del 4a, nemlig dem der vedrører bespisning.

Mad
Bespisning af medarbejderne i anledning af overarbejde, mødeaktiviteter, rejser eller ved firmafesten er der som hovedregel ikke momsfradrag for. Hvis maden indtages på en restaurant, er der dog 25 %  momsfradrag – altså en fjerdedel af momsen eller 6,25 %. Denne momssats gælder kun for mad, som faktisk spises på en restaurant, ikke for take-away.

Danmark skal følge EU’s regler omkring  momsfradrag, og derfor er der for nylig givet adgang til fuldt momsfradrag for bespisning af medarbejdere i følgende situationer:

• Bespisningen sker sammen med forretningsforbindelser, og hvor bespisningen er nødvendigt for arbejdet og sker i virksomhedens egne lokaler
• Bespisningen foregår i forbindelse med uvarslet overarbejde, som ikke er sæsonbetinget, og hvor medarbejderen ikke har haft mulighed for at forberede sig på grund af det manglende varsel

Frokostordning/kantine
Udtrykket ”kantinemoms” kan få de fleste bogholdere og revisorer til at rende skrigende væk. For det er lavet så kompliceret – og reglerne er lavet om så mange gange – at det er lige ved, at det er lettere  slet ikke at have en kantine. Hvis du vil se SKATs egen meddelelse om sagen, kan du finde den her: Moms - Interesseforbundne parter og normalværdi.

Har I en større kantine som virksomheden selv driver, skal I bare gøre, som revisoren siger! Der skal nogle beregninger til for at finde momsgrundlaget – for eksempel skal der nogle gange afsættes 5 % af madens værdi til ”teknisk værdi for indkøb af maskiner”, andre gange er det andre tal. Der skal laves opgørelser over hvor stor en del af elregningen i virksomheden, der vedører kantineordningen og mange andre teknikaliteter.

Hvis I har en kantine med en simpel kantineordning, hvor I får leveret maden udefra, skal medarbejderne betale for bespisningen, f.eks. 20 kr. dagligt. Af dette beløb skal der afregnes salgsmoms. Når virksomheden betaler regningen, vil der kun være momsfradrag for den del af udgiften, der ”videresælges” til medarbejderne. Er udgiften for virksomheden så stor, at medarbejdernes bidrag ikke kan dække den (og det er det mest almindelige), kan man ikke løfte momsen af resten af regningen, fordi det bliver anset som et tilskud, ikke en del af virksomhedens momsede aktiviteter.

Det vil sige: Den del af kantineordningen, som virksomheden betaler som tilskud, er der ikke momsfradrag for.

Kaffe/te/kildevand/frugt
Når vi betaler for kaffe, te, kildevand og frugt til personalet, er vi slutbrugere, og da momsen er en klar ”slutbrugerafgift”, kan vi ikke trække momsen fra i momsregnskabet. Da det er OK at løfte momsen af,  når kaffen ikke er købt til personalet men til kunderne, må hver virksomhed skulle have to kaffedåser – en med moms i og en uden. Hvis medarbejderne drikker kaffen på en café, er der tale om at afløfte en fjerdedel af momsen, altså 6,25 %. Vi har altså følgende scenarie vedrørende købsmomsen:

Momsfradrag ved køb af kaffe:

	Kaffens pris inkl. moms	Momsen udgør	Momsfradrag udgør
Kaffe indkøbt til personalet	100	20	0
Kaffe drukket på cafe	100	20	5
Kaffe indkøbt til kunder	100	20	20

I praksis er det uoverkommeligt at vurdere, hvor mange procent af den kande kaffe, jeg lavede i morges, vil blive drukket af ansatte og hvor mange procent, der er gået til kunder. Og vi har ikke to kaffedåser. Der må foretages et skøn, altså et kvalificeret gæt. Måske er halvdelen af kaffen momset, og halvdelen ikke. Det kommer an på antallet af kunder, der kommer på besøg i forhold til antallet af  kaffedrikkende ansatte.

Det var sidste indlæg i denne omgang i rækken af indlæg om moms. Jeg håber de kan være en hjælp til at du får de momsfradrag du er berettiget til.