Regnskab for begyndere: 1 - hvad er bilag, og hvad skal vi med dem?

Foranlediget af de mange spørgsmål, der opstod i debatten, lige før fristen for den udvidede selvangivelsen, har jeg besluttet mig til at komme med en række små indlæg omkring regnskab for helt nye iværksættere, som ikke i forvejen har sat sig ind i de økonomiske komplikationer ved firmastart. Du, som har været i gang et par år, ved nok det hele i forvejen :). I dag handler det om:

Bilag

Bilag er kvitteringer, fakturaer, supermarkedsboner, kassestrimler, lejeaftaler, kontrakter og andet materiale som enten nu påfører virksomheden en udgift, en økonomisk forpligtelse eller en indtægt.

For eksempel er en købsaftale et bilag, også selvom pengene først falder senere. Af andre bilag kan nævnes: Kvitteringer for køb af kontorartikler, benzinregninger, busbilletter, fakturaer for varekøb og indkøb af inventar til virksomheden, huslejekontrakter (som danner grundlag for en månedlig overførsel af husleje uden at man nødvendigvis får en faktura hver måned).

Gem alle bilag - især i starten

Lige når du har startet en virksomhed, kan du være i tvivl om, hvad du kan medtage i firmaets regnskab som en fradragsberettiget udgift. Nogle udgifter er nemlig fradragsberettiget for nogle virksomheder med ikke for andre. For at være sikker på, at du ikke snyder dig selv, skal du gemme alt, som har den mindste smule relation til din virksomhed, så du senere kan tage stilling til, eller få hjælp til at tage stilling til, hvad du skal have med i regnskabet.

Mad på rejser er nogle gange fradragsberettiget, andre gange ikke: Få en kvittering for en sikkerheds skyld Medicinudgifter er (oftest) fradragsberettigede, selvom det egentlig er en privat udgift. Kursusudgifter er nogle gange fradragsberettigede, andre gange ikke. Gaver kan der være helt eller delvist fradrag på, alt efter hvem der får gaven, og hvad den har kostet. Software, IT-udstyr, varer til videresalg, kontorudstyr, forbrugsartikler, domæner, hosting, hotelregninger: Gem det hele.

Opbevaring af bilag

Bilag flyver ikke på plads af sig selv. Du skal organisere dem. Det betyder helt konkret, at du som minimum skal lave dig en brevbakke eller en tom skuffe, hvor du lægger bilagene hen. På et senere tidspunkt (når vi skal til faktisk at lave et momsregnskab), bliver det meget lettere at finde bilagene, hvis du sørger for at få dem læsset af jævnligt. Ellers kan der godt gå en dags tid med at ringe rundt og bede om genfremsendelse af fakturaer, lede i handskerum, folde krøllede sedler ud og glatte dem fra pungens lynlåslomme og trawle 200 mails igennem for at finde ud af, hvad det var, du købte for 10 USD for to måneder siden. PRINT UD MED DET SAMME! og læg bilaget i din brevbakke. Med en tung klods ovenpå, så de ikke flyver væk, når du har gennemtræk i sommervarmen.

Hvis du har overskud til det....

Hvis du vil mere endnu, kan du engang om ugen printe et bankkontoudtog ud fra din netbank. For virksomhedskontoen, altså. Pyt med privatkontoen. For hver linje på kontoudtoget skal der være et bilag - bortset fra gebyrer, renter og hævet/indskudt privat. Hæft bilagene bag på kontoudtoget i rækkefølge - så er der ikke et øje tørt. Uanset om du selv skal bogføre eller får en bogholder til det, er dette en meget tidsbesparende aktion: At knytte bilag til bankkontoudtoget.

Hvis du gemmer alt og ikke smider noget væk, er du godt på vej. Men følg med her på bloggen. Næste gang skriver jeg om: Bankkonto og private indskud