5 typiske faldgruber i økonomifunktionen

Der er flere typiske fejl, der sker i økonomifunktionen, som kunne og ofte burde være undgået. Nogle af disse fejl har større konsekvenser og indvirken på virksomheden end andre.

I dette indlæg kigger vi nærmere på 5 af de typiske faldgruber, der ses i økonomifunktionen, hvortil vi kommer med vores råd til, hvordan I som virksomhed bør forholde jer til disse.

1. Får I de momsfradrag, I er berettiget til?

Der kan være mange underliggende faldgruber, når det kommer til moms. Her bør I dog være særligt opmærksomme på, om I får de momsfradrag, I er berettiget til, men også sikre at I ikke tager fradrag, I ikke er berettigede til. Det er som hovedregel ved aktiviteter som forplejning, rejser, biler m.m. at der kan være usikkerhed om, hvilket momsfradrag man kan få.

2. Har I styr på jeres bilag?

Bilagshåndtering er en vigtig del af økonomifunktionen. I har som virksomhed pligt til at sikre, at de bilag I bruger i bogholderiet, såvel som de fakturaer I modtager, overholder de gældende regler, der udstedes af SKAT. Dette indbefatter fakturaer fra leverandører, kvitteringer på køb, bespisninger og lignende.

Det er således ens eget ansvar at sikre sig, når man modtager en faktura, at den indeholder fakturanummer og -dato, momsnummer eller en bemærkning om, at man er under minimumsgrænsen for moms.

Derudover skal I sikre jer, at bilag, der føres ind i jeres bogholderi på eksempelvis bespisning indeholder en redegørelse af formål og deltagere. Hvis det ikke er registreret og Skat gennemgår bilagene, mistes fradraget. Vores erfaring er at det også gælder selvom man efterfølgende kan angive, hvem der var med, og hvad formålet var – det accepteres ikke af SKAT, da det skal være noteret på bilaget med det samme.

Der er en række systemer, der kan være behjælpelige, når det kommer til korrekt bilagshåndtering. På den måde kan I sikre jer, at kvitteringer, kategoriseres og eksempelvis påtvinges en angivelse af formål og antal deltagere. Dette kunne være systemer som edilion, der optimerer bilagshåndteringen eller Pleo, hvor medarbejdere får et betalingskort.

3. Fakturering og debitorstyring er din forretnings eksistensgrundlag

Sørg for at fakturere jeres kunder. Ofte er fokus i virksomheden rettet mod at løse opgaven og ikke i lige så høj grad på at udsende den efterfølgende faktura. Husk, at jo kortere tid, der går fra arbejdet er udført til fakturaen er sendt - jo større er chancen i sidste ende for at pengene kommer i banken! Dette skyldes, at ydelsen i dette tilfælde er frisk i hukommelsen hos kunden, hvorfor det er lettere at forholde sig til fakturaen og man påskønner stadigvæk den ydelse eller den vare der bliver faktureret.

Det er derfor oplagt, at I gør brug af jeres systemer og eventuelt automatiserer produktionen af fakturaer, så I efter leverancen kan sende fakturaen afsted med det samme.

I forlængelse heraf skal nævnes at typiske faldgruber har det med at opstå i virksomheders debitorstyring. Mange virksomheder er alt for flinke, når det kommer til at indkræve deres tilgodehavende beløb hos debitorerne. Mange hæmmes af, at kunderne er dem man lever af, og derfor kan det skabe en frygt for at gå til dem, når de ikke betaler.

Debitorstyring bør dog betragtes som en konkurrencesport. Dem, der rykker hårdest, er også dem, som får pengene i kassen. Der er ingen skam i at rykke for at få betaling for en ydelse, man har leveret til en aftalt betaling.

Når kunden får en faktura, får de besked om, at de skal betale det givne beløb – og hvis de i øvrigt er enige om, at de har fået ydelserne, så skal de betale ud fra fakturaens indhold. Betaler de ikke, anbefaler vi, at I sender en rykker eller en betalingspåmindelse uden gebyr. Kunden får på den måde en påmindelse om, at de skal betale fakturaen, de allerede har modtaget.

Betaler kunden fortsat ikke efter at have fået en faktura og en påmindelse, er det helt på sin plads at sende en rykker nummer to med gebyr på, da I her har brugt tid på også at rykke debitoren for pengene udover den ydelse I har leveret som aftalt.

I skal herefter være helt klar på, at næste skridt er at eskalere. Enten ved internt at finde en, der ringer kunden op, eller at sagen, afhængigt af virksomhedstypen, sendes til inkasso.

I må med andre ord ikke være bange for at rykke jeres debitorer. Nogle gange kan det være en fordel med et område som debitorer at få en ekstern part til at varetage processen, da I dermed adskiller kontakten mellem det sælgende del, og dér hvor pengene skal inddrives. På den måde adskiller den positive dialog i forbindelse med salget og leverancen fra den lidt mere negative dialog om manglende betaling.

4. Effektiviser relevante processer

Både for små og mellemstore virksomheder skal man passe på, at bogholderiet og regnskabsfunktionen ikke kommer til at fylde alt for meget. Det kan hurtigt optage en masse tid, som kan risikere at være unyttig.

Regnskabsfunktionen kan godt få en ”hvid kittel”-tendens, hvor man ikke rigtig tør antaste, hvad der foregår derinde. Det bliver med andre ord ofte en funktion, som få har indsigt i, hvorfor den kan få en lidt for beskyttet tilværelse.

Det er vigtigt at sørge for at regnskabet effektiviseres. Tiden skal ikke gå med at stemme banker af, lede efter bilag og sætte i mapper. Hvis virksomheden i virkeligheden mangler penge, skal debitorerne rykkes – også selvom denne opgave ikke altid er sjov.

Mange virksomheder ender med at foretage betalinger hver dag. Det er der ingen grund til. Saml sådanne opgaver til én gang om ugen eller måneden. Brug økonomisystemets funktionalitet til at læse betalingsfiler ind og ud. Fokusér i det hele taget på at effektivisere de eksisterende processer. En klassisk fejl i bogholderiet kan være perfektionisme i opgaverne, da det kan ende med at blive for tidskrævende og dermed på bekostning af effektiviteten.

Dertil kan I overveje om økonomifunktionen i det hele taget skaber værdi for virksomheden, eller om I blot har den til at tilfredsstille myndighederne. Mange har en økonomifunktion for at kunne indberette moms og skat og betale regninger og andre helt basale ting.  

I bør dog have en langt større forventning til økonomifunktionen. Den skal kunne bidrage med beslutningsstyrkende information. Dette kræver nogle gange kompetencer, som er bedre at hente ind udefra. Har I allerede kompetencerne i virksomheden, skal I sørge for at dygtiggøre dem og prioritere, at de ikke lander i rugbrødsarbejde, men også er med til at skabe værdi.

For at effektivisere virksomheden bør I være løbende ajour med jeres resultater og have konkrete mål for, hvor I er på vej hen. I bør have et konkret overblik over virksomhedens likviditet. Dette er både vigtigt, når likviditeten er knap, men også når der er tale om overskudslikviditet, hvilket koster penge, hvis man har meget af det.

5. Undervurder ikke, hvad det kræver at lave løn

Mange er typisk af den overbevisning, at de nemt kan varetage lønnen ved at bruge et online system. Det har dog kæmpe omkostninger at lave fejl i lønnen, både økonomisk og når det kommer til medarbejdertilfredshed og tillid til arbejdspladsen.

Opstår der fejl i jeres medarbejderes løn, risikerer I at det får alvorlige konsekvenser i form af nedsat tillid til virksomheden. Det kan derfor være en god ide at kigge ind i at finde en ekstern partner, der specialiserer sig i løn, til at varetage lønadministrationen, så I undgår at lave omkostningsfulde fejl, der kunne være undgået.