Mail med "høj prioritet"?

"Skal jeg så sende den med høj prioritet?"
Sådan lød det sidste spørgsmål fra en kunde, som skulle til at sende en pressemeddelelse direkte til en navngiven journalist.
Jeg svarede kort og kontant:
"Nej, det synes jeg ikke. Jeg synes selv, det virker så hysterisk, når nogen sender noget med høj prioritet."

Det var faktisk ikke et dækkende svar.

Det opdagede jeg i dag, da jeg fik en mail - markeret med "høj prioritet" fra min revisor. Han mangler noget papir, for at han kan løse sin opgave for mig, og han skal have det nu for at nå det til tiden.

I dette tilfælde oplevede jeg faktisk ikke markeringen som hysterisk. Det er helt rimeligt, at revisoren yder mig den service at gøre ekstra opmærksom på vigtigheden af, at jeg prioriterer denne mail i rækken.

Men har jeg så rådgivet min kunde forkert?
Det mener jeg ikke. Min kundes budskab er selvfølgelig vigtigt. Det er jo derfor, han vil meddele det til pressen. Og derfor har hans mail naturligvis høj prioritet for afsenderen.

Læg mærke til ovenstående sætnings sidste ord: "afsenderen".

For det er i det ord forskellen på rimelighed og hysteri i brug af "høj prioritet"-mærke på e-mails ligger.

Når du som afsender vælger et markere en mail med "høj prioritet", træder du over en mental grænse hos modtageren. Du går ind og laver en vurdering, som han egentlig selv bør lave. Du stiller dig som afsender over modtageren i kommunikationens magthieraki, og hvis det ikke føles rimeligt for modtageren, vækker det faktisk modstand. Dermed risikerer det at få den modsatte effekt, hvor modtageren mere eller mindre bevidst tænker: "Han skal ikke bestemme, hvad der har høj prioritet for mig!"

Når du sender en mail, så vurdér den fra modtagerens synspunkt. Vurdér, hvordan mailen vil være prioriteret i modtagerens bevidsthed. Hvis den er virkelig vigtig - for modtageren - kan du med rimelighed markere den med "høj prioritet".

- og så en lille krølle:
Da jeg havde skrevet dette indlæg, kom jeg til at gøre mig en tanke: Hvad så med at bruge lav prioritet. Vil det på samme måde virke omvendt af det tilsigtede? Min umiddelbare tanke var, at det vil det nok ikke. Men når jeg tænker tilbage på min egen adfærd som mailmodtager, kommer jeg i tvivl. Det er meget sjældent, at jeg modtager en mail markeret med "lav prioritet". Så når det en gang imellem sker, skærper det faktisk min opmærksomhed på netop denne mail. Jeg kan ikke lade være med at tænke: "Hvorfor skriver han, hvis det ikke er vigtigt?" - og så åbner jeg mailen - måske endda før de andre mails. Så måske skulle man eksperimentere med at bruge "lav prioritet", når man har et budskab, som er særlig vigtigt for afsenderen, men ikke for modtagren?