Værktøj til at arbejde mere struktureret / effektivt

Kender du det, at man bliver fyldt op med mange små opgaver i løbet af en dag, og måske glemmer en eller to ting, der skal gøres? Jeg har selv prøvet det mange gange, fordi man får flere af disse i løbet af en dag: 

”Kan du sende mig den der fil til x?”
”Når du får tid engang, kan du så klare x?”
”Jeg vil ikke presse på, men det vil hjælpe mig, hvis du kan gøre x?” 

Disse spørgsmål / opgaver kommer mange gange i løbet af en dag, og det er vigtigt, selvom det er små opgaver, at de bliver udført – og til tiden. Det har været meget svært for mig at huske småopgaver, når de hober sig op. Derudover finde ud af hvad der er vigtigst og hvornår, det skal gøres.

Der er flere måder at strukturere sin hverdag på, men vigtigst har jeg lært, at man ikke klare opgaverne med det samme, de bliver efterspurgt eller stillet. Det betyder nemlig, at du bliver konstant afbrudt og mister fokus på den opgave, du sidder på i forvejen. Dermed stopper du dit arbejdsflow, som øger opgavens reelle tidsforbrug. 

Det er derfor meget vigtigt, at man i stedet skriver det ned et sted. Det er der flere måder at gøre på. Nogle foretrækker, at man laver gule ”Post-it” med opgaven – andre foretrækker digitale løsninger til dette. Jeg er selv en af de sidste. Til dette bruger jeg værktøjet ”Todo-ist”, som kan downloades gratis. Der kan jeg hurtigt tilføje opgaven, planlægge den og vigtigst, huske den.

Den ”fede” ide med den digitale løsning er, at du kan bruge den til alt. Jeg husker ikke særlig godt til hverdag, når det kommer til småopgaver, så derfor kan jeg lave en liste til huslige opgaver, indkøb og ikke mindst pakker, jeg skal huske at hente på forskellige posthuse 

 

Sådan kan du bruge det på arbejdspladsen

Vi har hos Grafikr indført ”Todo-ist” som en fast del af hverdagen. Vi bruger allerede Podio og Slack, men Podio bruges til kundeopgaver og sidstnævnte til hurtig kommunikation. Derfor er der ikke en mellemting til at give småopgaver videre, hvor vi har lavet et ”workspace” til interne småopgaver, hvor man kan tilføje, planlægge og udføre opgaver for hinanden.

Det fungerer super godt. Man forstyrrer ikke. Det er et stort skridt mod at effektivisere arbejdstimerne. Endnu bedre, når man får ansatte, så de arbejder effektivt de timer, de arbejder.

 

Hvorfor skrive dem ned i stedet for at udføre? 

Det vil altid være bedst at klare opgaver med det samme. Det er der ingen tvivl om, men det kan ende med, at man sidder i flere timer og udføre småopgaver, i stedet for at fokusere på sin egne vigtige opgaver. Endnu bedre, for mig i hvert fald, er, at jeg kan bruge det som en ”pause” fra en opgave, hvis jeg møder en "væg". 

 

Prøv det – og se virkningen

Bruger du ikke den digitale eller fysiske løsning, så prøv det. Du vil hurtigt mærke, at du bliver meget mere effektiv, og du kan klare flere opgaver i løbet af en dag, end du måske plejer at gøre.

 

Det giver overskud og overblik. God fornøjelse.