E-mails – roden til meget ondt

Vi alle har det og vi alle bruger det, men hvorledes vi gør det er meget forskelligt!

Den anden dag modtag jeg en kedelig mail fra en mulig samarbejdspartner, som jeg havde brugt en del tid på i forhold til planlægningen af nogle nye kurser over det sidste halve år. Alt i alt var det blevet til en lille hånduld møde, telefonsamtaler samt udarbejdelse af en hel bunke materiale.

Den mulige samarbejdspartner valgte så at trække stikket lige inden, det skulle igangsættes. Måden på hvorledes det blev gjort var en 6-7 linjer mail, hvilket selvfølgelig står i skarp kontrast til de bunker af materiale og ”facetime”, der er blevet lagt i dette forliste samarbejde. 

Nu, skal jeg ikke sidde her og beklage mig, og min lille historie er helt sikkert heller ikke enestående, og måske har du været i en lignende situation….? 

Historien fik mig dog til at nedfælde lidt tanker om vores mest udbredte digitale kommunikationsform, selve e-mailen. Fordi, hvad er jeres ”guidelines” for god kommunikation gennem e-mails?

Når jeg kommer rundt i virksomheder i forbindelse med mit coachingvirke, er en af de ting, jeg gentagende gange støder på nemlig problematikken omkring e-mails og brugen af dette. Problemstillinger som går på alt lige fra ansvarsfraflyttelse til en tidsrøver af format. Faktisk er mit postulat, at forkert brug af emails direkte eller indirekte er en af årsagerne til at nogle forlader en given karriere eller endnu værre bliver syge af stress m.m.. 

En af de afgørende årsager hertil er simpelthen, at vores hjerne ikke kan kapere den enorme mængde af information, man dagligt bliver præsenteret for. – Eksempelvis blev en person i 1700 tallet præsenteret for ligeså meget information gennem hele livet, som der i dag er i en tyk søndagsberlinger. Ligeledes er det svært for mange, hvis ikke umuligt at tage 30 kvalitative beslutninger lige fra morgenstunden, indenfor de første 45 minutter efter man er mødt på arbejde og åbnet sin e-mail, hvis ikke allerede før man kommer ud af sengen 

Så underligt nok er det bedste vi kan gøre at begrænse vores primære kommunikationsform mest muligt.

- En god tommelfingerregel er at undgå at sende e-mails der fylder over 1 side, da folk simpelthen ikke læser lange e-mails, og hvis de så gør, er det svar man får ofte endnu længere. - I stedet kan man sende en agenda for et telefonopkald. 

Udover mængden af e-mails, er selve det man skriver, tonen i det og de følelser de aktiverer enormt vigtige at forholde sig til. Da de i mange henseender bliver misforstået eller aktiverer nogle negative følelser i en sådan grad, at det kan ødelægge hele eller halve uger for modtagerne, og i nogle tilfælde endnu værre.

Dette enten aktiveret i form af en enkelt e-mail eller den efterfølgende debat. Faktisk er dette så udbredt, at det har fået sit eget navn og begreb i Wikipedia ”Flaming”. Noget vi alle kender til ikke kun fra mails, men også fra sociale forummer, som her på Amino, blogs etc.

Der er ofte kæmpe forskel på den måde en person vælger at kommunikere på ansigt til ansigt og så gennem nettet. Dette ofte fordi konsekvenserne ikke står lige overfor en, men konsekvenserne er der stadig, og de forsvinder ikke. – Mange tror eller bilder sig selv ind, at de kan undgå de følelsesmæssige situationer, hvilket kan være tilfældet i nogen henseender for afsenderen og i andre tilfælde blot eskalere det. Men for modtageren vil de følelsesmæssige situationer altid være tilstede og ofte i en forstærket grad.

Så uanset hvilken branche man er i, eller hvem man er. Er det vigtigt at gøre sig nogle overvejelser i forhold til, hvorledes man kommunikerer og i princippet ”markedsfører” med andre også i digital form gennem e-mails. Et par retningslinjer, som jeg selv har haft god succes med er følgende:

1. Benyt så få ord som muligt i dine e-mails
2. Gør det let at se din hensigt – ”pointe”
3. Brug e-mails til levering af data, information eller planlægning af et møde
4. Hold dig fra at aktivere andre følelser end positive
5. Bryder du 1 af disse 4 regler - ring til personen

5 regler som ikke altid er nemme at indføre, men som helt sikkert vil give dig mere produktivitet og effektivitet i din og andres hverdag, samt skabe grobund for nye ideer o.l. med dem du gerne vil kommunikere med.

Hvad er din erfaring og har du evt. lavet andre guidelines for din digitale kommunikation?