Bliv gratis medlem
Det gode møde
Der er gode møder og der er dårlige. Dårlige møder synes at vare ved for evigt, man synes aldrig at man kommer frem til sagens kerne og man undrer sig over, hvorfor man egentlig er kommet. Det gode og effektive møde, giver dig derimod masser af god energi og en følelse af, at man har opnået noget nyt og konstruktivt.
Jannich Rindom fra Phoner2Support, mener at der findes masser af metoder til at skabe et godt møde. At sikre sig et effektivt resultat af mødet, er hvad det handler om. Men hvad er et 'effektivt' møde? Det kan koges ned til tre ting:
1. At mødet objektivt opfylder de mål der er sat for mødet.
2. At mødet tager et minimum af tid.
3. At deltagerne føler, at de har deltaget i et fornuftigt forløb med et konstruktivt formål.
Hvis du strukturerer din mødeplanlægning omkring disse tre grundlæggende kriterier, bliver resultatet et effektivt møde.
Mødets mål
Et effektivt møde tjener et formål. Det handler om at opnå det ønskede resultat. Det er vigtigt at kende de mål der er sat. Alt for ofte indkalder folk til et møde for at diskutere noget uden virkelig at overveje, hvad et godt resultat ville være. Derfor bør man gøre sig klar over følgende:
Ønsker du at der tages beslutninger?
Ønsker du at der skal genereres ideer?
Ønskes statusrapporter?
Skal der kommunikeres?
Ønsker du at lægge planer?
Alle disse spørgsmål er eksempler på mødemål. Inden du foretager nogen mødeplanlægning, skal du fokusere på dit mål.
For at finde frem til hvad dit mødemål er, kan du udfylde denne sætning:
”Ved afslutningen af mødet vil jeg have gruppen til at … ”
Med slutresultatet klart defineret, kan du derefter planlægge indholdet af mødet og afgøre, hvem der skal være til stede.
Brug tiden klogt
Tiden er en værdifuld ressource, og ingen ønsker at spilde deres tid. Med den tid vi alle bruger på møder, skylder du dig selv og dit team, at strømline mødet så meget som muligt. For hvis man spilder tiden i et møde, er tiden spildt for alle der deltager. For eksempel, hvis en deltager er 15 minutter forsinket til et otte-personers møde, siger man, at den pågældende har kostet to timers tabt aktivitet.
Når du sætter mål for hvad der skal gennemgås på selve mødet, bør alt hvad der foregår på mødet handle om disse mål. Hvis det ikke gør det, er det overflødigt og bør ikke medtages.
For at sikre, at du kun dækker hvad der skal dækkes, og du holder dig til relevante aktiviteter, skal du oprette en dagsorden der kan sikre, at mødet holdes kørende på mål og tid.
For at udarbejde en dagsorden skal du overveje følgende faktorer:
Prioriteter - hvad skal absolut dækkes?
Resultater - hvad skal du nå på mødet?
Deltagere - hvem skal deltage i mødet?
Sekvens - i hvilken rækkefølge dækker du emnerne?
Timing - Hvor meget tid vil bruge på hvert emne?
Dato, sted og klokkeslæt – hvor og hvornår skal mødet finde sted?
Med en ide om hvad der skal dækkes - og hvor meget tid der skal bruges - kan du begynde at forberede de ting der skal udarbejdes på forhånd. Hvad skal deltagerne vide for at få mest muligt ud af mødetiden? Og hvilken rolle forventes de at udføre i mødet?
Hvis der er indkaldt til møde for at løse et problem, så bed deltagerne om at komme forberedt med en levedygtig løsning. Hvis du diskuterer et igangværende projekt, bør hver deltager have opsummeret hans fremskridt til dato, og kan dele informationen med andre.
At tildele et bestemt emne til diskussion til forskellige mennesker, er en anden god måde at øge engagement og interesse på. På dagsordenen skal du angive, hvem der vil lede diskussionen eller præsentationen af hvert emne.
Brug din dagsorden som din tidsguide. Når du bemærker at tiden løber ud for et bestemt emne, overvej at styre diskussionen således, at man kommer frem til en beslutning, eller alternativt: at udsætte diskussionen til en anden gang eller tildele det til drøftelse i et underudvalg.
Gør dine deltagere tilfredse
Når du har udarbejdet en dagsorden, skal du uddele den til deltagerne og få deres feedback og input. At køre et møde er ikke en diktatorisk rolle: Du skal være deltagende lige fra starten.
Måske er der noget vigtigt, som et teammedlem kan tilføje. Måske har du tildelt for meget eller for lidt tid til et bestemt tema. Der kan endda være nogle punkter du har medtaget, som allerede er afklaret og kan tages ud af listen til diskussion.
Uanset årsagen, er det vigtigt, at du får feedback fra deltagerne om din foreslåede dagsorden.
For at sikre maksimal tilfredshed for alle, er der flere ting, du bør huske på:
Hvis visse mennesker dominerer samtalen, skal du stille et spørgsmål til andre deltagere om deres ideer.
I slutningen af hver dagsorden skal du hurtigt opsummere, hvad der er blevet sagt, og bede folk om at bekræfte, at det er et retfærdigt resumé.
Bemærk emner, der kræver yderligere diskussion og opfølgning.
Læg mærke til kropssprog og foretag justeringer efter behov. Måske der er brug for en pause, eller du skal stoppe en deltager der taler for meget.
Sørg for, at mødet holder sig til emnet.
Nedskriv alle de opgaver, der genereres på mødet. Lav en notat af, hvem der er tildelt til at gøre hvad, og hvornår. Ved afslutningen af mødet opsummerer du hurtigt de næste trin og informerer alle, at du vil sende et referat.
Efter mødet er overstået, tager du tid til at debriefe og opsummere, hvad der gik godt og hvad der kunne have været bedre. Vurder mødets effektivitet ud fra hvor godt du opfyldte målet. Dette vil hjælpe dig med at forbedre din evne til at køre effektive møder.
Slutteligt udarbejdes referatet. Dette vil blive videresendt til alle deltagere og andre interesserede. Det er en oversigt over hvad der blev opnået, og hvem der er ansvarlig for at de aftalte handlinger udføres. Dette er en meget vigtig del, der ofte overses. Du har brug for en skriftlig oversigt over hvad der skete, sammen med en liste over handlinger, som navngivne personer har aftalt at udføre. Sørg for at nogen er udnævnt til at tage noter under mødet, hvis du ikke selv har tid til det.
Jannich Rindom om god møde-etikette
Udover de tre kriterier der er beskrevet ovenfor, nævner Jannich Rindom fra Phoner2Support, det vigtige i at huske visse spilleregler under mødet. Nogle få grundregler eller 'etiketter', der styrer måden man opfører sig på til et møde og som gør, at man undgår problemer, forvirring og tidsspilde.
God etikette dækker adfærd som fx timekeeping, brugen af bærbare computere og mobiltelefoner, spise og drikke under mødet, om du kan afbryde mens nogen taler, eller kun stille spørgsmål i slutningen, hvor du sidder osv.
Disse regler varierer alt efter virksomhedens kultur, din ledelsesstil og præferencerne for dit team. Nogle møder kan være mere formelle end andre, afhængigt af dagsordenen og hvem der deltager. Men at holde sig til disse grundlæggende standarder, kan hjælpe dig og dit team med at udføre møder på en mere professionel måde og bedre at nå frem til dit mål med mødet.
www.dinerhvervscoach.dk
Opret bruger