De kære receptionister

Mit første indlæg skal handle om min store udfordring hver dag. De er virksomhedens ansigt udadtil, altid søde og venlige. De fleste er effektive, men der er mange der trænger til en hjælpende hånd. 

Jeg har svært ved at forstå, hvorfor chefer og ledere ikke gør mere ud af at træne og effektivisere deres receptionister. De har så stor  indflydelse i virksomhederne – de er firmaets ansigt udad til. Det første, vi som kunder møder, når vi henvender os til virksomheden. Trods det, bliver jobbet ikke taget særlig alvorligt og udover et bedre førstegangsindtryk, så ville lidt effektivisering give dem en masse tid, til at lave noget andet, udover at tage telefonerne.  

Sådan er det helt sikkert ikke i din virksomhed, men sådan er det mange steder.

Der skal så små ændringer til – og det vil spare receptionen for 50 % i tid og jeg er sikker på at det vil give et meget bedre indtryk af  virksomheden. Telefonen vil blive taget meget hurtigere, samtalerne vil blive meget kortere og en del mere effektive.  
Her er et eksempel på hvordan det står til mange steder:

Receptionisten: Velkommen til Firma A
Mig: Hej du taler med Signe fra TopSupplies, træffer jeg Peter Andersen ?
Receptionisten: Nej det gør du ikke…
……tavshed….længe…..
Mig: Ok, Er han i møde, på ferie, syg eller ?
Receptionisten: Han er i møde
Mig: Hvornår er han tilbage fra mødet ?
Receptionisten: Han er færdig kl. 12.00 
Mig:  Ok, vil du lægge en besked om han skal ringe til mig ?  
Receptionisten: Ja, det skal jeg nok
Mig: Tak for hjælpen

Hvad ville det betyde hvis det lød som dette eksempel:

Receptionisten: Velkommen til Firma A
Mig: Hej du taler med Signe fra TopSupplies, træffer jeg Peter Andersen ?
Receptionisten: Nej, det gør du ikke lige nu, han er i møde og er tilbage kl. 12, skal jeg lægge en besked eller vil du selv ringe tilbage ? 
Mig: Tak, jeg ringer til ham senere.

Ville det betyde noget for dig, hvis du ringede til virksomheden  ?