Få success med din virtuelle assistent

En virtuel assistent kan spare dig for masser af tid og overtage mange kedelige rutineopgaver lige som vedkommende kan give dig adgang til nye kompetencer, du ikke har tid til at tilegne eller som du ikke mener, er relevante at du tilegner dig.

Men selv om der er mange gode grunde til at bruge en virtuel assistent, er det ingen garanti for at det bliver en succesfuld beslutning. I det følgende vil jeg kigge på, hvad du kan gøre for at det bliver en succes.

Start med at se indad

Det første trin er at analysere dit eget arbejde. Hvilke opgaver er det du laver i dag? Hvilken værdi tilføjer hver enkelt opgave til din virksomhed? Er det nemt at overdrage opgaven til andre og hvilke kvalifikationer bør de i så fald have? Hvordan har du det med at udføre opgaven? Er det en kedelig opgave du gerne vil slippe for eller nyder du at lave opgaven?

Lav en tabel med alle opgaverne i, og lav kolonner hvor du angiver værdiskabelse, hvor nemt de er at outsource, og hvor interesseret du er i at slippe for dem. Du vil nu se at det at det er meget lettere at vælge hvilke opgaver der skal outsources.

Dokumentér hver enkelt opgave

Når du har valgt hvilke opgaver du gerne vil outsource, er næste trin at dokumentere dem omhyggeligt. Vær opmærksom på, at hvad der er indlysende for dig, nødvendig ikke er indlysende for andre. Det gælder især hvis du outsourcer til en person, som kommer fra en anden kultur, men det kan lige så vel være en anden branche eller en anden uddannelse.

Kort sagt, at dokumentere dem omhyggeligt fra starten vil spare din for mange ærgrelser senere og sikre at personen du outsourcer til kan begynde at arbejde effektivt langt hurtigere og du vil spare tid svare på tvivlsspørgsmål.

Opsæt simple og overskuelige KPIer (Key Perfomance Indicator)

Det er vigtigt at du sætter nogle mål for produktivitet og kvaliteten af de udførte opgaver. At opsætte mål for ens medarbejdere eller samarbejdspartnere er slet ikke så nemt som man umiddelbart skulle tro. Opsætter man specifikke mål, kan man nemt opleve at der bliver suboptimeret, på bekostning af det overordnede mål.

Derfor er den bedste strategi at starte med nogle simple mål, som for eksempel et mål for hvor meget tid der må bruges på en bestemt type opgave. Du skal selvfølgelig følge op på at dette overholdes, samtidig med at kvaliteten er som du forventer.

Det er også vigtigt, at du forklarer hvorfor at det pågældende mål er valgt. Hvis du for eksempel har hyret en researche og skrive tekster i forbindelse med SEO, så forklar hvorfor at du ønsker en minimumslængde for teksterne. Dette vil betyde at målet giver mere mening og at din forfatter er mere motiveret for at opfylde målet.

Vær til rådighed

Især i starten er det vigtigt at du er til rådighed, hvis der skulle opstå tvivlsspørgsmål, ligesom du løbende bør følge op på opgaverne.

Dette er dels for at vedkommende ikke går i stå og venter på at du svarer. Vær opmærksom på at i mange kulturer vil man ikke begynde at kigge på hvad man ellers kan lave. Man vil bare vente til man får besked på hvad man skal gøre.

Den anden grund er, at du sikrer dig at opgaven bliver løst som du forventer, frem for at vedkommende kører ud af en forkert tangent. Til frustration for begge partner.

Følg op

Det er vigtigt at du følger op. Gør det til en regelmæssig fast procedure. Arbejder vedkommende for dig fuldtid, så lav en fast ugentlig feedback session, og arbejder vedkommende for eksempel kun en gang om ugen, så gør det til en månedlig begivenhed.

Uanset hvad, er det vigtigt at du altid klart og tydeligt fortæller hvad du forventer, og hvor du forventer forbedringer.

Sådan kommer du videre

Vi tilbyder outsourcing til en lang række opgaver, så hvis du søger noget specifik er du altid velkommen kontakte os. Vi hjælper også gerne hvis du sider med nogle konkrete problemstillinger. Vi er som regel i stand til at finde nogle skarpe priser. Du kan læse meget mere her: