Tip #1 HOLD (NÆSTEN) ALDRIG MØDER

111 TIPS - Arbejd mere effektivt

TIP #1 HOLD (NÆSTEN) ALDRIG MØDER

Pas på med møder, da de sjældent er den mest effektive måde at arbejde på.

Det største problem med møder er, at det er så accepteret og ”positivt ladet” lige at sætte sig og snakke tingene igennem. 

Øeee, kan vi klare det via e-mail i stedet?
Det lyder som udgangspunkt fornuftigt at holde møder. Vi er vant til samtale og til at lytte til andres synspunkter. Problemet er blot, at vi i dag har andre og langt mere effektive kommunikationsværktøjer som fx e-mail. 

E-mails sparer tid
Et argument for et møde er typisk, at så slipper vi for alle de e-mails frem og tilbage. Og allerede her hopper kæden af. Lad os antage, at en drøftelse trækkes så langt som 8 – 10 e-mails frem og tilbage. Det kan virke af meget, men er det jo slet ikke. Mange af de e-mails har taget under et minut at sende/besvare. Og dit samlede effektive tidsforbrug på sagen ender med at være maksimalt 15 min. 

Møder på et kvarter
Undersøg, hvor ofte det sker, at dine møder er afsluttet på 15 min. Prøv at tage tid på det næste møde, som du synes er gået hurtigt. Vi gætter på, at det har taget ca. 30 min. Af samme årsag bør du have paraderne oppe, når én foreslår, om I ikke lige kan sætte jer i fem minutter. 

Møder gør ikke livet lettere
Det er da nemmere at sætte sig og få sagen afsluttet, end alle de forstyrrelser e-mails giver, tænker du måske. Også her må vi erklære os uenige, da e-mails bør besvares samlet to gange om dagen. Og husk også, at mange møder ender med, at formålet med samtalen – den endelig pris på varen og alle specifikationerne – ikke er en del af selve mødet, men først sendes på en e-mail bagefter. 

Telefonsamtaler også ok
Et fint alternativ til e-mails er korte telefonsamtaler, hvor der også kan belyses mange ting på kort tid. Men e-mails er nu vores foretrukne værktøj. Det er effektivt, du slipper for forstyrrelser og får aftalerne på skrift (se tip #128). Selv store beslutninger kan du tage udelukkende ved at sende e-mails frem og tilbage. Mange af vores store maskiner, ja selv én af vores bygninger, er købt uden at holde møder. Professionelle forhold kræver ikke møder Og flere af vores allerstørste leverandører har vi aldrig mødt. Hvorfor skulle vi? Vi har jo et professionelt forhold, hvor hver part overholder sin aftale. Det kræver som udgangspunkt ikke noget møde. 

Sælgernes skjulte agenda
Tricket ved møder er, at deltagerne har forskellige agendaer. Sælgere vil gerne på besøg og liiige have en kop kaffe og præsentere deres tilbud, for de ved, hvor effektive møder er til at skabe personlige relationer, hvilket som bekendt fremmer sælgerens chancer for et salg. Godt for sælgeren, ligegyldigt for dig, der jo helst skal træffe beslutninger på et rationelt grundlag. 

Møder er hyggelige
Medarbejdere kan også have en tendens til at sige ja til for mange møder. Måske fordi det for mange er et hyggeligt afbræk i hverdagen, hvor man lige kan sætte sig og sludre lidt. 

Vores brug af møder
Internt i firmaet sparer vi også på de fysiske forsamlinger. Det eneste programsatte møde er et månedligt møde for ledere og mellemledere, så vi er sikre på, at alle ved, hvad der foregår i butikken. Og det er sat til at vare under en time. Vi vil ikke have en kaffeklub, hvor vi bruger en hel formiddag på at snakke om løst og fast. 

Undtagelsen der bekræfter reglen
Møder er dog ikke altid dårlige. Eksempelvis er de gode til emner, hvor du har brug for en bredere diskussion. Det kan være forhandlinger med afvejning af de forskellige argumenter og løsninger eller brainstorm-sessions. Andre gange kan der være behov for den menneskelige kontakt, som møder giver. Det kan være medarbejdersamtaler eller fortrolige emner. Som mennesker har vi nogle gange brug for sociale relationer, som face-to-face møder giver.

---

Det var slut på tippet. Er vi gale eller geniale? Kunne du bruge tippet til noget?
Vi glæder os til at høre din kommentar.

Mvh. Esben Mols Kabell og Anders Grønborg