Jeg har tidligere skrevet om hvad et bilag er, men der kommer spørgsmål i de forskellige blogindlæg om bilagenes beskaffenhed. Derfor:
Du skal altid bruge det bedst mulige bilag.
God dokumentation
Dokumentation er normalt en kvittering for købet af dette eller hint. Det kan også være en kontrakt som forpligter dig til at betale f.eks. husleje hver måned, eller det kan være en ansættelseskontrakt hvor du forpligtes til at udbetale løn. Fakturaer, kvitteringer og kontrakter er god dokumentation.
Dårlig dokumentation
Dårlig dokumentation er bilag der ikke er dateret, hvor der ikke er navn på, eller hvor man ikke nøjagtigt kan se hvad der er købt. F.eks. er bilag fra nogle boghandlere bare forsynet med den oplysende tekst at der er købt ”bøger.” Uden at skrive om det er krimier eller faglitteratur. Så må du selv tilføje bilaget oplysning om hvad der er købt, og hvorfor det er købt. Du kan også tage et billede af bogen, så man kan se at det er faglitteratur, og lægge sammen med kvitteringen. Det styrker dokumentationen.
Dårlig dokumentation er også hvis der ikke er noget bilag, men man kan trods alt se at der er trukket penge på bankkontoen. Det er typisk udgifter til antivirussoftware og den slags, hvor man kan se der er trukket nogle USD eller EUR, men ikke se hvad der er købt. Så må du selv printe e-mailkvitteringen eller oplysninger fra hjemmeside når du køber, så man kan sammenholde printet med hævningen i banken. Hvis de findes. Er de rent undtagelsesvis blevet væk, så skriv en note om hvad der er sket, og hvad du har købt.
Gebyrer, private hævninger og andet hvor pengene går ud af banken: Da kan en kopi af bankkontoudtoget være et udmærket bilag. Også i forbindelse med indbetaling af allerede bogførte fakturaer er bankkontoudtoget anvendeligt som bilag.
Slet ingen dokumentation
Ingen dokumentation er når du betaler penge uden at få bilag. Det kan være på et kræmmermarked eller ved køb fra en privat mand. Du kan og skal altid kræve en kvittering. Ellers er SKAT i sin gode ret til at sige nej til fradraget. Både vedrørende skat og eventuel momsfradrag.
Styrk din dokumentation
Det kan ske at du ikke kan skaffe et bilag og alligevel ønsker et fradrag. I så fald kan du selv være med til at styrke dokumentationen. Skriv hvordan du bruger tingen. Tag et billede af tingen medens den bliver brugt i virksomheden, og læg dokumentationen sammen med overførslen fra banken eller kassen – og gør det med det samme, så er det gjort.