Bogføring, regnskab, moms, skat m.m.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

SusanneK.nu — Tue, 07 Apr 2009 13:14:49 GMT

Jamen så er det jo let nok at identificere ordren, så burde det ikke være nødvendigt at udskrive dem alle, men blot på en eller anden måde importere bankudtoget, eller integrere via api.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Sebastian Petersen — Tue, 07 Apr 2009 13:11:30 GMT

Ok.

Jamen på vores kontoudtog står der følgende for hver ordre:

"DKSSL 0204 457xxxxx8756"

Hvor 8756 så er ordrenummerte, går man ind i backend i vores system, kan man så bare søge på 8756, og så kommer kvitteringen for den ordre frem.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Thomas — Tue, 07 Apr 2009 11:42:15 GMT

enig, det kommer an på en konkret vurdering fra din bogholder af hvilke bilag der fortsat skal vedlægges på papir og hvilke bilag der hensigtmæssigt kan udlades udskrevet.

Forkert anvendt vil det blot medføre en masse spildt ekstratid til fremfinding af bilag og en frustreret bogholder.

Det er en ganske forfærdelig oplevelse at møde bogholderier hvor relevante bilag ikke kan fremfindes.

dbh

Thomas

Svar: Bogføring af webshop bilag?

SusanneK.nu — Tue, 07 Apr 2009 11:37:16 GMT

Sebastian. En ting er, hvad lovgivningen siger, en anden ting er hvad der er mere eller mindre påkrævet for at kunne lave et ordentligt bogholderi. Det er meget tænkeligt, at en bogholder har brug for alle dine købsbilag, og du måske kan undlade dine salgsbilag. Dette afhænger meget af, hvordan bankmaterialet fremstår. Er det tydeligt, hvilken faktura og hvem der har betalt et beløb, vil en bankpostering nok være nok, men står der blot et referencenummer, vil en bogholder have behov for at vide hvem denne reference dækker over, medmindre man har et fuldt integreret system, der eksporterer og importerer nødvendige data til og fra bogholderi/webshop, og automatisk udligner salgsfakturaer.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Thomas — Tue, 07 Apr 2009 11:33:47 GMT

s'lidt

Hvis du har muligheden, så gem bilagene som pdf'er i dit eget elektroniske arkiv. Så kan du ihvertfald sove roligt om natten og bogholderen kan selv søge bilag frem hvis der skulle blive brug for det

dbh

Thomas

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Sebastian Petersen — Tue, 07 Apr 2009 11:30:53 GMT

Mange tak Thomas! :)

Jamen sådan som jeg har forstået det så er der jo ingen grund til at pritne noget som helst ud. Tak

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Thomas — Tue, 07 Apr 2009 10:05:30 GMT

7.3 Opbevaringsmedier, krav og beskrivelse

Det er op til den bogføringspligtige selv at afgøre, på hvilket medie hun eller han vil

opbevare regnskabsmaterialet.

Har den pågældende imidlertid valgt at opbevare elektronisk, f.eks. indskanning,

mikrofilm eller anden lignende måde, er det en betingelse, at regnskabsmaterialet til

enhver tid skal kunne udskrives i klarskrift. Af sikkerhedsmæssige grunde kræves

det, at der løbende foretages back-up, og at disse med afpassede mellemrum kontrolleres

med hensyn til læsbarheden.

Der skal kunne udskrives i klarskrift uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger.

Opbevaringen kan ske i krypteret form, fordi en dekryptering i forbindelse med

udskrivningen i klarskrift ikke anses som bearbejdning, beregning eller tilpasning.

Genberegninger af sumtotaler for registreringer, moms-, rabat-, valuta- eller renteberegninger

m.v. er ikke tilladt

Her skal der foreligge dokumentation for registreringen

i form af et udskrevet eller elektronisk lagret bilag med oplysning om sumtotalen.

Hvis udskrivningen af elektronisk lagret regnskabsmateriale i klarskrift kræver tidligere

programversioner, skal sådanne programversioner gemmes og kunne anvendes.

Virksomheden kan i denne situation også vælge at udskrive alt sit regnskabsmateriale

før overgangen til nye versioner.

Benyttes som registreringssystem et relationsdatabasesystem, er det en betingelse, at

de data, som indgår i registreringerne fastlåses i samme form, som de havde på registreringstidspunktet.

Der kan alternativt dannes, lagres og opbevares et særskilt eksemplar

af de data, der ligger til grund for registreringerne.

Ved udskrivning i klarskrift forstås en udskrivning på papir eller mikrofilm i et læsbart

format, dvs. i et struktureret, overskueligt og entydigt forståeligt format. Såfremt

regnskabsmaterialet alene kan udskrives til en dataskærm (monitor) eller en

edb-fil, er lovens krav til udskrift i klarskrift ikke opfyldt. Her er det jo nødvendigt

for at læse regnskabsmaterialet, at man råder over et IT- system.

Lovens § 10, stk. 3

kræver, at systembeskrivelsen til at fremfinde og udskrive regnskabsmaterialet

Fra bogføringsvejledningen: http://www.eogs.dk/graphics/publikationer/bogfoer.pdf

Dbh

Thomas

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Sebastian Petersen — Tue, 07 Apr 2009 09:57:59 GMT

# loaded82

Efter hvad jeg nu har forstået, er det ikke nødvendigt at printe bilag ud.?

Men jo det kunne godt ske det var en bogholder man skulle ud og skaffe :) - Hvad ville det ca. koste for en bogholder per måned at bogføre ca 950salgsbilag og 50omkostningsbilag?

Og hvem vil i anbefale?

Hvis man ikke skal printe bilag ud er det ikke nødvendigt det er i nærheden vel.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

loaded82 — Tue, 07 Apr 2009 09:53:53 GMT

Hej

Som nogen af de andre nævner, så skaf dig selv en bogholder! Det vil gøre dit arbejde meget lettere :) . Jeg benytter selv Dandomain. Det eneste jeg gør er at printe mine bilag ud for hvert salg, og sætter dem i rækkefølge efter dato, så aflevere jeg det hele til min bogolder hvert kvartal.

Mvh

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Thomas — Tue, 07 Apr 2009 09:53:40 GMT

glemte lige:

Det er ikke et krav at bilagene ligger i mappen - de skal blot kunne reproduceres efterfølgende - og metoden incl. eventuelle koder til reproduktionen skal beskrives.

Mener kravet fremgår af bogføringsvejledningen.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Kim Malmberg — Tue, 07 Apr 2009 09:53:25 GMT

Hej

Importer banken over i et excel regneark.

Lav de nødvendige tilrettelser, gem som csv.

importer i et økonomisystem, f.eks SummaSummarum, og du eller din bogholder har klaret arbejdet på kort tid.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Sebastian Petersen — Tue, 07 Apr 2009 09:48:49 GMT

Hej igen,

Tak for svarene.

Det er en dandomain standard webshop.

Havde ikke tænkt på det med at lave en særskilt konto til norske salg, det var faktisk rigtig smart. Det kræver dog at PBS kan samarbejde i den sag, vil prøve at høre dem ad.

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Thomas — Tue, 07 Apr 2009 09:45:57 GMT

I mit tidligere virke har jeg assisteret en virksomhed med en (bogholder)løsning der på mange punkter minder om din.

Problematikken var følgende:

Nationale kunder, Internationale kunder - både EU med erhverv og private kunder, samt kunder udenfor EU.

Betaling: forud, kontant, Dankort, efterkrav og udenlandske betalingskort.

Varen sendes til kunder hvis betaling er kontant, betalingskort eller forudbetaling (ikke alle har betalingskort de kan bruge i danmark)

Hvis ingen betaling har fundet sted, så sendes pr.efterkrav.

I webshoppen anmodes kunderne om at angive landet hvortil forsendelsen sker og om kunden er privat eller virksomhed. Hvis kunden ikke angiver momsregistreringsnummer (DE, SE, GB osv osv) er kunden automatisk privat. Oplysningen bruger vi til at bestemme momskoden og placering i rubrik B eller C på momskortet.

Der er lavet en API fra webshoppen, således at økonomisystemet modtager betalingskortets transaktionsnummer (det skal vi bruge til udligning af faktura og betaling), kunden oprettes som debitor og vi har fuld historik på kundens salg. Derudover registreres betalingstypen (efterkrav udskriver automatisk en efterkravsblanket, dankort=fakturadokument, 3-land = andet dokument osv)

Betalinger indlæses fra banken automatisk - edb-manden har konstrueret en rutine der identificerer betalingstransaktionsnumre og laver dem til et debitornummer)

Ret kompliceret, men har også reduceret bogholderiet med 1-2 medarbejdere - og bogføringsarbejde i en webshop kan være enormt tidskrævende pga. af kombinationen af momskoder, betalingstyper og landekoder - og naturligvis mængden af bilag.

For dig vil det være vigtigt at vælge et system hvortil der kan programmeres API, så er du selv herrer over hvornår og i hvor stort omfang du vil implementere automatik. I sidste ende er det en vurdering om bilagsmængden stiger eller falder og om du vil bruge din tid på at løbe efter de administrative opgaver i bogholderiet, eller du í stigende grad vil automatisere processen.

Sørg også for tæt samarbejde med din revisor så i får 100% styr på momskoder og bogføring - og de forskelle scenarier der kan tænkes ind i problematikken

Det er nemmere at agere end reagere

Dbh

Thomas

Svar: Bogføring af webshop bilag?

Mogens Jørgensen — Tue, 07 Apr 2009 09:43:08 GMT

Hej Sebastian

Afhængigt af det system du bruger til din hjemmeside, kan der måske findes en automatisk løsning.

Men det kræver altså informationer fra din side om hvad du bruger til din hjemmeside/shop.

Kontakt mig på

tlf.: 61795118,

så kan jeg måske finde en løsning til en fornuftig pris du kan leve med

Mvh

Mogens Jørgensen

Easy Webhost

http://www.easywebhost.dk/

Svar: Bogføring af webshop bilag?

SusanneK.nu — Tue, 07 Apr 2009 09:38:36 GMT

Ja, jeg behøver jo nok ikke råde dig til at få dig en bogholder - den har du garanteret hørt før, men det vil ganske givet gå noget hurtigere for en professionel, men jeg tvivler på, at du får en bogholder til at fortsætte dit system i Excel

Udover, at din metode i Excel med ind og ud og færdig arbejde ikke lyder som at overholde bogføringslovens regler, ville jeg nu nok oprette en særskilt konto, hvor de norske kunder indbetalte. Jeg antager, at vi taler B2B. Derved kunne du importere kontoudtoget, og få de udenlandske (udenfor EU - Norge) salg skilt fra, hvorved du lettere kan få overblik over, hvilke oplysninger du skal angive på din momsangivelse rubrik C.

Endelig vil jeg da godt give udtryk for, at bogføring TAGER tid - det er derfor der er så mange der outsourcer funktionen.