Medarbejdere, samarbejdspartnere, rådgivere, investorer m.m.

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Rikke Kiil — Tue, 28 Nov 2006 09:26:00 GMT

Hej Kenneth

Vil gerne give mit forslag en chance. Jeg har nu sidet og læst div.
indlæg, svar og forslag igennem og der er nogle gode pointer i nogle af
dem. Hvis jeg har forstået det ret, så er en vicevært en mand/kvinde
med mange talenter, en der arbejder alene og en som beboerne skal føle
sig trykke ved.

For at beboer kan føle sig trykke ved ham/hende er der nødt til at være
tid til at pleje og vedligeholde de gode relationer, den tid kan man
ikke måle. Den skal dog være der da beboerne skal føle sig trykke ved
at lukke viceværten ind i deres lejligheder og trykke ved at møde
ham/hende i nabolaget.

Et forslag til at have en overskulig måde at registrere arbejdet på,
kan være så simpelt som når viceværten tager fra kontoret, laves der en
registrering af opgaven, hvor den er og hvad det drejer sig om. Når
viceværten så vender tilbage til kontoret skriver han tidspunkt på og
om opg er fuldført eller om der skal bestilles noget hjem etc.

Når du bestemmer dig for hvilken måde du vil have tingene i skema på,
må du huske at det er din forretning og den lever af kunderne og i
dette tilfælde er det dine beboer. Det betyder at du skal levere en
service til dem, som de sætter pris på og kan bruge til noget. Hvem er
det der er i kundekontakt? Viceværten? Dig? Og stil dig selv det spg,
hvad ville du forvente af service der hvor du har dit hjem, trykhed? at
der er penge i "lortet" eller hvad?

Viceværten er i mine øjne din service, din kontakt og den der levere kundpleje.

Med venlig hilsen

Rikke Kiil

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Lars C — Sun, 29 Oct 2006 01:52:00 GMT

Dato: 28-10-2006 10:32:35 Forfatter: sandfær-andersen

Som grafiker har jeg arbejdet hos bl.a. Phønix-Trykkeriet i Århus (nu Scanprint). Her taler vi om kreative mennesker, så det gør en ting, men derfor skulle tiden stadig registreres på hver enkelt kunde. Medarbejdere, der ikke har prøvet det før, vil altid protestere over at skulle til at registrere sin tid. Men det er nu engang nødvendigt for at kunne lave opfølgning på opgaven og prisen på denne, uanset hvilken opgave og hvilken pris der tales om.

Derfor er det også meget vigtigt at understrege, at det ikke er for at genere folk eller for at tjekke dem et vist sted, at man indfører tidsregistreringen - det er for at kunne drive en fornuftig virksomhed.

Hvis folk i forvejen er glade for deres job, og ledelsen har en god føling med det hele, er det som regel ikke et problem at indføre disse systemer. Men man er nødt til at være efter kreative mennesker - forstået på den måde, at de vil sløse med tiden, hvis ikke der laves opfølgning på det. De vil også irritere sig over, at de pludselig skal til at bruge den ekstra tid på registreringen, som nu engang er der. Specielt hvis de har meget travlt.

Som ledelse er det derfor meget vigtigt at tage MUS-samtaler med sine medarbejdere og sørge for at lade dem komme til orde og lytte. Måske skal man gøre det lidt tiere i en indkøringsperiode, så folk føler, de bliver hørt. Det kan være, de selv har forslag til, hvordan registreringen kan foretages, og hvis man har tillid til sine medarbejdere, kan man måske love en gulerod efter en vis tid, hvis registreringen fungerer og giver de ønskede resultater. Så bliver det til et samarbejde at få tiden registreret i stedet for noget, der bliver hevet ned over hovedet på folk.

Mit gefühl kommer man langt. Det er dog også vigtigt at gøre klart, at systemet er kommet for at blive, og såfremt det ikke fungerer, bliver ledelsen nødt til at agere mere bussemand, end det ellers er ønskeligt for begge parter...

Kære Bettina,

Du har fuldstændig ret.

Den eneste måde man kan få ethvert samarbejde til at fungerer optimalt på, er ved gensidig respekt overfor hinanden og de givne forudsætninger.

Med venlig hilsen

Lars C

www.plbrake.dk

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Anonymous — Sat, 28 Oct 2006 08:33:00 GMT

Dato: 24-10-2006 22:19:46 Forfatter: Lars C
Hej Kenneth,

En handy-man eller en altmuligmand, er som beskrevet en der kan mange ting, men som samtidigt er nødt til at være meget kreativ og derfor også har meget spildtid. Prøv at tænke over at en handy-man også har en faglig stolthed. At få følgeskab af en administrativ, der ikke fatter en meter af hvad der skal laves, og som blot skyder fra hoften med gode råd om dette eller hint, er en pestilens og en tankebryder som blot gør arbejdet endnu mere svært. Hvordan forsvarer man som handy-man i et skema, at en opgave som en udlært blikkenslager ville bruge 2 timer på, men som en handy-man skal bruge 3 timer på?

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Anonymous — Fri, 27 Oct 2006 23:25:00 GMT

Hej Kenneth Lund,
vores virksomhed har produkter til kommunikation mellem administrator, bestyrelser, viceværter og beboere i ejerforeninger, lejerforeninger og andelsforeninger.

Vores produkt OpiinDoc Beboerportal indeholder time og sagsregistrering for viceværter og det er vores erfaring at det er muligt at få denne handyman begejstret.

Det er ikke altid at viceværter er omstillingsparate og nogle gange kan det være en udfordring at engagere grå guld i nye tiltag.

Har I samme problem efter at viceværten sagde op? Hvis behovet stadig er gældende vil jeg meget gerne vise at vi kan hjælpe dig.

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

bager — Wed, 25 Oct 2006 05:57:00 GMT

Hej Kenneth,

jeg har et lille firma, hvor vi løser lign opgaver for udlejere / administratorer og boligforeninger

måden jeg gør det på er altid med angivelse af tidsforbrug, om det er fælles arealer, lejligheder

ect.

nogle ting ( trappevask, gårdfejning, rengøring af vaskerier) kører som fast månedspris

planlagte opgaver, facaderensning, diverse opgaver på fællesarealer bliver udført efter tilbud som altid holder 100%

ad hoc opgaver kører efter timeforbrug med reg. af adresse/dato/tidspunkt, lejemål samt hvilken opgave der er løst

i nogle tilfælde er det udlejer der rekvirere os i andre har vi direkte kontakt med lejere

vi kan herigennem se hvilke opgaver der er løst hvornår, af hvem m.m. - også om 1 år eller 2

så hvis opgaven er tilbagevendende kan vi se intervallet og evt ændre proceduren til en længerevarende løsning.

i boligforeninger kører vi ofte på rekvisition, rekvisitionen faxes/mailes til boligforening inden opgaven påbegyndes med ca angivelse af pris

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Henning Buddig — Tue, 24 Oct 2006 21:07:00 GMT

Dato: 24-10-2006 21:07:26
Forfatter: klp29
Martin :) Jeg tror du misforstår..... Henning mener ikke dig, men VORES vicevært :)

Rigtigt, viceværten, altmuligmanden i dit ejendomsfirma, som tråden omhandler.
Iøvrigt, undrer det mig hvis Martin Thorborg ikke har hørt om Lars Kolind, tidligere direktør for Oticon.
Han er meget berømt for at opnå gode resultater i virksomheden ved at indføre gode vilkår for personalet.
Henning Buddig

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Lars C — Tue, 24 Oct 2006 20:20:00 GMT

Hej Kenneth,

En handy-man eller en altmuligmand, er som beskrevet en der kan mange ting, men som samtidigt er nødt til at være meget kreativ og derfor også har meget spildtid. Prøv at tænke over at en handy-man også har en faglig stolthed. At få følgeskab af en administrativ, der ikke fatter en meter af hvad der skal laves, og som blot skyder fra hoften med gode råd om dette eller hint, er en pestilens og en tankebryder som blot gør arbejdet endnu mere svært. Hvordan forsvarer man som handy-man i et skema, at en opgave som en udlært blikkenslager ville bruge 2 timer på, men som en handy-man skal bruge 3 timer på?

Hvis I endelig finder en person der bare kan det hele, selvfølgelig lidt langsommere end den faglærte - men som betyder at I ikke skal ringe til 5 eller 10 forskellige håndværkere hver uge, idet I blot kan overlade de forfaldne opgaver til jeres handy-man - så hold fast på denne person, og prøv at se lidt mere fleksibelt på sagen. Jeg kan sagtens sætte mig ind i tankegangen hos en handy-man der bliver sat stolen for døren, ved diverse krav som mest er beregnet for at lette opgaverne hos de administrative.

Mit forslag er, at jeres handy-man udstyres med en PDA der er i trådløs kontakt med kontoret realtime. Når en kunde forlades, gives der besked om opgaven er færdig eller om der mangler noget, via en kort besked på PDA''en. Regn altid med at en handy-man skal bruge 50% ekstratid, så er I dækket ind. Regn også altid med at håndværkertilbud overskrides med 25%, det er en god tommelfingerregel. Skulle det være mindre, er det fint.

Blot mine 5 cent

Med venlig hilsen

Lars C

www.plbrake.dk

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

klp29 — Tue, 24 Oct 2006 19:07:00 GMT

Martin :) Jeg tror du misforstår..... Henning mener ikke dig, men VORES vicevært :)

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Martin Thorborg — Sun, 11 Jun 2006 20:07:00 GMT

Dato: 6/11/2006 9:55:50 PM Forfatter: Henning Buddig Jeg fristes næsten til at tro, at viceværten er inspireret af den megen omtale af Lars Kolind i både radio og TV,
og måske har læst bogen kolindkuren
Da jeg hørte Lars Kolind i radioen for nylig, tængte jeg igen på denne tråd.
Jeg synes absolut, at hans holdninger er relevante her.
Henning Buddig

Der må jeg melde hus forbi. Jeg har aldrig mødt ham og jeg har aldrig læst så meget som en linje af det han skriver. Men han er da sikkert både klog, rar og visionær.

Dbh Martin

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Henning Buddig — Sun, 11 Jun 2006 19:56:00 GMT

Jeg fristes næsten til at tro, at viceværten er inspireret af den megen omtale af Lars Kolind i både radio og TV,
og måske har læst bogen kolindkuren
Da jeg hørte Lars Kolind i radioen for nylig, tængte jeg igen på denne tråd.
Jeg synes absolut, at hans holdninger er relevante her.
Henning Buddig

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Amjad Halim — Sun, 11 Jun 2006 09:43:00 GMT

Det lyder sgu trist, men desværre forudsigeligt. Har selv haft et vikarbureau med 300 vikarer, så kender lidt til den ukendte faktor, mennesket.
Det er svært at ændre på kulturen, når den først er grundfæstet i medarbejdernes bevidsthed. Hvor god er man selv til at ændre på dårlige vaner? Min pointe er, at hvis man ville ændre på kulturen fra den ene dag til den anden, så må man forvente en reaktion.

Hvad med at hyre to, eller tre seniorer (eller indvandrere), og få offentlige tilskud, eventuelt på nedsat tid? Folk fra den generation sætter tit en ære i pligtopfyldeles. Med flere mand slipper I også for at være i lommen på én medarbejder, og medarbejderne får lidt kollegialt liv, som der sikkert ikke var alt for meget af før.

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

CBS Malerseskab ApS — Sun, 11 Jun 2006 07:26:00 GMT

Han var vist ikke den rette til jobbet, hvis der ikke skal mere til at han føler sig presset!

For mig lyder det som nogle gode forslag.

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

klp29 — Sun, 11 Jun 2006 07:06:00 GMT

Først vil jeg gerne beklage at jeg ikke har fået vendt tilbage til tråden før nu, men tak for jeres mange forslag! Det viser virkelig styrken af Amino!

Dernæst til forklaringen om hvad vi gjorde og hvad status er:

Helt fra starten af ansættelsen, har vi ved flere lejligheder forklaret viceværten, at vi skulle nå frem til en løsning, hvor det var muligt for os at registrere (og dermed bogføre) tidsforbruget og indkøbene til de enkelte ejendomme/lejemål. Der har derfor altid været åbenhed fra vores side om, at vi ville have styr på arbejdstiden og indkøbene.

Løbene hen over det sidste halve år, har vi derfor indført:

1. En rekvisitionsordning, hvor alle indkøb over en passende bagatelgrænse, skal have en rekvisition fra kontoret. Det har betydet at flere småindkøb er blevet samlet til færre større (fordi der er kommet mere fokus på alle "klat-indkøbene" og dels at vi har opdaget, at mange tilbud fra håndværkere ikke holder (de bliver alt for ofte 10-20% højere end lovet)

2. En kalenderordning, hvor vi hver morgen kl. 8 mødtes med viceværte og gennemgik dels foregående dags opgaver samt kommende dags opgaver. På den måde var kalenderen hele tiden opdateret og alle havde det fulde overblik over HVAD tiden gik med.

........og vupti sagde viceværten op, for "det diktatur kunne han ikke leve under" :)

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

CBS Malerseskab ApS — Sun, 16 Apr 2006 20:08:00 GMT

Hej Kenneth.

Der er kun en måde at holde styr på hvor han har været hvor længe, og det er ved at han skriver hans tider og arbejdssteder ned hver eneste dag!

Det kan godt være det lyder hårdt at sige at ellers får han ingen løn, men det er jo en forretning i køre ikke!

Hvis de glemmer det hos mig vil jeg da ikke betale dem løn, så de glemmer det kun en gang!

Men derfor kan det sagtens være at jeres handymand har så meget at lave, at i måske skulle køre med ham rundt engang imellem for at se hvad det lige er han laver og hvordan!

Måske i kan komme med ideer til hvordan han kan gøre nogle ting mere effektivt, og på den måde nå flere opgaver hver dag!

Eller måske finder i ud af at han knokler for at nå alle opgaverne før fyraften?

Men skal han skrive timeforbrug og arbejdssteder ned hver dag, skal i jo også regne med at det tager lidt tid

Med venlig hilsen

Nickolei

Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug

Amjad Halim — Sun, 16 Apr 2006 16:37:00 GMT

Desværre oplever vi, at det er meget svært at håndtere tids- og ressourceforbruget. Der kommer løbende opgaver ind fra lejere - alt lige fra akutte ting (''Det sprøjter ud med vand fra fyret!'') til opgaver omkring vedligeholdelse og forbedring af ejendommene. Vi har flere gange haft forskellige forventninger til de udgifter og ressourcer, det puttes i stillingen. Viceværten mener, at han ''slet ikke kan nå alle de opgaver''

Hej Kenneth

Jeg laver i øjeblikket konsulentarbejde for en softwarevirksomhed, som har et tids- og ressourceplanlægnings sofware, som godt kunne lyde som noget du kunne bruge. Du kan jo tjekke det ud og se om det er noget for dig: www.simpleday.dk