Diverse administration hjælp

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Brian Reinhold Jensen — Mon, 15 Aug 2011 08:44:17 GMT

Ken Lynggaard:
Nu kommer jeg så, til mit spørgsmål - Har du et trick eller bruger du selv et program / En metode
for at holde styr på alle dine e-mails og beskeder??

Jeg har opdaget at den største tidsrøver er at åbne og lukke samme mail mange gange, så jeg har meget fokus på kun at have fat i hver mail en gang inden jeg beslutter hvad der skal gøres ved den.

Jeg har lavet et lille blogindlæg om at bruge indbakken til opgavestyring, eller mere korrekt hvordan og hvorfor du skal undgå det.

Kort fortalt så har jeg fire muligheder når jeg læser en mail:
Sortér i undermappe til senere behandling
Slet uden at have læst
Læs og: Slet, arkiver, besvar og slet, uddeleger-videresend og slet
Gør nu og slet så.

Selve sorteringen har jeg automatiseret så meget som muligt ved hjælp af regler (i outlook) over i fire mapper:
1. Handling, til ting der kræver at jeg gør noget ved det.
2. Arkiveres, ja den siger sig selv
3. Dagligt nyt, til mails fra maillister jeg gerne vil holdes opdateret på dagligt.
3. Ugenyt, mailllister jeg læser en gang om ugen.

Håber det giver dig inspiration til at få orden i indbakken, og en tom indbakke hver dag :-)

/Brian

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Celgaard — Mon, 08 Aug 2011 22:55:48 GMT

Super løsninger!! Sidder selv med en indbakke spækket med hovedsageligt usorterede emails

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Søren Sjøgren — Mon, 08 Aug 2011 21:12:26 GMT

Jeg læser mine mails på telefonen. Langt hovedparten kan jeg svare på med det samme. Når der er svaret på dem sletter jeg dem fra telefonen. På den måde er indbakken altid tom. Som Kim Dolleris foreslår, så checker jeg min mail et par gange om dagen, når jeg også har tid til at svare: I praksis; til middag, om eftermiddagen og om aftenen.

Er der mails jeg har et stort behov for at gemme: Fx en aftale om et foredrag, så sender jeg mailen til min notesbog i Evernote, og følger op på den når knægten er gået i seng om aftenen.

På min computer sletter jeg de mails jeg ved jeg ikke skal bruge. Resten bliver liggende i indbakken - og så bruger jeg søgefunktionen til at finde oplysninger tilbage i tiden. Jeg havde tidligere et stort system med en masse mapper, men det medførte mere arbejde og mindre overskuelighed for mig.

Jeg har brugt lidt tid på at luge ud i unødvendige nyhedsbreve mv. Det tog tid, men det har reduceret kraftigt i støjen.

Søren

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Hans Stokholm Kjer — Mon, 08 Aug 2011 21:02:38 GMT

Simon Kristensen:

Marcel Fuursted:

Nu bruger jeg selv Macbook Pro, godt nok - men sådan som jeg gør, hvis jeg overhovedet ikke kan besvare mailen eller løse den her og nu; jeg trækker mailen (fra programmet Mail.app) over i kalenderen (iCal.app) på dét tidspunkt hvor jeg lige føler for den skal besvares. Og hvis jeg så ved at der skal undersøges noget, vurderer jeg tiden der skal bruges på det og sætter dette i kalenderen også :)

Faktisk er kalenderen mit overordnede værktøj til forretningen :)

Det var godt nok et smart trick du der kom med

Det vil jeg helt sikkert bruge til at holde styr på mine mails med.

Simon

Virker også i Outlook - jeg gør det hele tiden.
De kan også trækkes over i opgaver, hvis du foretrækker det.

Venlig hilsen

Hans

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Simon Kristensen — Mon, 08 Aug 2011 20:44:11 GMT

Marcel Fuursted:

Nu bruger jeg selv Macbook Pro, godt nok - men sådan som jeg gør, hvis jeg overhovedet ikke kan besvare mailen eller løse den her og nu; jeg trækker mailen (fra programmet Mail.app) over i kalenderen (iCal.app) på dét tidspunkt hvor jeg lige føler for den skal besvares. Og hvis jeg så ved at der skal undersøges noget, vurderer jeg tiden der skal bruges på det og sætter dette i kalenderen også :)

Faktisk er kalenderen mit overordnede værktøj til forretningen :)

Det var godt nok et smart trick du der kom med

Det vil jeg helt sikkert bruge til at holde styr på mine mails med.

Simon

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Martin Jørgensen — Mon, 08 Aug 2011 20:22:46 GMT

Som kim var inde på med de 2 min, har han sikkert læst Getting things done

Jeg kan virkelig anbefale at du bruger GTD systemet også til din helt andmindelige vejrdag.

http://www.davidco.com/
http://www.saxo.com/dk/item/david-allen-getting-things-done-paperback-2.aspx

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Hans Stokholm Kjer — Mon, 08 Aug 2011 20:12:40 GMT

Mikkel Smith:

Jeg prøver faktisk også at sortere mine sendte mails i undermapper - efter hvilken kunde/opgave osv. Det tager lidt tid, men det er super prof hvis en kunde ringer. Jeg har hele vores korrespondance foran mig på 1 sek...

Outlook kan indstilles til at placere svarmails i samme mappe, som den mail, man svarer på. På den måde har man hurtigt styr på hele kommunikationen.

1. sortér mails til de rigtige mapper, i den takt, de kommer ind.
2. mails som ikke skal gemmes besvares og slettes med det samme
3. gemmemails besvares fra deres mappe.

Mit mappetræ i Outlook ligner mit mappetræ i "Dokumenter" i sin struktur.
Når jeg når en grænse for mailboxens størrelse, køber jeg mere plads. :-)

mvh Hans

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Marcel Fuursted — Mon, 08 Aug 2011 20:05:26 GMT

Nu bruger jeg selv Macbook Pro, godt nok - men sådan som jeg gør, hvis jeg overhovedet ikke kan besvare mailen eller løse den her og nu; jeg trækker mailen (fra programmet Mail.app) over i kalenderen (iCal.app) på dét tidspunkt hvor jeg lige føler for den skal besvares. Og hvis jeg så ved at der skal undersøges noget, vurderer jeg tiden der skal bruges på det og sætter dette i kalenderen også :)

Faktisk er kalenderen mit overordnede værktøj til forretningen :)

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Mikkel Smith — Mon, 08 Aug 2011 19:38:27 GMT

Enig - kun verserende mails i indbakke. Besvarede emails eller emails der ikke skal besvares - flyttes til én eller flere undermapper.

Hvis man har mange mails i indbakken - og ikke vil bruge mapper - så kan man bruge "flags". Der kan sorteres efter dem og der kan sættes reminder på.

Jeg prøver faktisk også at sortere mine sendte mails i undermapper - efter hvilken kunde/opgave osv. Det tager lidt tid, men det er super prof hvis en kunde ringer. Jeg har hele vores korrespondance foran mig på 1 sek...

Men indrømmet. Det sker også at min mailbox sejler...som her efter ferien...av av

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Sonny Wolf Jensen — Mon, 08 Aug 2011 19:25:04 GMT

super initiativ! Har lige ryddet min indbakke Thorborg style: Marker alt -> Slet!

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Kim Dolleris — Mon, 08 Aug 2011 18:44:46 GMT

Der findes mange metoder - jeg ved heller ikkenhvilke der passer i mitnarbjdaflow, men som udgangspunkt skal su tænke at ingen forventer at du svarer med det samme. Du kunne jo være i nøde, syg eller dybt begravet i et projekt der kræver 100% opmærksomhed.

Så tjek dine mails når du har tid til at svare; sæt f.eks. Tid af 3 gange dagligt - kl 8.30 når du starter op, kl. 12.30 efter frokost og kl 15 sidst på dagen.

Mails der tager 2 min at svare på - svarer du på med de samme sammen med mails der haster. Mails der kræver mere opmærksomhed propper du i en slags action-mappe som du har en anden plan for - fx om aftenen (man er vel altid lidt på arbejde ;)). Lidt som Rune skriver.

Prøv at holde indbakken tom - den stesser når den er proppet med mails (som du jo allerede har taget action på)..

Jeg er ikke selv for god til at holde tiderne og tømme indbakken, men jeg har da hørt om 'getting things done' ;)

Anywho - Håber du kan bruge det noget...

Beklager typos - skriver fra tablet :)

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Rune Jensen — Mon, 08 Aug 2011 16:43:08 GMT

Jeg får selv et hav af e-mails dagligt, og bruger min indbakke som sekundær to-do liste. Alle ulæste, skal der følges op på. Jeg går dem typisk igennem nogle gange om dagen, og sørger for at få behandlet alle e-mails der kan behandles på under to minutter, med det samme. Resten tager jeg efter prioritet.

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Nyide — Mon, 08 Aug 2011 16:39:41 GMT

Hej Ken

Sådan gør jeg:

Sletter dem der ikke rager mig.

Putter dem som jeg skal bruge senere hen i en mappe kaldt Gemte

Også køre jeg konkurrence på min side, dem smider jeg i "Deltagere"

Resten besvare jeg også smider dem ud :)

Hilsen

Emil

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Ken Lynggaard — Mon, 08 Aug 2011 16:35:47 GMT

Tusinde tak for jeres svar!

Ja der er nok ikke meget andet at gøre, end at smide dem i mapper osv. :-)

Ha' en fantastisk aften!
Med venlig hilsen
Ken Lynggaard

Svar: Hvordan holder du styr på dine emails?

Romanovich — Mon, 08 Aug 2011 16:19:22 GMT

Prøver at besvare mail med det samme, ellers har jeg det med at glemme.. Ud over dette så laver jeg mapper til alt ud over spam, som ryger på den anden side af hegnet inden det når at lande..