Bogføring, regnskab, moms, skat m.m.

Svar: Mange korte bogføringsspørgsmål

Niels Larsen — Mon, 06 Apr 2009 10:55:06 GMT

Ja, din forklaring til spørgsmål 1A. er klart nemmere at forstå.

Vedr. 5A. Den private andel af telefon på kr. 1.840 (2009-priser), gælder det for telefon, abonnement eller samtaleomkostninger? Hvis jeg kun køber en mobiltelefon (og betaler for abonnement og samtaler privat), skal den så behandles som et ”almindeligt” aktiv, eller er der specielle regler netop for en mobiltelefon?

I 6C. mente jeg om betalingsdato (ej momsdato) kan bogføres i forkert momsperiode, men ud fra tidligere svar tror jeg at jeg kan gætte mig til svaret:

6C. Kan betaling altid bogføres på fakturadato/bondato hvis der er ”få” dage mellem betalingsdato (f.eks. den dag penge trækkes fra banken) og fakturadato/bondato hvis faktisk og bogført betalingsdato ligger i samme regnskabsår, men ikke nødvendigvis i samme momsperiode? (F.eks. hvis jeg en faktura med fakturadato d. 29. juni bliver betalt d. 2. juli og en ny momsperiode starter d. 1. juli, kan betaling så bogføres sammen med udgiften på d. 29 juni?)

Ja, betaling kan bogføres i en anden momsperiode, men ikke i et andet regnskabsår. Dette gælder dog ikke selve omkostningen/indtægten, da den skal bogføres i korrekt momsperiode.

Generelt vedr. 7. Nogle af spørgsmålene handler om muligheden at ikke straksafskrive aktiver selv om de kan straksafskrives. Det har ikke noget med VSO at gøre, men er noget jeg vil benytte hvis jeg regner med at have en højere marginalskat årene efter udgiftsåret. I øvrigt vil jeg straksafskrive hvad som straksafskrives kan.

Jeg har yderligere et spørgsmål som jeg ikke er sikker på, men jeg har et gæt på et svar.

8J. Hvis jeg arbejder for en kunde under december 2008 (og arbejdet afsluttes i 2008) og laver en faktura i 2009 med fakturadato 05.01.09 og jeg vil/skal periodisere denne, hvordan skal jeg så bogføre?

Gæt til svar:

D. 31.12.08:

Kredit salgskonto 1010 (eller ny salgskonto ”igangværende arbejder”?)

Debit debitorkonto

D. 05.01.08:

Siden e-conomic ved bogføring af debitorfaktura krediterer salgskontoen og debiterer debitorkontoen skal posteringerne fra d. 31.12.08 udlignes for at undgå dobbeltposteringer:

Debit salgskonto 1010 (eller ny salgskonto ”igangværende arbejder”?)

Kredit debitorkonto

Derefter oprettes og bogføres debitorfaktura i e-conomic med fakturadato 05.01.08 (hvilket medfører kredit salgskonto 1010 og debit debitorkonto)

Skal der beregnes moms allerede pr. 31.12.08 og skal momsdatoen i givet fald fremgå af debitorfakturaen da fakturadatoen og momsdatoen er forskellige?

Vedr. 9A. så har du helt ret i at "3655 - Konsulentbistand m/moms" ikke er en standardkonto i e-conomic. Jeg havde helt glemt at jeg en gang selv havde oprettet den

Jeg har for tydelighedens skyld sat alle spørgsmål og svar sammen:

UDGIFTSBILAG OG BETALINGSBILAG

1A. Hvad skal jeg bruge som bilag til en købsfaktura/udgift, og hvilken dato skal jeg bogføre på ?

Man skal benytte regningen (fakturaen / bonen) som bilag. En købsfaktura kan bogføres på flere måder:

1. Du registrerer fakturaen i kreditormodulet (med bogføringstype kreditorfaktura) på fakturadatoen. Under forfaldsdato bruger du den forfaldsdag, der fremgår af fakturaen. Når fakturaen senere er betalt i banken, bogfører du betalingen pr. den faktiske betalingsdag. Husk at udligne kreditorfakturaen ved at benytte bogføringstype "kreditorbetaling".

Rent praktisk kan du - når du registrerer fakturaen i kreditormodulet - sætte fakturaen ind i en mappe i dato orden pr. betalingsdag. Når fakturaen så bliver betalt, tager du fakturaen ud af mappen, og bruger den som finansbilag.

2. Du registrerer fakturaen i kreditormodulet (som bogføringstype kreditorfaktura) på fakturadatoen samtidig med, at du bogfører betalingen, hvorved du kun har fat i købsfakturaen én gang. Dette gør du ved at vælgebetalingstype "kun postering" hvorved "forfaldsdato" erstattes med et felt der hedder "betalingsdato" (som så er den dag du betaler fakturaen).Systemet bogfører herefter automatisk i 4 posteringer med samme bilagsnummer (Debet driftskonto / kredit kreditorer pr. fakturadato + debet kreditorer / kredit bank pr. betalingsdato).

3. Du benytter ikke kreditormodulet, men bogfører købsfakturaen direkte i finanskladden ved at debitere driftskontoen og kreditere banken pr. betalingsdagen. Bemærk, at du skal være ekstra opmærksom ved årsafslutningen, hvor købsfakturaer i gl. år skal hensættes som skyldige kreditorer, hvis de først betales i nyt år. Disse kreditorer vil jeg anbefale at registrere via kreditormodulet, så de bliver korrekt periodiseret automatisk.

Kontoudtog benyttes som udgangspunkt ikke som bilag, medmindre det er renteudgifter / gebyrer til banken eller f.eks. privat hævet/indsat der skal bogføres, hvor man ikke har et reelt bilag.

1B. Hvilken form for bilag kræves ved privat betaling af indkøb til virksomheden?

Samme som hvis der blev betalt via virksomheden, hvilket forklares ved spørgsmål 1A. Ved selve bogføringen skal man huske at kreditere mellemregningskontoen i stedet for virksomhedens bankkonto.

1C. Hvilket bilag skal/kan benyttes ved overførsel mellem virksomhedens bankkonto og min private bankkonto samt ved brug af virksomhedens bankkonto til privat køb?

Et kontoudtog kan bruges, men bagsiden af en serviet kan også bruges. Sålænge det er i privat regi kræves ingen dokumentation, da det ikke berører virksomhedens drift.

BILAG, GENERELT

2A. Skal debitorfaktura som er oprettet og bogført i mit bogføringssystem også printes så jeg har bilaget i papirform sammen med øvrige bilag?

Nej, det er ikke nødvendigt

2B. Kan jeg benytte samme bilag (f.eks. et kontoudtog) til flere urelaterede posteringer?

Ja - får posteringerne forskellige bilagsnumre, der ligger langt fra hinanden, f.eks. nr. 42, 77, 80 osv, ville jeg tage kopi af kontoudtoget. Ligger de sammenhængende, vil jeg blot skrive 42-50 f.eks. på bilaget.

2C. Hvis 2B. besvares bekræftende, kan jeg så selv vælge mellem at angive samme bilagsnummer på de urelaterede poster eller at angive forskellige bilagsnumre og derefter med en kuglepen skrive flere bilagsnumre på selve bilaget?

Ja, du kan godt bogføre med samme bilagsnummer. Problemet er, hvis posteringerne har forskellige datoer. Jeg vil ikke anbefale samme bilagsnummer til poster med forskellige datoer, medmindre de ligger tæt på hinanden og ikke ligger i forskellige perioder. Så kan jeg godt finde på at bogføre dem på f.eks. den sidste dag i posteringsrækken - men det hører til sjældenhederne.

2D. Hvis jeg kun en sjælden gang (f.eks. en på hundrede) har mistet et bilag for et indkøb og beløbet er under 1000 DKK, kan jeg så bogføre indkøbet almindeligt og som bilag benytte et papir med teksten ”Bilag bortkommet”?

Det ville jeg bestemt gøre, ja. HVIS skat skulle finde på at brokke sig, må man jo så æde den selv.

2E. Er følgende bilagsserier og nummerserier OK? (Numre i nummerserier bliver automatisk brugt som bilagsnummer for fakturaer, rykkere mv. Notér at bilagsserien for finansbilag ikke er den første serie.)

Fakturaer (inkl. kreditnotaer): 1 og opefter.

Rykkere: 3000 og opefter

Ordrer: 6000 og opefter.

Øvrige (finansbilag, kreditorfakturaer, betalinger): 9000 og opefter.

Ja, du kan bruge de nummerserier, sålænge serierne er ubrudt.

MOMS

3A. Kan jeg selv vælge mellem at bogføre omkostninger med forskellige momstyper (f.eks. ”indgående moms” og ”erhvervelsesmoms”) på samme omkostningskonto (f.eks. ”3604 – Edb-udgifter/software”) eller at oprette forskellige konti for de forskellige momstyper (f.eks. "3604 - Edb-udgifter/software m/moms", "3605 - Edb-udgifter/software m/erhvervelsesmoms" og "3606 - Edb-udgifter/software u/moms")?

Principielt ja. For overskuelighedens skyld ville jeg dog nok vælge at oprette særskilte konti til køb udenfor Danmark, da det letter dit momsregnskab og overblik betydeligt. Dine eksempler er fine, bortset fra, at 3605 og 3606 ville jeg kalde "Edb-udgifter/software indenfor/udenfor EU"

3B. Hvis 3A. besvares bekræftende, hvilken metode anbefaler I?

Som nævnt ved 3A, dvs. at have forskellige konti til forskellige momstyper.

3C. Kan jeg bogføre indgående moms for et køb over internettet hvor momsen ikke fremgår af købskvitteringen hvis jeg ved at der er påført moms (f.eks. hvis der på hjemmesiden står at prisen er inkl. moms)?

Principielt skal du henvende dig til sælgeren og meddele, at momsbeløbet skal fremgå, og at du beder om en ny faktura. Så principielt nej, men jeg ville måske gøre det. Afhænger af varens art, kundens art, beløbets størrelse og situationen generelt.

3D. Hvis der ved et køb (f.eks. af software) tilkommer porto/gebyr, kan jeg så selv vælge mellem at bogføre det hele på ”3604 – Edb-udgifter/software” eller at bogføre porto/gebyr på en separat konto for porto/gebyr? (Jeg ved godt at jeg skal huske at tage hensyn til evt. forskelle i momstyper.)

Principielt skal du bogføre skidt og kanel hver for sig. Så porto og gebyrer på dertilhørende konto.

3E. Hvis 3D besvares bekræftende, kan jeg så skifte mellem metoderne? (F.eks. ved at bogføre alt på samme konto hvis porto/gebyr er af samme momstype som varen men at bogføre porto/gebyr på en separat konto hvis momstyperne er forskellige).

Jeg kan ikke få øje på, at portoen kan indeholde moms, medmindre det er erhvervspakker, men så ville jeg kalde det fragt. Gebyret kan muligvis indeholde moms, hvis det er en administrationsomkostning f.eks (hvilket "portoen" jo så også kan). Men du skal nok overveje hvad du skriver i bogføringsteksten, da porto/gebyr som udgangspunkt ikke er momsbelagt. Jeg ville stadig bogføre det på hver deres konti, og har du mange "porto/gebyr" incl. moms, ville je oprette en særskilt konto for disse og kalde det fragt m/moms eller noget....

3F. Antag, at jeg har glemt at oplyse mit CVR-nummer ved køb fra udlandet (EU eller udenfor EU) og at prisen omregnet til DKK er 100 DKK + 25 DKK i udenlandsk moms. Skal jeg så behandle indkøbet på samme måde som hvis det var et momsfrit indkøb på 125 DKK, og dermed blandt andet bogføre 31,25 DKK i erhvervelsmoms?

hmmmmm Pas - er usikker på denne, og vil ikke give et halv-rigtigt svar

3G. Antag, at jeg har husket at oplyse mit CVR-nummer ved køb af faglitteratur fra et land udenfor EU og at ingen udenlandsk moms er påført, men at den danske told har påført/opkrævet 25% i importmoms. Skal jeg så bogføre indkøbet på konto ”3660 - Faglitteratur m/moms” med momskode I25 eller på konto ”3661 - Faglitteratur u/moms” og yderligere en postering for den indgående moms?

ditto

PRIVAT BETALING, INDSKUD OG HÆVNINGER

Nedenstående spørgsmål relaterer til disse konti:

6121 - Årets indskud, øvrige

6130 - Årets hævninger, kontant

6131 - Årets hævninger, øvrige

6135 - Mellemregning

4A. Hvad menes med ”øvrige” i ovenstående kontonavne?

Hvis du indskyder eller hæver noget, der ikke er reelle kontante penge, kan du putte dem på "øvrige". F.eks. privat andel telefon, kan du bogføre på "Årets hævninger, øvrige", hvis du ikke opretter en særskilt konto til den under EK.

4B. Er det OK at benytte konto ”6135 – Mellemregning ” til indskud, hævninger og privat betaling af køb til virksomheden og dermed aldrig benytte øvrige konti?

Ja, principielt er det tilladt, men jeg vil klart anbefale at udsplitte på flere konti for overskuelighedens skyld.

4C. Kan I anbefale en bedre metode end at bogføre alt på ”6135 – Mellemregning ” som beskrevet i 4B?

Jeg benytter 6135, hvis jeg har lagt penge ud for firmaet, eller har betalt noget privat fra firmakontoen. Hæver jeg kontanter (det som vi ikke må kalde løn), bruger jeg 6130 - det er aldrig sket, at jeg har indskudt noget . Disse 2 konti er de eneste du behøver at bruge, hvis du ikke gider bruge de andre.

4D. Er et kontoudtog uden nogen forklarende tekst udover hvad der fremgår af kontoudtoget tilstrækkeligt som bilag ved overføring af penge mellem virksomhedens konto og min private konto?

Ja, du skriver bare privat hævet eller privat indskudt i bogføringsteksten.

FORDELING MELLEM VIRKSOMHED OG PRIVAT

5A. Antag, at jeg i forvejen har en privat mobiltelefon og privat computerudstyr som er næsten lige så værdifuldt (hurtigt) som det jeg køber til virksomheden og at jeg ikke får nogen ekstra værdi ved at benytte virksomhedens udstyr privat. Antag yderligere, at jeg alligevel benytter virksomhedens udstyr til 75% privat alene for at blive fri for at skifte mellem virksomhedens og det private udstyr (f.eks. for at blive fri for at hver dag fjerne virksomhedens computerudstyr fra skrivebordet og sætte mit private computerudstyr op). Skal jeg så bogføre 25% af omkostninger/moms på virksomheden?

Ja - eller rettere, du skal bogføre 75% af omkostningerne (netto) som privat andel, da jeg antager, at hele omkostningen til køb og brug af virksomhedens udstyr betales af virksomhedens penge.

Men lad os istedet antage, at du sætter dit private udstyr op, og benytter dit private udstyr 25% i virksomheden, så kan du trække 100% fra af virksomhedens udstyr direkte i virksomheden (hvis vi så antager, at du f.eks. benytter virksomhedens udstyr til at tage med ud til kunder), og "sælge" 25% af dit private udstyr til firmaet.

Med mobiltelefonen er det en anden snak. Her lader du firmaet betale samtlige udgifter, og ved årets udgang omposterer kr. 1.840 (2009-priser) som privat andel af telefon.

5B. Skal omkostninger for abonnement på internetforbindelse fordeles ud fra det skønsmæssigt forhold mellem privat og erhvervsmæssigt brug hvis virksomhedens driftssted er i min private bolig og jeg kun har ét abonnement?

Ja, principielt skal der ske en fordeling.

5C. Hvordan skal indkøb som også benyttes privat bogføres? (Der er en konto som hedder ”3780 - Ej fradragsberettigede omkostninger” som jeg ikke ved om jeg skal benytte. Bortset fra denne konto er to af de muligheder jeg har kommet i tanke om: 1. At bogføre hele beløbet og derefter kreditere den aktuelle omkostningskonto, kreditere indgående moms og debitere ”6131 - Årets hævninger, øvrige” eller ”6135 – Mellemregning” og 2. At skrive ”25% belastes på virksomheden” på selve bilaget og bogføre som om beløbene på fakturaen kun er 25% af de faktiske beløb.)

Konto 3780 - Ej fradragsberettigede omkostninger bruges for at samle de udgifter, der ikke kan fratrækkes moms- og skattemæssigt. Herunder hører f.eks. renter og gebyrer til skattevæsnet for for sent betalt moms, en parkeringsbøde og andre selvforskyldte omkostninger, som Skat ikke synes man må tage som en udgift. Det er yderst sjældent denne konto benyttes

Dit punkt nr. 1 - at bogføre hele beløbet, og derefter ompostere den private andel - er den mest gennemskuelige måde at gøre det på, og i mine øjne det mest korrekte. Pkt. 2 kan også benyttes, men så kan man blive i tvivl - hvis man kun ser kontoudskriften - om den private andel er overført til privatforbrug.

BOGFØRINGSDATO FOR MOMS, OMKOSTNINGER, INDTÆGTER OG BETALINGER

6A. Skal moms altid bogføres på fakturadato/bondato uanset betalingsdato, omkostningsdato/omkostningsperiode og indtægtsdato/indtægtsperiode?

Ja, moms - uanset om det er købs eller salgsmoms, henhører til fakturadatoens periode, uanset betalingstidspunkt.

6B. Kan en omkostning/indtægt altid bogføres på fakturadato/bondato uanset faktisk periode/dato for omkostning/indtægt, hvis fakturadato/bondato og hele den faktiske periode/dato for omkostning/indtægt ligger i samme regnskabsår men ikke nødvendigvis i samme momsperiode? (Hvis jeg f.eks. arbejder for en kunde under april måned og laver en faktura i september måned med d. 10. september som fakturadato, så ligger indtægtsperiode og fakturadato i samme regnskabsår men i forskellige momsperioder. Kan jeg alligevel bogføre indtægten på d. 10. september?)

Ja, du kan godt fakturere og medtage momsen i en anden momsperiode, end hvor arbejdet reelt er udført. Dog hedder det sig:

"Faktureringstidspunktet anses for at være lig med leveringstidspunktet, hvis faktureringen sker inden eller snarest efter leverancens afslutning.

Fakturaer og afregningsbilag skal udstedes, når leverancen er afsluttet eller snarest derefter. Faktureringen må ikke ske senere, end hvad der er almindeligt inden for branchen, (fx uge- eller månedsvis)

Nej, moms henføres til fakturadatoen, uanset om der er 2 dage imellem, hvis fakturadato og betalingsdato ligger i hver sin momsperiode. Imidlertid er der mange der ser stort på dette, når det er en købsfaktura, hvis det passer bedre ind i regnskabet, at man først får købsmomsen hjem i næste kvartal - og tror ikke Skat vil sige ret meget til dette, da de jo så får ekstra kredit.

6D. Hvis 6C besvares bekræftende, gælder det så også hvis faktisk og bogført betalingsdato ligger i forskellige regnskabsår?

Ved bogføring i forbindelse med en årsafslutning, er der altid specielle hensyn at tage, specielt skat-relateret. Momsen henhører stadig til fakturadatoens periode, hvorimod en omkostning eller en indtægt meget vel skal periodiseres skattemæssigt, enten som en kreditor-forudbetaling, eller som et skyldigt beløb ctr. tilgodehavende debitorer, forudbetalte debitorer (igangværende arbejder).

6E. Hvis 6C. eller 6D. besvares bekræftende, ca. hvor mange dage er så ”få” dage?

Spørgsmålet er ikke aktuelt :)

EDB-ANLÆG OG AFSKRIVNING

Virksomhedens EDB-udstyr overstiger beløbsgrænsen for småaktiver og jeg skal dermed afgøre hvilke udgifter som er ”bestemt til at fungere samlet” for at kunne afgøre hvad som skal bogføres som EDB-anlæg og hvad som kan/skal straksafskrives.

7A. Hvis jeg er i tvivl om en vare og mit EDB-udstyr skal betragtes som ét samlet driftsmiddel og hvis beløbet er så lavt at en mulig straksafskrivning kun vil give en ubetydelig økonomisk fordel, er det så en god idé at bogføre varen som EDB-anlæg, eller skal den straksafskrives hvis det ikke betragtes som ét samlet driftsmiddel ? (F.eks. papir, tomme DVD'er, USB nøgle og notebook taske).

Det giver slet ikke mening i mine ører ikke at straksafskrive alt hvad straksafskrives kan, medmindre man har et behov for rent aktivmæssigt at vise en værdi i virksomheden. Men der kan jo være ting jeg ikke er klar over - det vil Bent garanteret belære mig om

Men dit spørgsmål ligger lige på grænsen af at være 2 forskellige svar, for i første del af spørgsmålet, nævner du "hvis beløbet er så lavt at en mulig straksafskrivning kun vil give en ubetydelig økonomisk fordel". Hvis 2 varer - f.eks. en printer og en computer - samlet set overstiger grænsen for straksafskrivning, har du ikke noget valg - så skal der afskrives på effekterne. Derimod vil alle dine nævnte eksempler fremstå som særskilte enheder, da der ikke er noget af det, der er afhængigt af hinanden, for at blive brugt, og derved kan det hele straksafskrives, hvis de hver især ligger under grænsen.

7B. Er det korrekt at der er et tillæg til reglerne om afskrivning som tillader at computersoftware som installeres på computeren altid kan straksafskrives uanset udgiftens størrelse?

Ja, software kan mig bekendt altid straksafskrives.

7C. Hvis 7B. besvares bekræftende, gælder så samme tillæg også abonnementer på softwarelicenser (hvor der kan indgå at løbende få tilsendt nye versioner af software via internettet eller via almindelig post) eller for abonnementer på online-programmer/online-tjenester (f.eks. et web hotel eller e-conomic)?

Ja, det gælder også for disse udgifter - direkte ind på konto 3604.

7D. Kan jeg altid afskrive mit EDB-anlæg med 25% af den samlede restværdi uanset restværdiens størrelse?

Ja, og når den samlede restværdi (på alle anlæg der skal afskrives på) kommer ned under grænseværdien på 12.300 (2009), kan du straksafskrive resten.

7E. Kan jeg helt frit vælge andel af EDB-anlæggets restværdi til afskrivning (op til 25%) og f.eks. afskrive med 25% et år og afskrive med 0% efterfølgende år alene for at opnå skattemæssige fordele?

Ja, det kan du. Og du mister ikke retten til at trække de 25% fra, hvis du ombestemmer dig året efter, hvor du har trukket 0% fra.

7F. Gælder 7D. og 7E. uanset hvor kort tid EDB-anlægget har været i virksomheden og er det dermed tilladt at planlægge sine køb til f.eks. lige før eller lige efter årsskiftet alene for at opnå skattemæssige fordele?

Afskrivningens første år kan ske i det år aktivet er kommet til virksomhedens brug, så ja, du kan godt købe et edb-anlæg den 20/12 2008, og afskrive 25% allerede i 2008.

7G. Er det tilladt at bogføre småanskaffelser (f.eks. et skrivebord eller papirblokke) som anlæg uanset udgiftens størrelse alene for at opnå skattemæssige fordele?

Ja, nu må jeg melde pas, og bede en af de kloge hoveder komme på banen. For det første fordi jeg mangler idegrundlaget for, hvorfor og hvilken skattemæssig fordel der er i dette - og for det andet fordi jeg ikke kender svaret. Jeg vil tro, at man godt kan afskrive på småanskaffelser - men kan som sagt ikke se skattefordelen - har det noget med VSO at gøre?

PERIODISERING

8A. Hvordan skal løbende arbejde og levering til en kunde som udføres fra november 2008 til februar 2009 med fakturering/fakturadato 10. februar 2009 bogføres? Jeg gætter på at det er noget i denne stil:

31.12.08: Kredit ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms"

31.12.08: Debet ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på ”ukendt konto”

10.02.09: Kredit ”totalbeløb u. moms minus ovenstående skønnet beløb for 2008 u. moms” på "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms"

10.02.09: Kredit momsbeløb på ”6902 - Udgående (salg) moms”

10.02.09: Kredit ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på ”ukendt konto”

10.02.09: Debet ”totalpris m. moms” på "5600 - Debitorer"

Nedenstående aktivkonti kan være aktuelle for spørgsmålet, men måske skal jeg oprette en ny konto:

"5600 - Debitorer"

"5650 - Andre tilgodehavender"

"5660 - Forudbetalte poster"

Rent praktisk ville jeg nu nok a'conto fakturere kunden pr. 31/12, så jeg slipper for alt det periodisering, eller ganske enkelt undlade periodiseringen, og medtage hele omsætningen i 2009. Men det er jo ikke det spørgsmålet går ud på

Jeg er ikke helt glad ved, at du konsekvent noterer bogføringen på momsen, da dette jo sker automatisk ved brug af momskoder. Men går ud fra, at det blot er for fuldstændighedens skyld, at du skriver det.

Istedet for at bruge 1010, ville jeg lave en ny omsætningskonto, der hedder igangværende arbejder, og en tilsvarende aktivkonto, der hedder det samme - nogen ville nok bruge 5660 vil jeg tro.

At gøre som du angiver ovenfor, virker meget bøvlet på mig, i og med at du jo laver en faktura, der bogfører hele beløbet på 1010 og 5600 pr. 10/2 2009.

Hvordan du ellers skulle gøre det, kan jeg ikke rigtig gennemskue - måske Peter eller en anden har en case i frisk erindring?

8B. Er det tilladt at bogføre den i 8A nævnte faktura på en nemmere måde, f.eks. ved at bogføre hele indtægten på d. 10. februar 2009?

Lad mig sige det på den måde, at jeg ikke ville betænke mig et sekund på at tage hele indtægten i februar 2009. Ifølge forfaldsprincippetindtræder de skattemæssige forpligtelser på forfaldstidspunktet, det vil sige, når du har leveret ydelsen og kan kræve dine penge betalt, medmindre der er aftalt delleveringer, a'contobetalinger og andet gejl.

8C. Gælder svarene for 8A. og 8B. også hvis arbejdet i sin helhed er udført under november og december 2008, bortset fra at det skønnede beløb skal erstattes med totalbeløbet og at "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms" dermed ikke krediteres d. 10.02.09?

Jeg ville her i det hele bogføre fakturaen pr. 31/12 2008. Specielt hvis der er væsentlige driftsudgifter forbundet med arbejdets udførelse, og omsætningen i de 2 måneder udgør en væsenlig del af din omsætning, kan jeg godt forestille mig, at Skat vil rynke noget på næsen over, at du medtager alle driftsomkostningerne i 2008, og udskyder omsætningen - og dermed beskatningen - til 2009.

8D. Skal der periodiseres ved udgifter for nye/forlængelse af abonnementer på softwarelicenser (hvor der kan indgå at løbende få tilsendt nye versioner af software via internettet eller via almindelig post) eller for abonnementer på online-programmer/online-tjenester (f.eks. et web hotel eller e-conomic) som er lavere end beløbsgrænsen for småaktiver, hvis den forudbetalte abonnementsperiode ender i næstkommende regnskabsår?

Hvis du 1/12 2008 (forfald 15/12 2008) får en abonnementsfaktura der dækker perioden 1/1 - 31/3 2009, skal omkostningen periodisere, ja. Så krediterer du banken, og debiterer forudbetalte kreditorer. 1/1 2009 debiterer du så abonnementskontoen, og krediterer forudbetalte kreditorer.

Det er uden relevans, om beløbene er over eller under grænsen for småaktiver.

8E. Gælder svaret i 8D. også hvis udgifterne er højere end beløbsgrænsen for småaktiver?

Uden relevans.

8F. Hvis de i 8D. eller 8E. nævnte udgifter skal periodiseres, skal omkostningerne for næstkommende regnskabsår så bogføres som ”forudbetalte poster”, ”anlægsaktiver” eller periodiseres på anden måde?

Se svaret under 8D.

8G. Kræves detaljerede beregninger ved skønnet fordeling af omkostning/indtægt mellem forskellige regnskabsår, eller er det nok at lave et hurtigt skøn i hovedet som formentlig ikke afviger fra den korrekte fordeling med mere end 10%?

Der er mig bekendt ingen retningslinjer herfor. Jeg vil mene det skal være realistiske skøn sammenholdt med de tilflydende driftsomkostninger/indtægter, jfr. mit svar under 8C omkring forholdet imellem udgifter og indtægter for samme ydelse.

8H. Hvilken form for bilag kræves til skønnet fordeling af omkostning/indtægt mellem forskellige regnskabsår?

Kopi af den pågældende købs- eller salgsfaktura (eller anden fordelingsnøgle) i begge regnskabsår, evt. med håndskrevne noter om fordelingen.

8I. Er der (bortset fra straksafskrivningsregler og afskrivningsregler) undtagelser (f.eks. ved småbeløb) som tillader bogføring af omkostning/indtægt på fakturadatoen selv om denne omkostning/indtægt ikke er at henføre til samme regnskabsår som fakturadatoen? (Spørgsmålet er en generalisering af 8B.)

Uha - du er skarp med de spørgsmål Der findes muligvis nogle bundgrænser, men jeg kender dem ikke. Jeg ville stikke en finger i vejret og være realistisk. Er det beløb af få 100 kr., ville jeg slet ikke overveje at periodisere. Det skal nok sammenholdes med tidsforbruget på at periodisere ctr. omkostningen/indtægtens størrelse. Og vedr. omkostningen f.eks. 2 måneder i år 2008, og 10 måneder i 2009, ville jeg ikke periodisere, men tage det hele i 2009, og så blot gøre præcis det samme året efter. Konsekvens er nok igen nøgleordet sammenholdt med en realistisk og logisk sans.

ØVRIGT

9A. Skal omkostninger for konsulenter som jeg ved tidsmangel har lejet til at programmere specifikke kundetilretninger bogføres på konto "1310 - Direkte omkostninger m/moms" eller "3655 - Konsulentbistand m/moms" eller kan jeg vælge frit mellem de to konti?

Konto 3655 ? Det er ikke en standardkonto i e-conomic. Denne ville jeg bruge, hvis DU har brug for konsulentbistand i din virksomhed - f.eks. en grafiker der skal lave et logo til dig. Den ligger jo i administrationsgruppen, og administration vedrører driften af din virksomhed.

Jeg ville lave en ny konto, f.eks. 1340, der hedder "Fremmed arbejde m/moms", og bogføre konsulentens honorar dér, da det er en direkte driftsomkostning. Men der er ikke noget forkert i at føre omkostningen på 1310 - det er igen blot et spm. om overskuelighed (som du nok snart har fundet ud af, at jeg går vildt op i).

9B. Lyder det rimeligt at jeg ikke har haft nogle omkostninger som skal bogføres som direkte omkostninger? (Det eneste jeg kan komme i tanke om som muligvis betragtes som direkte omkostninger er rejseudgifter og småudgifter for porto.)

Nej, det er ikke udsædvanligt. Der er masser af virksomheder - specielt virksomheder der sælger ydelser som dig og mig - som aldrig har en reel driftsomkostning. Rejseudgifter og småudgifter er ikke en direkte omkostning. En direkte omkostning er de udgifter der tilflyder direkte for at kunne levere en ydelse - dvs. vareindkøb, brug af fremmed arbejdskraft, materialer og lignende.

9C. Hvordan skal jeg bogføre hvis en debitor har lavet en tastefejl ved betaling af faktura så der er indbetalt 10 DKK for lidt, og jeg ikke vil opkræve disse penge? (Muligvis skal konto ”3720 - Tab på debitorer” benyttes.)

Jeg ville - i forbindelse med at jeg bogfører debitorindbetalingen, kreditere det fulde fakturabeløb (og udligne fakturaen i sin helhed) og så benytte "fler-bens-funktionen" til at debitere det indbetalte beløb på 5820 (bank) og debitere kr. 10,- på 3770 (kassedifferencer), når beløbet ikke er større.

9D. Kan jeg ved køb i udenlandsk valuta beregne en fiktiv valutakurs ud fra hvor meget som er trukket fra bankkontoen og benytte denne i mit bogføringsprogram sådan at omkostningsbeløb omregnet til DKK er lig med det beløb som er trukket fra bankkontoen? (Valutakursen er fiktiv da valutakursen kan have ændret sig fra fakturadato til betalingsdato og denne fiktive beregning forhindrer at jeg skal bogføre valutakursdifferencer.)

Ja, det er den fremgangsmåde jeg ville benytte - tage den reelle betalte omkostning.

9E. Kan jeg bogføre nogle kreditorfakturaer som finansbilag udenom kreditorkontoen og modpostere direkte på bankkontoen selv om jeg plejer at benytte kreditorkontoen/kreditormodulet?

Ja - som nævnt under pkt. 1A pkt. 3. Du krediterer blot banken og debiterer driftskontoen.

9F. Kan jeg holde B-skatter helt ude fra regnskabet selv om konto ”6138 - Betalte B-skatter” er oprettet i kontoplanen?

Ja, det står dig frit for. Jeg vil dog anbefale at bruge konto 6138, da det giver dig et samlet overblik over de betalte skatter. Jeg er så pernitten, at jeg sågar splitter AM-bidraget op også

9G. Benyttes konto "5810 – Kassebeholdning" til kontanter i virksomheden selv om man ikke har en fysisk butik?

Ja, du kan godt benytte 5810, f.eks. hvis du får en check fra en kunde på 1.000,-, og kun sætter de 800,- i banken, fordi du skal bruge de kr. 200,- til at købe den bog om bogføring, du så nede på markedet på torvet, hvor de kun tager kontanter. Så debiterer du banken 800,-, debiterer kassen 200,- og krediterer kunden 1.000,-. Når du så står med den hjemmelavede kvittering i hånden fra markedet på torvet på kr. 200,-, krediterer du kassen, og debiterer 3661 (faglitteratur u/moms), da det jo er en privat sælger fra den nærliggende fodboldklub, der har solgt dig bogen.

9H. Til hvad benyttes gældskontoen "6750 – Kassekredit"?

Ja, ser du ... en super godt spørgsmål. Jeg er ret sikker på, at det er de færreste der bruger denne konto. Jeg ville kun benytte den konto, hvis jeg har behov for at have overblik over, hvor meget af kassekredittens max jeg har udnyttet, ved beregning af min soliditet eller et andet fint fremmedord, som jeg ikke går så meget op i

9I. I hvor lang tid er det tilladt at lade bogføringsposter ligge i kladden for at kunne rette fejl uden at skulle modpostere?

I mit private regnskab, har jeg posterne liggende i kladden hele året, indtil jeg har afsluttet alt. Jeg tror ikke der er nogle nedskrevne regler for, hvorlænge de må ligge der. e-conomic er så også det eneste bogføringsprogram jeg kender, hvor dette kan lade sig gøre, og hvor posteringerne stadig afspejles hele vejen igennem systemet, selvom de ikke er bogført.

9J. Er der bogføringsmæssige ting jeg skal tænke på ved årsafslutning udover periodisering og afskrivning?

Ja, følgende ting skal der tages stilling til:

Tjekke eventuelle reguleringer af moms fra tidligere kvartaler
Ompostere overskud/hævet fra tidligere år (primoposter), så du får en ren Egenkapital uden gamle poster, herunder andre gamle primoposter under Egenkapitalen, som ikke automatisk er flyttet til EK-kontoen ved sidste års afslutning
Periodisere kreditorer
Periodisere debitorer
Ompostere private andele af telefon, internet m.v.
Ompostere ej fradragsberettiget repræsentation (1/4 moms og 25% i skattefradrag må du medtage)
Beregne eventuelt kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse, hvis dette ikke er gjort løbende

Det er hvad jeg lige kan komme i tanke om.

9K. Hvilke krav stilles på den fysiske opbevaring af mine regnskabsbilag med virksomhedens lille størrelse taget i betragtning?

Der stilles krav om opbevaring af bilagsmateriale i 5 år, thats it.

Svar: Mange korte bogføringsspørgsmål

Niels Larsen — Fri, 03 Apr 2009 07:39:09 GMT

Alle spørgsmål er besvaret, det havde jeg slet ikke troet da jeg lavede tråden! Rigtig pænt, Susanne. Du kan forvente dig royalties når min bog går til tryk om et par måneder

Nej, jeg er ikke i bogbranchen, men jeg kan lægge det hele ind på wiki'en her på amino. Er det en god idé? Ved I om den bliver brugt?

Jeg har også lige et par følgespørgsmål, f.eks. vedr. blandet aktiv, men de kommer
senere i dag eller i morgen.

Svar: Mange korte bogføringsspørgsmål

SusanneK.nu — Wed, 01 Apr 2009 11:58:36 GMT

Det var da egentlig ret smart Henrik - det tror jeg da jeg vil gøre

Svar: Mange korte bogføringsspørgsmål

Slettet Bruger — Wed, 01 Apr 2009 11:43:59 GMT

SusanneK.nu:
Blot så I ikke føler Niels bare vil "have gratis rådgivning" i stor stil.

Nej da.... det er jo fordelen ved Amino - alle spørgsmål kan stilles - og som du selv skriver kan man jo bare lade være med at svare.

Jeg synes du skulle lave en FAQ på dine hjemmeside (ny!) med spørgsmålene og svarene. Du kan evt. gruppere lidt efter emne med videre (economics (som jeg troede er en hest!!! - spøg tilside har selv anvendt det i flere år), inkasso og alt det du ellers ved noget om!

Det vil være ægerligt, hvis det lange og gode svar du gav om 2 måneder ligger på side 50 på Amino og ingen anden får gavn af det...

Henrik

Svar: Mange korte bogføringsspørgsmål

SusanneK.nu — Wed, 01 Apr 2009 11:11:28 GMT

Peter - Revisor:

Jeg vil mene, at det næsten må koste en rådgivningstime, Niels!

Vil godt lige tilføje, at Niels har tilbudt betaling for min tid, som jeg dog har afslået, jeg kunne jo bare lade være med at svare, men synes det har været sjovt og lærerigt, da jeg har måtte researche lidt på forskellige ting, for at få mine antagelser bekræftet eller afkræftet. Blot så I ikke føler Niels bare vil "have gratis rådgivning" i stor stil.

Svar: Mange korte bogføringsspørgsmål

SusanneK.nu — Wed, 01 Apr 2009 10:39:11 GMT

Niels Larsen:

Endnu en gang et udførligt svar – du er super! Vedr. min bogføring af købsfakturaer har du forstået det korrekt. Med samtlige køb for over ca. 1 000 DKK har jeg bogført via kreditormodulet for at kunne lave statistik. Meget kort beskrivelse:

Udgiftspostering: debet driftskonto, debet indgående moms, kredit kreditorkonto med regning som bilag.

Betalingspostering: debet kreditorkonto, kredit bankkonto med kontoudtog som bilag.

Jeg vil nok fortsætte at bogføre via kreditormodulet (og derfor skulle bogføre i to trin) for at kunne lave statistik, men det med at printe et kontoudtog kan jeg så stoppe med, og fremover kun benytte ét bilag.

Ok - det er nok de færreste der benytter kreditormodulet, men jeg synes det er rigtig godt du gør det, for så får du periodiseringerne korrekt med, samt hvis du handler med udlandet, afspejles den korrekte moms og det samlede køb i udlandet i momsopgørelsen, og du er fri for at skulle holde øje med det manuelt. Jeg skal dog så korrigere et af mine svar i 1A.

Når du fører købsfakturaen, registrerer du fakturaen i kreditormodulet på FAKTURADATOEN. Hvis du så vælger "betalingstype = kun postering" erstattes "forfaldsdato" med et felt der hedder "betalingsdato" (som så er den dag du betaler fakturaen). Herved behøver du kun at postere ad 1 gang, og du har kun 1 bilag, da systemet bogfører det hele automatisk i 4 posteringer (Debet drift/kredit kreditorer pr. fakturadato + debet kreditorer/kredit bank pr. betalingsdato). En s.... smart funktion faktisk

Og så til lidt flere svar på spørgsmål-føljeton:

Niels Larsen:

UDGIFTSBILAG OG BETALINGSBILAG

1A. Hvad skal jeg bruge som bilag og hvilke datoer skal jeg bogføre på ved udgift og betaling?

Man skal benytte regningen (fakturaen/bonen) som bilag til såvel udgift som betaling uanset hvis man modposterer direkte mod f.eks. bankkontoen eller hvis man posterer via kreditorkontoen (dvs. hvis man bogfører i 2 trin). Det er ikke nødvendigt (og der er ikke nogen grund til) at printe et kontoudtog som bilag til betalingen.

En undtagelse er at man ved renteudgifter/gebyrer til banken kan benytte et kontoudtog som bilag.

Den bogførte betalingsdato kan godt være forskellig fra den faktiske betalingsdato (datoen hvor pengene trækkes fra banken) hvis forskellen ikke er stor og den bogførte betalingsdato og den faktiske betalingsdato ligger i samme regnskabsår. (Ellers ville man sjældent kunne bogføre udgift og betaling i 1 trin.)

Hvis man posterer via kreditorkontoen kan man gøre på en af følgende to måder ved betalingsposteringen, hvilke begge medfører at man kun har ét bilag:

Angiv samme bilagsnummer som udgiftsbilaget (regningen) blev tildelt ved udgiftsposteringen.

Benyt et nyt bilagsnummer og tilføj det nye bilagsnummer til udgiftsbilaget (så der f.eks. står ”45-46” på fakturaen/regningen.

Overblik og nemmere afstemning mod bankkontoen

Det er en god idé at på selve udgiftsbilaget skrive betalingsdatoen. Ved bogføring via kreditorkontoen er det desuden en god idé at bogføre betalingen på den faktiske betalingsdato.

Hvis der mellem udgiftsdatoen og den faktiske betalingsdato er andre posteringer som påvirker bankkontoen kan det være en god idé at bogføre via kreditorkontoen og angive den faktiske betalingsdato for betalingsposteringen for at nemmere kunne afstemme mod bankkontoen.

Hvis man bogfører via kreditorkontoen, hvis man ikke benytter samme bilagsnummer for betalingsposteringen som for udgiftsposteringen og hvis der mellem bogføring af udgift og bogføring af betaling er bogført andre posteringer vil posteringerne ikke få sammenhængende bilagsnumre (de vil f.eks. få nummer 45 og 49 i stedet for 45 og 46). I dette tilfælde bør man ikke benytte udgiftsbilaget til betalingsposteringen ved at tilføje betalingsposteringens bilagsnummer til regningen. Som bilag til betalingen kan man i stedet anvende et tomt papir hvor man skriver ”Betaling for bilag 45” (og selvfølgelig skal man også skrive betalingsposteringens bilagsnummer på bilaget).

En meget tung og meget lang forklaring, og lidt forvirrende. Jeg ville foreslå følgende:

1A. Hvad skal jeg bruge som bilag til en købsfaktura/udgift, og hvilken dato skal jeg bogføre på ?

Man skal benytte regningen (fakturaen / bonen) som bilag. En købsfaktura kan bogføres på flere måder:

2. Du registrerer fakturaen i kreditormodulet (som bogføringstype kreditorfaktura) på fakturadatoen samtidig med, at du bogfører betalingen, hvorved du kun har fat i købsfakturaen én gang. Dette gør du ved at vælge betalingstype "kun postering" hvorved "forfaldsdato" erstattes med et felt der hedder "betalingsdato" (som så er den dag du betaler fakturaen). Systemet bogfører herefter automatisk i 4 posteringer med samme bilagsnummer (Debet driftskonto / kredit kreditorer pr. fakturadato + debet kreditorer / kredit bank pr. betalingsdato).

Kontoudtog benyttes som udgangspunkt ikke som bilag, medmindre det er renteudgifter / gebyrer til banken eller f.eks. privat hævet/indsat der skal bogføres, hvor man ikke har et reelt bilag.

1C. Hvilket bilag skal/kan benyttes ved overførsel mellem virksomhedens bankkonto og min private bankkonto samt ved brug af virksomhedens bankkonto til privat køb?

Et kontoudtog kan bruges, men bagsiden af en serviet kan også bruges. Sålænge det er i privat regi kræves ingen dokumentation, da det ikke berører virksomhedens drift.

hmmmmm Pas - er usikker på denne, og vil ikke give et halv-rigtigt svar

ditto

FORDELING MELLEM VIRKSOMHED OG PRIVAT

Ja - eller rettere, du skal bogføre 75% af omkostningerne (netto) som privat andel, da jeg antager, at hele omkostningen til køb og brug af virksomhedens udstyr betales af virksomhedens penge.

Med mobiltelefonen er det en anden snak. Her lader du firmaet betale samtlige udgifter, og ved årets udgang omposterer kr. 1.840 (2009-priser) som privat andel af telefon.

Ja, principielt skal der ske en fordeling.

BOGFØRINGSDATO FOR MOMS, OMKOSTNINGER, INDTÆGTER OG BETALINGER

6A. Skal moms altid bogføres på fakturadato/bondato uanset betalingsdato, omkostningsdato/omkostningsperiode og indtægtsdato/indtægtsperiode?

Ja, moms - uanset om det er købs eller salgsmoms, henhører til fakturadatoens periode, uanset betalingstidspunkt.

Ja, du kan godt fakturere og medtage momsen i en anden momsperiode, end hvor arbejdet reelt er udført. Dog hedder det sig:

"Faktureringstidspunktet anses for at være lig med leveringstidspunktet, hvis faktureringen sker inden eller snarest efter leverancens afslutning.

6D. Hvis 6C besvares bekræftende, gælder det så også hvis faktisk og bogført betalingsdato ligger i forskellige regnskabsår?

6E. Hvis 6C. eller 6D. besvares bekræftende, ca. hvor mange dage er så ”få” dage?

Spørgsmålet er ikke aktuelt :)

EDB-ANLÆG OG AFSKRIVNING

Men dit spørgsmål ligger lige på grænsen af at være 2 forskellige svar, for i første del af spørgsmålet, nævner du " hvis beløbet er så lavt at en mulig straksafskrivning kun vil give en ubetydelig økonomisk fordel". Hvis 2 varer - f.eks. en printer og en computer - samlet set overstiger grænsen for straksafskrivning, har du ikke noget valg - så skal der afskrives på effekterne. Derimod vil alle dine nævnte eksempler fremstå som særskilte enheder, da der ikke er noget af det, der er afhængigt af hinanden, for at blive brugt, og derved kan det hele straksafskrives, hvis de hver især ligger under grænsen.

7B. Er det korrekt at der er et tillæg til reglerne om afskrivning som tillader at computersoftware som installeres på computeren altid kan straksafskrives uanset udgiftens størrelse?

Ja, software kan mig bekendt altid straksafskrives.

Ja, det gælder også for disse udgifter - direkte ind på konto 3604.

7D. Kan jeg altid afskrive mit EDB-anlæg med 25% af den samlede restværdi uanset restværdiens størrelse?

Ja, og når den samlede restværdi (på alle anlæg der skal afskrives på) kommer ned under grænseværdien på 12.300 (2009), kan du straksafskrive resten.

Ja, det kan du. Og du mister ikke retten til at trække de 25% fra, hvis du ombestemmer dig året efter, hvor du har trukket 0% fra.

Afskrivningens første år kan ske i det år aktivet er kommet til virksomhedens brug, så ja, du kan godt købe et edb-anlæg den 20/12 2008, og afskrive 25% allerede i 2008.

7G. Er det tilladt at bogføre småanskaffelser (f.eks. et skrivebord eller papirblokke) som anlæg uanset udgiftens størrelse alene for at opnå skattemæssige fordele?

PERIODISERING

31.12.08: Kredit ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms"

31.12.08: Debet ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på ”ukendt konto”

10.02.09: Kredit ”totalbeløb u. moms minus ovenstående skønnet beløb for 2008 u. moms” på "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms"

10.02.09: Kredit momsbeløb på ”6902 - Udgående (salg) moms”

10.02.09: Kredit ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på ”ukendt konto”

10.02.09: Debet ”totalpris m. moms” på "5600 - Debitorer"

Nedenstående aktivkonti kan være aktuelle for spørgsmålet, men måske skal jeg oprette en ny konto:

"5600 - Debitorer"

"5650 - Andre tilgodehavender"

"5660 - Forudbetalte poster"

Istedet for at bruge 1010, ville jeg lave en ny omsætningskonto, der hedder igangværende arbejder, og en tilsvarende aktivkonto, der hedder det samme - nogen ville nok bruge 5660 vil jeg tro.

At gøre som du angiver ovenfor, virker meget bøvlet på mig, i og med at du jo laver en faktura, der bogfører hele beløbet på 1010 og 5600 pr. 10/2 2009.

Hvordan du ellers skulle gøre det, kan jeg ikke rigtig gennemskue - måske Peter eller en anden har en case i frisk erindring?

8B. Er det tilladt at bogføre den i 8A nævnte faktura på en nemmere måde, f.eks. ved at bogføre hele indtægten på d. 10. februar 2009?

Lad mig sige det på den måde, at jeg ikke ville betænke mig et sekund på at tage hele indtægten i februar 2009. Ifølge forfaldsprincippet indtræder de skattemæssige forpligtelser på forfaldstidspunktet, det vil sige, når du har leveret ydelsen og kan kræve dine penge betalt, medmindre der er aftalt delleveringer, a'contobetalinger og andet gejl.