Bogføring, regnskab, moms, skat m.m.

Svar: Online regnskab i udlandet

Jakob — Sat, 01 Mar 2014 10:57:53 GMT

Tonny Skov Pedersen:

Jesper Hansen:
En ting som de færreste ved, også revisorer, er at selv i de allerdyreste og store løsninger, kan enhver programmør eller systemadministrator uden hindringer rette i alle data, også bogførte finansposteringer... Og dette kan ske uden at det bagefter kan se hvad der er rettet, eller hvem der har gjort det.

Dette er følgelig en påstand, hvor jeg da godt kunne tænke mig at få at vide, hvilke regnskabsprogrammer dette gælder?

Alle programmer vil jeg sige. nok er det en påstand, men har du adgang til databasen, så har du også mulighed for at redigere i selv samme.

Svar: Online regnskab i udlandet

Jesper Hansen — Sat, 01 Mar 2014 10:55:02 GMT

Tonny Skov Pedersen:
Dette er følgelig en påstand, hvor jeg da godt kunne tænke mig at få at vide, hvilke regnskabsprogrammer dette gælder?

Det gælder i princippet alle regnskabssystemer som har deres data i en almindelig SQL database, det gælder f.eks. Navision (Nu Dynamics NAV), Axapta (Ny Dynamics AX), Concorde XAL og mange mange flere.
Så det er ingen "påstand" det er fakta at disse systemer såmænd blot har en almindelig tabel i databasen (Hedder LedgerTrans i Dynamics AX) som indeholder alle finansposteringerne. Og enhver udvikler eller administrator kan lave en simpel SQL statement for at update en eller flere records, eller direkte via udviklingsværktøjerne. I Dynamics AX kan man slå databasesporing til, så det vil kunne ses bagefter, men meget få har det slået det til, fordi det tager en hulens masse plads op. Og anyway det kan bare slås fra sålænge man skal manipulere data.

Svar: Online regnskab i udlandet

Tonny Skov Pedersen — Sat, 01 Mar 2014 10:47:40 GMT

Jesper Hansen:
En ting som de færreste ved, også revisorer, er at selv i de allerdyreste og store løsninger, kan enhver programmør eller systemadministrator uden hindringer rette i alle data, også bogførte finansposteringer... Og dette kan ske uden at det bagefter kan se hvad der er rettet, eller hvem der har gjort det.

Dette er følgelig en påstand, hvor jeg da godt kunne tænke mig at få at vide, hvilke regnskabsprogrammer dette gælder?

Jesper Hansen:
En sidste krølle for at komme lidt omkring mange af de myter der florerer omkring online systemerne, er frygten for "hvem der kigger med?".

Dette er for mig at se irrelevant i forhold til online/lokalt system, for hvis en virksomhed har et lokalt system, men betjener sig af online backup til skyen (fra Dropbox til meget avancerede enterprise løsninger) er det jo præcist den samme problemstilling.

Jeg synes denne problemstilling er særdeles relevant og vil derfor gerne vide "Hvem kigger med" ligesom dette også bør være en afgørende faktor for brugerne ved valg af eks. et regnskabssystem online.

Jeg er enig i, at anvendes der en cloud-baseret backup løsning, så må man jo igen se på det samme spørgsmål "Hvem kigger med".

Dette er iøvrigt også gældende for de fleste mailprogrammer, som jo også er relativt let tilgængelige...

Jesper Hansen:
At en online-udbyder i teorien kan se finansposteringer er næppe en trussel, og tro mig, hvis en fjendtligsindet vil have adgang til data, er det tusind gange nemmere at få fat i passwordet, eller bryde ind i virksomheden og snuppe databasen (fra et lokalt regnsskabssystem) som altid er meget mindre beskyttet i den enkelte virksomhed end i et datacenter hos en online regnskabsudbyder.

Denne argumentation har jeg så til gengæld set så mange gange, hvor jeg kun kan sige "Nå".

Faktum er jo, at de personer (hackere eller andre) som er interesserede i de personfølsomme oplysninger næppe vil interessere sig for håndværkeren eller den lille virksomhed. De går jo netop efter de store virksomheder og de cloud-baserede tjenester, hvor "belønningen" kan være mangefold større. Det vil jo altid være mere interessant at hacke en bank, eller for den sags, som vi læste og hørte om, Sony, Dropbox, NemID blot for at nævne nogle.

Det er og bliver en akademisk diskussion, hvor jeg stadig mener det relevante må være, at brugerne bliver oplyst om online-udbyderens sikkerhed med de nødvendige erklæringer fra trediemand tilgængelige for brugerne samt spørgsmålet: "Hvem kigger med?".

Nu er jeg så opmærksom på disse forhold, men sidder faktisk også i skrivende stund og overvejer at anvende Office365 både som lokal løsning og cloud-baseret løsning. Det gør jeg fordi, at jeg kan konstatere, at flere kommuner i Danmark har fået en godkendelse af registertilsynet til dette, da løsningen bliver betragtet som sikker og tilstrækkelig beskyttelse af personfølsomme data.

Det er jo nødvendigt at stille især de kritiske spørgsmål til online udbyderne, således man har et fornuftigt udgangspunkt for sine beslutninger. Hvis man som bruger kaster sig blindt ud i en løsning, så vil der jo være en risiko for misbrug.

Tonny

Svar: Online regnskab i udlandet

Jesper Hansen — Sat, 01 Mar 2014 09:51:43 GMT

Henrik Koudahl:
Hvad så med systembeskrivelser?

Denne pasus har altid undret mig, og jeg tænker at den må stamme fra en tid hvor virksomheder selv udviklede deres regnskabssystemer.

I dag har langt de fleste store virksomheder en eller anden form for standardløsning (dog med tilpasninger), og der kan jeg love for at der ikke bliver udleveret en systembeskrivelse fra leverandøren (f.eks. Microsoft), og jeg har heller aldrig set nogen selv udarbejde den efterfølgende.

Jeg har arbejdet med implementering af ERP systemer i 20 år og hos nogle af Danmarks største virksomheder, og ofte er selv tilretningerne til systemet helt udokumenterede (bortset fra selve sourcekoden....). Dog har nogle få, der er omfattet af Sarbannes-Ocxley rimelig styr på det.

En ting som de færreste ved, også revisorer, er at selv i de allerdyreste og store løsninger, kan enhver programmør eller systemadministrator uden hindringer rette i alle data, også bogførte finansposteringer... Og dette kan ske uden at det bagefter kan se hvad der er rettet, eller hvem der har gjort det.
Dette kan ikke lade sig gøre i online systemerne og de er derfor i princippet meget mere "sporbarhedssikrede" end et lokalt system, hvor alting er opbevaret i en database som x antal medarbejdere har password til...

Med hensyn til at bruge et udenlandsk systemer er der ingen problemer i det, bare der tages jævnlig backup af alle data (posteringer og bilag) til lokal opbevaring.

En sidste krølle for at komme lidt omkring mange af de myter der florerer omkring online systemerne, er frygten for "hvem der kigger med?".
Dette er for mig at se irrelevant i forhold til online/lokalt system, for hvis en virksomhed har et lokalt system, men betjener sig af online backup til skyen (fra Dropbox til meget avancerede enterprise løsninger) er det jo præcist den samme problemstilling.

At en online-udbyder i teorien kan se finansposteringer er næppe en trussel, og tro mig, hvis en fjendtligsindet vil have adgang til data, er det tusind gange nemmere at få fat i passwordet, eller bryde ind i virksomheden og snuppe databasen (fra et lokalt regnsskabssystem) som altid er meget mindre beskyttet i den enkelte virksomhed end i et datacenter hos en online regnskabsudbyder.

Svar: Online regnskab i udlandet

Anonymous — Wed, 26 Feb 2014 15:48:52 GMT

Hvad så med systembeskrivelser?

Det er ved at være en lidt spøjs udvikling, hvor lovgivningen tilsyneladende er ved at være håbløs bagefter. I flere tilfælde har myndighederne lagt vægt på at der skal findes systembeskrivelser til bogføringssystemerne. Dem ser jeg ingen steder - hverken på de danske eller udenlandske online-programmer.

Samtidig er der flere af regnskabsprogrammerne som tilføres en form for "intelligent bogføring", som naturligvis har til formål at gøre det mere enkelt for brugerne at bogføre. Samtidig efterlades de lidt af bogføringsprogrammerne når de pludselig bliver spurgt af myndighederne, hvorfor de har bogført som de har gjort. Der er ikke nogen som køber argumentet om at jeg blot fulgte programmets forslag.

Spændende at se om myndighederne tager sig sammen og får tilpasset lovgivningen.

Svar: Online regnskab i udlandet

Tonny Skov Pedersen — Wed, 26 Feb 2014 15:27:57 GMT

Henrik Koudahl:

Tonny Skov Pedersen:
Jeg har efterhånden flere kunder, som anvender og er meget tilfredse med Freshbooks.

Bare af nysgerrighed - hvordan ligger det med adgang til systembeskrivelser der? Synes der var nogle afgørelser fra erhvervsankenævnet (?) hvor de var nogenlunde fleksible omkring det at give lov til at opbevare i udlandet - men lagde til gengæld meget vægt på at kravene om systembeskrivelser mv. var opfyldte?

Jep, fin pointe

http://www.freshbooks.com/security-safeguards.php

Men som jeg har undersøgt i forbindelse med revision, så er det sikkerhedsmæssige ikke problemet her.

I modsætning til visse danske systemer...

Tonny

Svar: Online regnskab i udlandet

Anonymous — Wed, 26 Feb 2014 13:09:40 GMT

Tonny Skov Pedersen:
Jeg har efterhånden flere kunder, som anvender og er meget tilfredse med Freshbooks.

Bare af nysgerrighed - hvordan ligger det med adgang til systembeskrivelser der? Synes der var nogle afgørelser fra erhvervsankenævnet (?) hvor de var nogenlunde fleksible omkring det at give lov til at opbevare i udlandet - men lagde til gengæld meget vægt på at kravene om systembeskrivelser mv. var opfyldte?

Svar: Online regnskab i udlandet

Tonny Skov Pedersen — Wed, 26 Feb 2014 12:48:46 GMT

Hej Mads

Det er korrekt, at bogføringsloven har helt klare bestemmelser omkring opbevaring m.v.

Hvis du løbende tager en backup/downlaod fra eks. Fresbokks, så er bogføringsloven overholdt. Iøvrigt samme anbefaling med danske online-systemer og løbende backup/downloads.

Jeg har efterhånden flere kunder, som anvender og er meget tilfredse med Freshbooks.

Tonny

Svar: Online regnskab i udlandet

Mads S. Petersen — Wed, 26 Feb 2014 12:05:21 GMT

OK - tak for svaret

Svar: Online regnskab i udlandet

Anonymous — Wed, 26 Feb 2014 12:00:21 GMT

Ja, med mindre du søger om tilladelse.

Svar: Online regnskab i udlandet

Mads S. Petersen — Wed, 26 Feb 2014 11:42:15 GMT

Så det er i princippet kun indeværende og forrige måned man må have liggende på en udenlandsk service ?

Svar: Online regnskab i udlandet

Anonymous — Wed, 26 Feb 2014 11:35:37 GMT

Du skal være opmærksom på om du opfyldt bogføringslovens kapitel 5, som blandt andet regulerer reglerne om opbevaring at regnskabsmateriale i udlandet.

https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=27298#K5

Online regnskab i udlandet

Mads S. Petersen — Wed, 26 Feb 2014 10:56:01 GMT

Er der noget regnskabsteknisk i vejen for at benytte et udenlandsk online system til en dansk virksomhed?

Her tænker jeg på systemer som Freshbooks, Zoho Invoice etc.