Diverse administration hjælp

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

dbSolutions — Sat, 28 Dec 2013 20:49:24 GMT

Meget simpelt!

Opret diverse OneNote notesbøger og gem dem på SkyDrive. Jeg har f.eks en OneNote med bilag opdelt i månedssektioner, og hver bilag har sin egen side. Den er delt med Revisor.

Den anden notesbog økonomi, En med kunder osv. Kun fantasi sætter granser :-)

Go´fornøjelse!

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Bjarne Rasmussen — Thu, 19 Dec 2013 08:08:52 GMT

Hej Kenneth

Øyvind er inde på noget af det rigtige.

Kig på jeres processer der omfatter information på papir:

- Hvad kommer ind i virksomheden?

- Hvad bruges internt?

- Hvad sendes ud?

Det software du skal bruge, kan optimeres mod de steder hvor du har mest information, som jo i øvrigt ikke nødvendigvis behøver at være på papir.
Det kan jo lige så godt være en mail, en elektronisk faktura eller andet.

Din hardware (scannere) er sekundær.

Med venlig hilsen

Bjarne Rasmussen

Copytec Office Solutions ApS

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Kenneth Dahl — Thu, 19 Dec 2013 07:02:10 GMT

Mange tak for de mange gode svar! :) Nu har jeg lidt at arbejde med.

Glædelig jul til jer alle :)

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Ukendt — Thu, 19 Dec 2013 03:33:25 GMT

Scansnap! :) - alternativ kigger jeg selv på neatreceipts / neatworks

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Anders Eiler — Thu, 19 Dec 2013 02:06:44 GMT

Anskaf dig en Doxie GO! - du kan ikke undgå, at nogen sender breve til dig, at du får et bilag i hånden, eller at der er papirer i det hele taget. I så fald er en Doxie GO! fantastisk god til hurtigt og nemt at få det scannet ind og arkiveret.

Ellers så kig dine forretningsprocesser igennem. Det eneste papir som findes i Meebox, er det, som folk sender til os. Ellers bruger vi det slet ikke. Alt er digitalt.

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Øyvind Strøm — Wed, 18 Dec 2013 22:46:00 GMT

Hej Kenneth

Se først på dine eksisterende forretningsprocesser/arbejdsgange. Hvor bliver der skrevet ud dokumenter? Hvad sendes kunden (på papir)? Hvad er det dine medarbejdere skriver ud (af nødvendighed eller af vane)?

Sørg også for at interne, mere uformelle processer kommer med. F.eks. om I holder møder med sagslister og mødereferater og alle eller enkelte printer disse for at have med i mødet.

Tegn op dette billedet (på papir ).

Tegn så op hvorledes det optimalt sæt skulle se ud, uden at skele til hvad det ene og andre af dine IT systemer kan. Det er her vigtig at der ikke indgår "Hvis kunden har en kommentar eller reklamation, så printer vi ordren (eller pdf´en) skriver kundens kommentar på den, scanner den til pdf og lagrer i en anden mappe, eller vi printer lige en kopi af kundens ordre.

Så er det på tide at se hvad dine IT-systemer kan understøtte af dette. Er det nødvendigt at købe noget ny SW? Skal man bruge tablets i møder?

En anden løsning, som helt sikkert vil reducere din papirmængde er at sælge alt IT udstyr. Smid printeren og kopimaskinen ud.

Da PC´en gjorde sit indtog tidlig i firserne, var det mange som mente at nu var det blot et tidsspørgsmål før vi havde det papirløse kontor. Yeah right.

Så langt kan man fastslå at "vejen til det papirløse kontor, går ikke gennem IT." (Strøm, 1986). Tvært i mod.

Lykke til

mvh Øyvind

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Eugene — Wed, 18 Dec 2013 15:44:44 GMT

Jeres leverandør af kopimaskine/printer burde kunne tilbyde jer en fornuftig løsning på et sådan system, har I forhørt jer der?

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Jakob Lauridsen — Wed, 18 Dec 2013 15:41:23 GMT

Vil også sige Podio, du kan enmt oporette dine egne arbejdsgange, tilføje filer og sammenkæde med mange services som dropbox

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Jesper Blichfeldt — Wed, 18 Dec 2013 15:29:18 GMT

Hej Kenneth

Har du/i kigget på Podio?

Selv har jeg kun arbejdet en lille smule med det, men der er ihvertfald mulighed for at tilpasse det til ens behov.

mvh

Jesper

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Kenneth Dahl — Wed, 18 Dec 2013 14:22:26 GMT

Både og. Altså vi har i forvejen Navision, så det er ikke så meget det vi mangler.

Altså mange af de kundekorrespondancer osv. vi har i dag bliver udskrevet og sat i mapper. Her mangler jeg lidt et system hvor man kunne danne PDF filer og senere skrive noter på ordren og måske gemme den i en anden "mappe" bagefter.

Svar: Papirløst kontor, hvordan?

Anders — Wed, 18 Dec 2013 13:23:23 GMT

I forhold til bilag der skal bogføres, kan jeg anbefale dig at gå ind på www.bogført.dk , hvor du kan scanne dine bilag ind i systemet, og så bliver du lagret i skyen og du er fri for at gemme dem på kontoret. Jeg ved ikke om det er sådan nogle løsninger du søger, eller? :)

Papirløst kontor, hvordan?

Kenneth Dahl — Wed, 18 Dec 2013 13:19:53 GMT

Hej Aminoer,

I den virksomhed jeg arbejder i vil vi i fremtiden se om ikke vi kan gøre virksomheden mere eller mindre papirløs.

Har søgt lidt rundt på nettet og har fundet et par forskellige programmer, som kan bruges til at arkivere alle papirer mv. som PDF filer osv.

Er det noget i har erfaringer med og hvilke programmer bruger i til formålet? Det skal helst være let og overskueligt at gå til.

Tak! :)

Hilsen Kenneth