Regnskabsprogram, lønsystem, CRM m.m.

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Jesper Hansen — Sat, 10 Aug 2013 14:21:18 GMT

Hvis du ved hvordan du gør, så er det faktisk blot et par tastetryk. Har ofte gjort det, ikke for at forvanske, men fordi noget var gået galt :-)
Men det er klart at der nemmere sker fejl hvis man posterer i et Excel ark. men hvis man f.eks. har som rutine at beskytte felterne, når en postering er gennemført, kan det være fint nok for en lille (meget lille) virksomhed.

Jeg siger ikke at Excel er smart at bruge, men i lovens forstand er der ikke noget i vejen for at bruge det, hvis man ellers har de rette rutiner, og hvis du til enhver tid kan afstemme og demonstrere at dine regnskaber afspejler de faktiske bilag er det i orden. Og der findes dermed heller ikke noget lovkrav om at ved x antal bilag må du ikke længere bruge Excel, men noget andet.

Og det var vel egentlig det som spørgsmålet oprindeligt gik på.

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Cef — Sat, 10 Aug 2013 14:04:14 GMT

Hvor der er en vilje er der en vej og enhver database eller program kan ændres hvis man har viljen og evnerne.

At ændre i database filer mv. Kræver dog alligevel lidt mere end blot et par tastaturtryk, som er tilfældet med standard excel fil. Hertil kommerprogrammet ofte vil komme med fejlmeddelelser hvis rettelser er sket/forkert i datagrundlaget.

Som tidligere nævnt er det en subjektiv vurderingssag, ud fa den enkelte virksomhed, personligt anbefaler jeg altid folk, at få et rigtigt system når de når over de 50 bilag/årligt.

Til dit spørgsmål: nej.

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Jesper Hansen — Sat, 10 Aug 2013 13:36:30 GMT

@cef

Som du selv siger korrekt, så forholder en lov sig aldrig til hvilke produkter der kan anvendes.

De ting der står i loven gælder, ligegyldigt hvilket system du anvender, og bruger du Excel, skal du stadig overholde dem.
Jeg kan fortælle dig (fordi jeg har arbejdet med ERP systemer i 20 år), at selv de helt store systemer (Dynamics AX f.eks.) har deres finansposteringer i en ganske almindelig ukrypteret tabel i en database, som enhver der har adgang til, kan ændre i med en ganske almindelig tabel-browser.

Så nej loven har intet med produktet at gøre, men selvfølgelig skal man have rutiner til stede, som sikrer de ting der står i loven.

Var det dig der kastede mig 1 stjerne for mit indlæg??

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

jcBruun — Sat, 10 Aug 2013 12:57:56 GMT

Hej

Tror du ikke, at du laver kassekladen i excel og din revisor dermed taster det hele ind i et bogføringssystem ?

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Kirsten E — Sat, 10 Aug 2013 11:43:11 GMT

Selvfølgelig kan der ske fejl, når man benytter Excel, og du har ret - det kan sagtens ændres. Men under alle omstændigheder har man jo bilagene, så det kan faktisk kontrolleres.

Mit regnskab blev indkaldt af SKAT for et par år siden, og det gik helt fint, selv om det var udarbejdet i Excel. Hovedsagen er, at alle bilag er registreret rigtigt.

MVH
Kirsten

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Cef — Sat, 10 Aug 2013 09:50:16 GMT

@jesper Hansen
Nu nævner du intet om din virksomhedsstørrelse eller type men de principper der redegørelse for følger af bogføringslovens § 6. Bogføringen skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til virksomhedens art og omfang. Desuden skal bogføringen tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.
Stk. 2. Rettes regnskabsmaterialet, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=27298

Særligt er det værd at ligge mærke til 2 ting: pgf 1, som definerer at loven er gældende for alle som driver erhvervsmæssig virksomhed og pgf. 6, 2. Pkt.: Desuden skal bogføringen tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

I og med excel besidder de åbenheder og er relativt nemt at korrigere i og deraf også har en markant større risiko for, fejl opstår uden det opdages, kan det være vanskeligt at foretage bogføringen med en fornøden pålidelighed. Dertil skal man huske forskelle. På excel og kuglepen. Med kuglepen kan det ses hvis der er foretaget korrektioner, hvilket ikke er tilfældet med excel.

Grundlæggende set er der dog intet sted hvor der står at excel er decideret ugyldigt som bogføringssystem, dog kan der være en væsentlig overvejelse om man kan opfylde forudsætningen om sikring mod fejl og misbrug pga. Åbenheden.

Det er en rent subjektiv vurdering der skal ske, set i forhold til virksomhedens omfang, som omtalt i pgf 6.

Netop pga. Den usikkerhed som excel besidder løber man en risiko ved anvendelsen. Jo større datagrundlag, des større risiko for der indsniger sig en fejl. Derved løber man også den risiko, at hvis man bliver taget til kontrol og skat finder fejl, kan de vælge at afvise bogføringen pga. Mangel i pålifeligheden!

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

john sommer — Fri, 09 Aug 2013 21:00:42 GMT

Hej Info.......,

Du skal ikke skifte hvis du vil klare dig med det du har - men det giver dig mere sikkerhed for at dine bilag og faktura nr. rækkefølger holdes da det ikke er ligetil at bryde et løbende nr. på faktura og bilag i et økonomisystem.

Men find et system der dækker dit nuværende behov og et der kan udbygges efter behov så det jeg vil foreslå dig er at se nærmere på WinFinans:

Jeg har brugt WinFinans i eget firma og for kunder i nogle år og det klare opgaverne ganske godt. Naturligvis er det jo altid let når først man ved………………….. - men WinFinans er et Freeware program og kan udbygges efter behov når du får poster over 1500 betaler du et engangsbeløb og så køre du videre.
Jeg vil hjælpe dig med at forstå opbygning og funktionaliteter. Du og jeg bogføre de første 10 bilag sammen og så er du selvkørende.

Du får herved:
Fakturamodul der integrerer til Word
Lagermodul
Bogføringsmodul

Installation klare vi sammen og resten gøres i regning - og jeg garanterer dig for at timeprisen finder du ikke så lav på området som her!
- du får oplyst dette ved tlf. mødet når du ringer mig op på 4078 6158 :-)

Resten er bla. at opsætte programmet til dine behov og tilrette i programmets formularer til dine virksomheds data og logo og efterfølgende support på dette men også konsulent rådighed på andre af dine forretningsgange og markedsudvikling. Du kan se min profil her i Amino og på LinkedIn.

Jeg har så behov for at vide lidt mere om dig og dine gøremål!

Næste skridt - send mig en mail med lidt om dig selv og dine bogføringsbehov så tager vi den derfra - jeg arbejder pt med en Amino fra Odense samme opgave sæt og hun er meget glad for det!

http://www.linkedin.com/profile/view?id=6213602&trk=nav_responsive_tab_profile_pic

Facebook:

https://www.facebook.com/JOMACompnay

Se også Amino trade om WinFinans her:

http://www.amino.dk/forums/t/191626.aspx?PageIndex=2#1286958

Mit indlæg om bistand ved WinFinans m.m

Slå på tråden og lad os tage en snak det sker der ikke noget ved.....................................

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Ukendt — Fri, 09 Aug 2013 20:24:15 GMT

Er helt enig med Jesper Hansen

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Jesper Hansen — Fri, 09 Aug 2013 20:09:43 GMT

Undskyld men meget af det der er skrevet her er vrøvl.
SKAT har ingen preferencer for hvilket system du bruger, faktisk så kan en kassebog med pen og papir være ligeså godt.

Du skal finde det der gør det nemmest for dig at præsentere et regnskab, baseret på de faktiske bilag, som altid er grundlaget for opgørelse af indtægter og udgifter.

Har selv været til torskegilde hos SKAT, med et regnskab baseret på kuglepen og papir, og de afsluttede med at sige at det var meget fint og at de havde fuld tillid til at regnskabet udviste det korrekte resultat baseret på de faktiske transaktioner.

Omsætning har intet at gøre med hvorvidt der er tale om en hobbyvirksomhed, men derimod om der er udsigt til overskud og dermed beskatning.

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Infopreneur — Fri, 09 Aug 2013 19:33:18 GMT

Henrik Koudahl:
I bund og grund er det vel i DIN egen interesse at overholde gældende lovgivning.

Selvfølgelig. Beklager, at jeg åbenbart har udtrykt mig uklart. Jeg vil gerne overholde lovgivningen, men jeg har forstået på min revisor, at det er ok at bruge Excel (og det fremgår også af kommentarerne på den side, jeg linkede til), så jeg ville blot høre, hvad folk herinde mente om, hvornår det er nødvendigt at bruge et økonomisystem i stedet for Excel. Nogle gange er man jo så heldig, at folk har aktuelle erfaringer at øse ud af.

Men det lyder, som om jeg hellere må spørge min revisor, hvorfor han har sagt, at det er ok blot at bruge Excel...?

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Anonymous — Fri, 09 Aug 2013 18:40:42 GMT

I bund og grund er det vel i DIN egen interesse at overholde gældende lovgivning.

SKAT kan have et problem med din anvendelse af Excel jf. Christians udemærkede gennemgang af problemerne med Excel.

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Infopreneur — Fri, 09 Aug 2013 17:57:17 GMT

Tak for uddybningen. Jeg er imidlertid stadig i tvivl om, hvorvidt det er for min egen skyld, at jeg bør skifte til et bogføringssystem, eller fordi SKAT vil have et problem med, at jeg bruger Excel?

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Cef — Fri, 09 Aug 2013 17:40:19 GMT

I henhold til bogføringsloven skal bogføringen varetages efter god bogføringsskik, samt med fornøden sikkerhed og sikring i udførslen.
Problemet ved excel er netop, at dette er åbent og nemt at ændre i/ opstår nemt fejl mv.
Et bogføringssystem har som med alt andet også en mulighed for, at de rette personer vil kunne manipulere med det, omvendt har det for menigmand en større sikkerhed i og med der ikke lige så let kan ændres i data, som er bogført.
Dette sikrer dine interne kontroller og giver en mere sikker rapportering.

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Infopreneur — Fri, 09 Aug 2013 17:09:28 GMT

Cef:
Med ca. 10 salg om ugen er du alene det på ca. 500 om året og jeg ville afgjort mene du skal overveje at få et rigtigt bogføringssystem.

Tak for svar, men hvorfor er det, du mener, at jeg bør have et rigtigt bogføringssystem? Er det fordi SKAT kræver det, når jeg har så meget aktivitet, eller fordi det af en eller anden grund er smartere for min egen skyld (selvom jeg jo bilder mig ind at have fint overblik)?

Svar: Hvornår skal jeg skifte fra Excel til et økonomisystem?

Cef — Fri, 09 Aug 2013 16:53:11 GMT

En postering er hver gang du bogfører på en konto.

Med ca. 10 salg om ugen er du alene det på ca. 500 om året og jeg ville afgjort mene du skal overveje at få et rigtigt bogføringssystem.
Disse kan også fås gratis/billigt når du ikke har over fx 1000 posteringer.

Søg på emnet herinde der har været tonsvis af tråde med det, men fx winfinans anbefales ofte som et gratis system indtil et vist antal posteringer.

Almindeligt vist siger vi at folk skal til og anskaffe et system udover excel når folk runder de 50-75 bilag.