Import & Eksport Hjælp - Få den her

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Wed, 28 Jun 2006 10:43:00 GMT

Smukt

Er altid glad for at kunne hjælpe lidt til.

Du siger bare til hvis I skal bruge mere input!

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Claus Agerskov/SALDI — Wed, 28 Jun 2006 09:26:00 GMT

Tusind tak for dine råd i forbindelse med implementering af indscannede
fakturaer direkte i vores økonomisystem Saldi. Vi har oprettet billet nr. 129 med titlen "Indscannede fakturaer til godkendelse" i vores sagshåndteringssystem Saldi Trac

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Wed, 28 Jun 2006 08:15:00 GMT

Hej Claus,

Tak for tippet om linier og HTML.. På et tidspunkt skal jeg nok få skidtet til at makke ret.

Saldi-projeket ser spændende ud. Sig til hvis du vil have lidt input på et tidspunkt om dokumenthåndtering i Saldi.

Jeg har set forskellige løsninger til dokumenthåndtering i økonomisystemer. Bl.a. i forskellige udgaver af Navision, og jeg er ikke specielt imponeret.

Når det f.eks. gælder arbejdsgangen med at godkende fakturaer til betaling, gælder det om at brugeren (godkenderen) skal have let adgang til at se den scannede faktura. De løsninger jeg har set, hvor man kan godkende fakturaer, har alle et link til fakturaen, som man skal klikke på for at åbne dokumentet. Når man klikker, åbner fakturaen i et nyt vindue oven på økonomisystemet.. På denne måde skal brugeren klikke unødigt og når fakturaen vises, skal man skifte frem og tilbage mellem faktura og økonomisystem. Ikke specielt snedigt.

Så hvis I skal lave noget i den retning vil jeg opfordre jer til at sørge for at lave et "skærmbillede" som kun er til godkendelsesprocessen. Dette billede skal efter min mening være opdelt med informationer om posteringen, dimensioner osv. på den ene side og fakturaen vist på den anden side. På denne måde kan man nemt se både faktura og indtaste, rette og godkende uden at skulle skifte fra det ene program til det andet og klikke unødigt.

I øvrigt mener jeg at nøglen til succesfuld dokumenthåndtering ligger i altid at have de rigtige informationer ved hånden. Med dette mener jeg, at man skal have nem adgang til andre informationer og dokumenter der relaterer sig til det dokument man kigger på. Er dokumentet f.eks. en faktura, kan relaterede informationer være dokumenter der gik forud for fakturaen. F.eks. en indkøbsrekvisition, en indkøbsordre og et fragt- og leveringsbrev.

Når man skal tage stilling til om man vil betale en faktura for levering af 100 dimser, er beslutningen noget nemmere hvis man med det samme kan se at man også havde bestilt 100 dimser og at man også har fået leveret 100 dimser. Kan systemet tage beslutningen for sig, hvis disse informationer stemmer, vil det være endnu bedre for brugeren. – og virksomheden..

Jeg stiller gerne op til lidt sparring på udviklingsprojekter der har med dokumenthåndtering at gøre. Sig også til hvis I skulle få brug for nogle gode ”Imaging toolkits” til f.eks. visning af dokumenter, zoom funktioner, rotering osv..

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Claus Agerskov/SALDI — Tue, 27 Jun 2006 23:44:00 GMT

Dato: 6/27/2006 9:37:46 PM
Forfatter: Michael Fray

Er der nogen der kan sige mig hvorfor mine indlæg har så meget luft
mellem linierne.. Det ser ikke sådan ud når jeg skriver det. Så
undskyld for det.

Det er fordi, der sættes luft ind efter hvert linjeskift. Så når du foretager to linjeskift for at få luft mellem to afsnit, så får du dobbeltluft. Så nøjes med et linjeskift efter et afsnit.

Desuden bruger jeg HTML, når jeg "quoter", da jeg så har bedre styr på det - men alligevel går det galt, hvilket nogle gange kan ses, når jeg lige har svaret på et indlæg og endnu ikke fået det rettet (og det går endnu værre, når jeg bruger kladde, så det har jeg helt droppet).

I øvrigt mange interessante oplysninger i denne tråd. Har netop overvejet en eller anden form for dokumenthåndtering til vores økonomisystemprojekt Saldi, men det ligger langt ude i fremtiden - med mindre nogen køber udviklingstid til det...

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Tue, 27 Jun 2006 21:00:00 GMT

Dato: 6/27/2006 10:43:55 PM Forfatter: Claus P

Hej Michael
Ja, for de fleste ville det nok være det nemmeste med en stor kasse, men jeg sidder i DK og har en kompagnon og revisor i Spanien - og vi skulle alle gerne kunne følge med i bilagene. Så der ville det jo være super at have dem liggende i Economic. PDF vil helt klart være nummer 1 som du siger.
Jeg ved ikke om Economic fører log og transaktionsspor, men det vil jeg da lige spørge dem om.

Mvh. Claus

P.S.: Jeg bliver snart sindsyg af quote funktionen. Fungerer ikke optimalt.

Jeg mener stadig at løsningen med den store kasse er fin. Scan alle fakturaer og bilag som PDF og smid derefter alle bilag i kassen, evt. opdelt efter f.eks. uge. På den måde kan i alle benytte e-conomic til at se fakturaerne, og skal I en dag brug det originale bilag, kan du grave det frem fra kassen. Send evt. kassen til opbevaring hos et opbevaringsfirma med jævne mellemrum, og start så på en ny kasse.

Jeg kan ikke forestille mig at det bliver ret ofte at man får brug for at finde den originale faktura. Skal man bruge en kopi, er det jo noget nemmere at printe den fra PDF''en, eller bare e-mail den til modtageren.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Claus Pedersen — Tue, 27 Jun 2006 20:44:00 GMT

Dato: 6/27/2006 10:32:25 PM Forfatter: Michael Fray

Hej Claus P,

De filformater som e-conomic understøtter er gode nok til ''bare'' at kunne vise fakturaen. Vil dog sige, at det vil være ret tosset at indscanne sine dokumenter som gif eller jpg. Til simpel visning er PDF jo rigtigt godt, og det er også godt til hvis man f.eks. har en der ordner sit regnskab for sig. Så behøver denne jo slet ikke at få originalbilagene.
Desværre er der ikke mange lige så gode ''fremvisere'' til TIFF-dokumenter.
(Skal man bruge en god fremviser til TIFF-filer, så kig på www.alternatiff.com - Den er gratis..)

Men jeg vil nok smide alle bilagene i en stor kasse hvis jeg var dig. Ved du om e-conomic fører en log og et transaktionsspor for den elektroniske faktura?

Hej Michael
Ja, for de fleste ville det nok være det nemmeste med en stor kasse, men jeg sidder i DK og har en kompagnon og revisor i Spanien - og vi skulle alle gerne kunne følge med i bilagene. Så der ville det jo være super at have dem liggende i Economic. PDF vil helt klart være nummer 1 som du siger.
Jeg ved ikke om Economic fører log og transaktionsspor, men det vil jeg da lige spørge dem om.

Mvh. Claus

P.S.: Jeg bliver snart sindsyg af quote funktionen. Fungerer ikke optimalt.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Tue, 27 Jun 2006 20:32:00 GMT

Hej Claus P,

De filformater som e-conomic understøtter er gode nok til "bare" at kunne vise fakturaen. Vil dog sige, at det vil være ret tosset at indscanne sine dokumenter som gif eller jpg. Til simpel visning er PDF jo rigtigt godt, og det er også godt til hvis man f.eks. har en der ordner sit regnskab for sig. Så behøver denne jo slet ikke at få originalbilagene.
Desværre er der ikke mange lige så gode "fremvisere" til TIFF-dokumenter.
(Skal man bruge en god fremviser til TIFF-filer, så kig på www.alternatiff.com - Den er gratis..)

Men jeg vil nok smide alle bilagene i en stor kasse hvis jeg var dig. Ved du om e-conomic fører en log og et transaktionsspor for den elektroniske faktura?

Hvad en nem scanner til fakturaer og bilag angår, så vil jeg anbefale at men tager et kig på en Fujitsu ScanSnap S500 (afløser til den gamle ScanSnap II). Den er utrolig nem at betjene og så fylder den ikke ret meget på skrive bordet. Jeg har flere tilfredse kunder der bruger denne til scanning af fakturaer, bilag og rejseafregninger. Se den her: http://www.deltashop.dk/product.asp?product=117&sub=12&page=1

En anden mulighed kunne være en OpticSlim M12 - Se den her: http://www.deltashop.dk/product.asp?product=110&sub=12&page=1

Den er meget lille og kan nemt tages med i tasken.. Den vil jeg dog kun anbefale hvis man scanner få sider dagligt.

Jeg er ikke ret meget for multifunktionsmaskiner når der gælder scanning af dokumenter..

Tak for tipper med at holde shift nede.. Håber det virker nu :-)

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Tue, 27 Jun 2006 20:09:00 GMT

Dato: 6/27/2006 9:43:19 PM Forfatter: Michael H
Hej igen - Det er okay :-)

Jeg har bare oplevet at der er mange der ikke var klar over muligheden for OCR - Før version 6 var det et plugin man skulle downloade.

Det samme oplever jeg.. Funktionen er også gemt godt væk. Så derfor den lille guide i starten af mit sidste indlæg..

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Claus Pedersen — Tue, 27 Jun 2006 20:07:00 GMT

[QOUTE]
Dato: 6/27/2006 4:15:04 PM Forfatter: Michael Fray
Når det gælder fakturaer, skal disse scannes og gemmes i TIFF Gruppe 4 formatet.
Dernæst skal de opbevares på et ikke-redigerbart medie. Dette er ikke helt nemt, da de fleste gemmer deres filer på almindelige harddiske.
I stedet skal det system hvor i man gemmer og arbejder med fakturaerne have et såkaldt 'audit trail' el. transaktionsspor. De fleste kalder det bare for en log over alt hvad der er sket med dokumentet (fakturaen).
Med denne log og det elektroniske dokument i hånden, skulle bevisværdien være i orden. Der er dog i skrivende stund ikke nogen domsafgørelser om bevisligheden og værdien af indscannede dokumenter.
Hvis du tænker på at scanne andre dokumenter, kan filformater som PDF være godt nok. Dog vil jeg stadig mene, at et system skal kunne føre en log over alt hvad der er sket med dokumentet, hvis det evt. skal kunne bruges i retten.
I Danmark har vi jo fri bevisførelse.. Så kan man bevise at det fremlagte materiale er originalt og ikke modificeret, skulle den holde i retten.. Forskningsministeriet har udgivet: Digitale dokumenters bevisværdi - Introduktion og vejledning med bilag - Den er god godnatlæsning
[/QOUTE]

Jeg var faktisk ikke klar over at der var krav til formatet. Jeg har selv tænkt på en løsning der kombinerer E-conomics bilags- og dokumentscanningsmodul og en scanner der automatisk kan sende en e-mail med det indskannede til systemet.
Men E-conomics modul understøtter "kun" pdf, gif og jpg, så man kan altså ikke smide sine bilag ud (ville nok gemme dem uanset) hvis man har gemt dem elektronisk hos E-conomic?
Nogen der har en ved om de øvrige krav er opfyldt ved at gemme dem hos Economic?

Vedr. scanner så havde jeg først kig på HP's Digital Sender ( http://h10010.www1.hp.com/wwpc/dk/da/sm/WF02a/2211-2453-2583.html ) men de er frygteligt dyre (det var de sidst jeg kiggede).
Siden er flere af deres multifunktionsprintere så vidt jeg ved også kommer med funktioner til at scanne direkte til email. Bl.a. denne:
http://h10010.www1.hp.com/wwpc/dk/da/sm/WF06b/2211-2453-2471-2471-1891985-1891987-8093795.html
[QOUTE]
Er der nogen der kan sige mig hvorfor mine indlæg har så meget luft mellem linierne
[/QOUTE]
Hold shift nede når du trykker enter, så bliver det kun linie skift. Ellers bliver det et nyt afsnit = større mellemrum.
Mvh. Claus

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael H — Tue, 27 Jun 2006 19:43:00 GMT

Hej igen - Det er okay :-)

Jeg har bare oplevet at der er mange der ikke var klar over muligheden for OCR - Før version 6 var det et plugin man skulle downloade.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Tue, 27 Jun 2006 19:38:00 GMT

Er der nogen der kan sige mig hvorfor mine indlæg har så meget luft mellem linierne.. Det ser ikke sådan ud når jeg skriver det. Så undskyld for det.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Tue, 27 Jun 2006 19:34:00 GMT

Hej Michael H,

Korrekt.. Har du Adobe Acrobat 6 eller nyere (ikke Acrobat Reader!), kan man OCR-behandle dokumenter. Enten ved at scanne dokumentet ind i Acrobat eller ved at åbne at tidligere indscannet dokument med Acrobat.

Herefter vælges i menuen "Document" -> "Paper Capture" -> "Start Capture". Husk at trykke på "Edit"-knappen under "Settings" for at vælge sprog og hvordan outputtet ønskes.

Det er en god ide at gennemgå de ord som Acrobat var i tvivl om bagefter ved at vælge "Find First OCR Suspects" el. "Find All OCR Suspects".

Jeg synes desværre ikke at mulighederne med OCR er ret gode i Acrobat, da det kan være svært at bestemme hvad der skal behandles som tekst, hvad der skal behandles som billede og hvad der slet ikke skal behandles.

Har men flere dokumenter der skal behandles, kommer man hurtigt til at bruge for meget tid på arbejdet med Acrobat. Så jeg vil æde min hat på at det godt kan betale sig at ofre lidt under 1000 kr. på et stykke software der er lavet KUN til at OCR-behandle mange dokumenter. Et andet issue er den OCR-engine Acrobet benytter. Den er ikke lige så hurtigt og lige så god som en man har betalt for.

Dette er ikke for at nedgøre dit indlæg, for du har helt ret i at man kan bruge Acrobat. Jeg vil bare gerne have at folk ved at de måske kommer til at bruge unødigt meget tid på arbejdet.

Jeg lavede lige en lille test på en farveindscannet gammel brochure.

Acrobat brugte 30 sekunder på at OCR-behandle hele siden med svensk som det valgte sprog.

En bid af esultatet:

Forskningen d& det gäller kuggremmar har under de senaste Aren
ägnats At att I M problemet med hur man avsevätt skulle kunna öka
effektöverföringen i remmen. Det gällde att konstruera en rem för stora
drivmoment vid laga hastigheter men att halla remmen inom rimliga
dimensioner när det galler tjocklek och bredd.

Mit foretrukne program brugte: 10 sekunder på at behandle hele siden med svensk som det valgte sprog.
En bid af esultatet:

Forskningen då det gäller kugg remmar har under de senaste åren
ägnats åt att lösa problemet med hur man avsevärt skulle kunna öka
effektöverföringen i remmen. Det gällde att konstruera en rem för stora
drivmoment vid låga hastigheter men att hålla remmen inom rimliga
dimensioner när det gäller tjocklek och bredd.

Her er den indscannede bid

Vurder selv korrektheden af resultaterne, og bemærk at det tog Acrobat 3 gange så lang tid at komme frem til et dårligere resultat.

- Spørg ikke hvorfor jeg har brugt et svensk dokument som eksempel... Jeg aner det ikke

Håber at du og andre kan bruge disse erfaringer til noget.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael H — Tue, 27 Jun 2006 17:17:00 GMT

Hej.

Interessant indlæg. Der er nok ingen tvivl om at elektronisk dokumenthåndtering er vejen frem.

Lige en ting - Hvis du har Adobe Acrobat 6 Pro, eller nyere, er det her muligt at foretage en OCR uden brug af andet software.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Michael Fray — Tue, 27 Jun 2006 14:15:00 GMT

Hej Anette,

Der er ingen tvivl om at indscannede dokumenter fylder mindre end papirudgaverne. Det er også hurtigere at finde dem igen når de er scannet og indekseret med gode søgeord (keywords, nøgleord, metadata.. - Kært barn har mange navne..)

Der er også flere personer der kan se de samme dokumenter på samme tid.

Dette er bare nogle af de fordele jeg ser ved at elektronisk dokumenthåndtering. De virksomheder jeg har hjulpet, har næsten alle hver deres gode grunde til at gå i gang med at scanne og arkivere elektronisk.

Hvad ser du selv af fordele ved at modernisere sin virksomhed med dokumenthåndtering og elektroniske arbejdsgange (workflows)?

Det er korrekt at den elektroniske opbevaring er tilstrækkelig. Men der er dog nogle krav der skal opfyldes.

Dette er min egen fortolkning af reglerne / retningslinierne..

Når det gælder fakturaer, skal disse scannes og gemmes i TIFF Gruppe 4 formatet. Dernæst skal de opbevares på et ikke-redigerbart medie. Dette er ikke helt nemt, da de fleste gemmer deres filer på almindelige harddiske. I stedet skal det system hvor i man gemmer og arbejder med fakturaerne have et såkaldt "audit trail" el. transaktionsspor. De fleste kalder det bare for en log over alt hvad der er sket med dokumentet (fakturaen). Med denne log og det elektroniske dokument i hånden, skulle bevisværdien være i orden. Der er dog i skrivende stund ikke nogen domsafgørelser om bevisligheden og værdien af indscannede dokumenter.

Scanning, dokumenthåndtering, søgbare PDF-filer m.m.

Anette Sand — Mon, 26 Jun 2006 20:32:00 GMT

Hej Michael

Tak for dit indlæg, det er en fin udmelding. Jeg interesserer mig lidt for emnet, fordi mit firma håndterer relativt store mængder originalmateriale (OK - alt er relativt: Vi har mange mapper med papir...), og det kunne være værd at overveje at modernisere lidt. Jeg har en enkelt kunde, vi bogfører for, som scanner alt materialet ind og mailer, og på den måde er vi i princippet landsdækkende. Og jeg kan se nogle klare fordele ved den arbejdsmetode. Herudover er jeg ved at indlede et forsøg med samarbejde med et dansk firma, som outsourcer bogholderi til "Langbortistan", bare for at se, om det virker. Jeg har forstået, at den elektroniske opbevaring er tilstrækkelig, og at man i princippet kan smide materialet ud, hvis det er scannet ind, men er der særlige krav?

Jeg var lige på et kort visit på din hjemmeside, men kunne hverken finde noget nyhedsbrev at tilmelde mig eller nogen invitation til fyraftensmøde. Men jeg er interesseret i at følge med på sidelinjen, mens jeg overvejer i hvor høj grad workflow og andre ord, jeg ikke helt er familiære med, er en del af min kommende udvikling.

Mange hilsner