Dokumenter - taktiske eller strategiske

Får lyst til at skrive igen – nemlig omkring start af min virksomhed.

2011-10-01T17:42:16Z

Det var alligevel meget…

Jeg skrev tidligere et lille indlæg omkring dokumenthåndtering – og jeg må indrømme at det jo nok ikke er det mest spændende og ophidsende man kan læse, medmindre man har det inde på livet – og måske lidt nørdet… men den blev da vist næste 300 gange..

Får lyst til at skrive igen – denne gang om noget helt andet – nemlig omkring start af min virksomhed.

Bare lige for at sætte kontekst.. THESSEN.EU er et en-mandsfirma, der arbejder med dokumenthåndtering, optimering af arbejdsgange samt data-standarder og EDI/XML løsninger og transaktioner.

Jeg startede fuldstændig uforberedt – var ansat som Konsulent Manager i en svenskejet IT koncern, med Dansk afdeling i København.

Havde ikke været der så længe – mindre end et år, da det viste sig at det gik ret dårligt i firmaet – og for at gøre en lang historie kort, blev en stor gruppe fyret – og resten solgt til konkurrent.

Det gik utroligt stærkt… Så der stod jeg, og tænkte, hvad nu ??

Min løn var nok ret god – og midt i finans-grisen, vurderede jeg at jeg nok ikke kunne få de samme gode vilkår som lønmodtager. Det var en søndag – jeg besluttede pludseligt at – Nu starter jeg sgu…!!! – en time efter havde jeg bestilt og fået mit CVR-nummer (en søndag..), og mandag morgen 09:00 var jeg i gang.
Klokken 12:00 havde jeg 3 store kunder som jeg har betjent i en årrække – og så var jeg jo ligesom i gang.

Det skulle ikke fortsætte med at gå så nemt – efter 2 kanon måneder, blev det 2011, og det var ligesom alting gik i stå.
Der var nogle småopgaver, der kunne dække bunden – men brugte tiden på at opbygge pipeline, networke og etablere min virksomhedsstruktur.

Fik etableret alt ude i skyen, lige fra webhotel, hosted exchange server, filserver, regnskabssystem (e-conomic), Supportsystem, CRM (SalesForce), samt kredithåndtering og rykkerprocedurer (iBill der integrerer med e-conomic samt Experian RKI rykkerservice).

Har faktisk ikke andet "lokalt" en mit dokumenthåndteringssystem, som også snart flytter ud i skyen… Giv mig en PC med Internet, og jeg kan arbejde…

Det giver frihed og smidighed, og det gør din investering meget lille, og udgifterne variable.. det kan til enhver tid skaleres, udskiftes eller lukkes ned.

6 mdr. med meget meget lidt at lave… men endte ud med pipeline på 4 millioner (uvægtet) – og så begyndte opgaverne at "vågne" – og jeg har rasende travlt for tiden med at levere rådgivning, konsulentydelser, support osv.

Det kunne have gået galt mange gange – og det kan det stadigvæk, men jeg er meget optimistisk.

Der skete et par virkeligt heldige ting undervejs.

MAX Bank sagde som den eneste bank, JA !! – vi tror på dig – og på du har en fremtid der ser fornuftig ud. De har bevilget den driftskapital der skulle bruges, og dette på en respektfuld og rar måde. MAX Bank har vist sig som meget professionelle, og de ser udover tal og budgetter også på den person der sidder over for dem – TAK TIL MAX BANK !!

En anden virkelig god disposition jeg fik taget, var at vælge en TUNG revisor og rådgiver, idet jeg fik en aftale med PwC i Slagelse.

Jeg har haft virksomhed før – og derfor også en revisor – men PwC er i mine øjne en klasse for sig selv. Ikke på noget tidspunkt har jeg følt at jeg ikke blev prioriteret – de er proaktive, stiller krav til mig – kommer med forslag og er den sparringspartner der er brug for at komme igennem den første svære tid.
Det er næsten som at have sin egen bestyrelse – og deres priser er tilpasset min størrelse og omsætning. Går du og overvejer at starte selv, eller at finde et ny revisor – så prøv at tage en snak med PwC. Deres professionalisme kan ikke undgå at smitte af på din tankegang og handlinger.

Jeg er godt klar over jeg har været heldig – ikke mindst af at mange af de mulige kunder kender mig, og ved de har med en ekspert at gøre – og at de derfor mange gange selv henvender sig. Men der er mange faldgruber, men jeg tror og håber på jeg har overvundet de værste.

Tiden vil vise om min virksomhed kan vokse – og om jeg forstår kundernes behov godt nok til at de vil bruge mig.

Lidt positivt er det med finanskrisen – dels kan det kun gå opaf, dels imødekommer de tjenester og services jeg tilbyder kravet om nedbringelse af omkostninger i virksomhederne – kravet om at processer skal optimeres, information og viden skal deles – for ikke at tale om de krav der stilles samfundet og partnere om elektronisk samhandels og udveksling af data.

Vær rar at give mig din kommentar – har du spørgsmål eller andet – så bare fyr løs..
Vi har kun dette ene liv – så vov pelsen derude…..!!

Ses

Carrsten Johan Thessen | CEO

Lær af de store virksomheders dyrkøbte erfaringer - omkring "dokumenthåndtering"

2011-08-11T08:13:45Z

Kære Amino kolleger, velkommen til mit første forsøg på at skrive en blog

Formålet for mig, er at give helt små og mindre virksomheder, så meget som muligt af den viden "de store" køber sig til, eller opbygger ved barsk erfaringsdannelse.
Jeg vil løbende blogge om emner, der med sikkerhed berører en masse af jer – og jeg vil gøre det produkt og leverandør neutralt – det vil med andre ord være viden, du kan bruge uanset hvordan du har bygget din lille organisation op.

Det er emner omkring hvordan du håndterer:

Krav om dokumentation, bilag formularer
Elektroniske dataformater (EDI, XML, PDF) til samhandel
Hvordan du kan fjerne papiret i større eller mindre grad
Hvordan du skaber, redigerer, versionerer, genfinder dokumenter – på en sikker og nem måde
Hvordan du kan lave arbejdsgange, så du undgår fejl, og nedsætter arbejdsbyrden
Og MANGE andre emner..

Det handler alt sammen om at nedbringe omkostninger, øge indtjening og udnytte de informationer man har liggende.

Følgende er en lille opvarmer, der forhåbentligt giver dig lyst til at læse fremtidige blog indlæg

Hvordan ser du på dine "dokumenter" ?

Er de et nødvendigt onde, og ofte forbundet med bureaukrati og krav fra omverdenen
– en omkostning der skal tages – og i øvrigt holdes helt nede.

Er de basis for enhver beslutning, din virksomheds akkumulerede viden, og i bund og grund uvurderlige
– lidt søgt svar ikke :-)

Sandheden er, at de er begge dele…

Men hvad er et dokument overhovedet – når jeg bruger ordet dokument, er det i sin bredeste og mest generiske betydning.

Lige nu er jeg selv et "dokument"

Jeg er et medie, der indeholder viden og information.
Min viden kan deles, og beriges
Jeg indeholder information, der kan bruges og genbruges – og anvendes til at opbygge yderligere viden
Min viden kan deles, ved at jeg skriver den ned, taler om det jeg ved, viser den ved handling og mange andre måder.
Beholder jeg den på mediet er den kun tilgængelig når jeg er til at få fat på
Min viden kan overføres til andre medier (f.eks i en data-fil (tekst, video osv)

På samme måde er de forkætrede dokumenter, basis for beslutninger, handlinger og akkumuleret viden.

Det vi taler om er "Videns håndtering"
"Knowledge Management is about enhancing the use of organizational knowledge through sound practices of information management and organizational learning." ~ Broadbent (1998)

Vi er alle I den fantastisk heldige situation, at vi er kendetegnet ved at være nemme at overskue, kan handle hurtigt og effektivt, ikke er urimeligt bundet af tidligere beslutninger og investeringer.

Vi kan nemt tilpasse os samt indføre og ændre arbejdsgange og rutiner – og måske er der kun os selv der skal gennem en større eller mindre forandringsproces.

Det er NU basis skal lægges for fremtid vækst – også omkring "dokumenterne", Måske er det småting der skal gøres nu – måske skal vi blot starte med at se anderledes på vores "plageånd"

Det syn vi har i dag, og de beslutninger vi tager i dag – vil jo danne fundament for hvordan vi gør i morgen… Et groft eksempel kunne være skotøjsæske bogholderi – eller bunker af papir på skrivebordet… Begge kan godt fungere i det små og vi kan godt (med tålmodighed) få tingene klaret (vi husker det meste..). Desværre vil disse bunker vokse i takt med vores fremgang, og på et tidspunkt vil de sætte en bremse på vores udvikling – i værste fald får vi ikke gjort det mest nødvendige – bevæger os mod kaos, og ender måske med at gå kold og miste lysten til at være selvstændig.. Hvis vi da ikke er lukket af kreditorerne inden.

Håber du vil give min blog en chance, og læse med næste gang jeg skriver

Vil du læse mere om knowledge and information management, så se denne artikel (på engelsk..):
http://www.strategickm.com.my/2010/05/what-is-knowledge-management.html

Hvis du vil vide noget om hvem jeg er, kan vi findes på Facebook: facebook.thessen.eu
Du kan også besøge min hjemmeside: thessen.eu
Tilmelde dig vores nyhedsbrev: news.thessen.eu

Ses
Carrsten Johan Thessen
carrsten@thessen.eu