Rykkerstyring - Gode råd og tips

Hvordan bør tonen være i dine rykkere? + (rykkerskabelon)

2011-11-03T09:46:00Z

Dette indlæg vil handle om, hvordan tonen bør være i dine rykkere.

I forlængelse af min tidligere blog som handlede om at optimere rykkerprocessen, kom jeg ind på forskellige måde du kunne sammensætte dit rykkerforløb

En ting jeg ikke fik nævnt, er måden vi bør kommunikere på i vores rykkerne.

Du må selv bestemme om du sender 1,2 eller 3 rykkere til dine kunder, før du sender sagen videre til inkasso, du skal blot huske at varsle det i rykkeren (se eventuelt spørgsmål/svar bloggen).

Jeg vil altid anbefale mine egne kunder at at sende minimum 2 rykkere før der varsles om Inkasso. Husk at der kan ske fejl både ved fremsendelsen af faktura og ved indbetaling. Det vil derfor være meget uheldigt at sende en rykker med varsling om inkasso, hvis kunden ikke har modtaget den oprindelige faktura. (Husk at det er helt op til dig selv hvordan du ønsker dit rykkerforløb sammensat)

Når du sender mere end 1 rykker er det vigtigt at tonen i de forskellige rykkere gradvist ændres jo længere hen i rykkerforløbet du kommer.

Jeg vil anbefale alle at 1. rykker eller betalingspåmindelsen, altid kun er en venlig reminder, der blot gør kunden opmærksom på, at betalingen mangler.

Ved 2. rykker skal tonen ændres en smule. Gør din kunde opmærksom på at du tidligere har sendt en rykker som de ikke har reageret på, og skriv at du forventer betaling straks.

Ved 3. rykker må tonen gerne være hård og kontant. Fortæl din kunde at du tidligere har sendt 2 rykkere og du derfor forventer at de indbetaler det skyldige beløb straks. Gør ydeligere din kunde opmærksom på, at hvis ikke beløbet bliver indbetalt inden 10 dage, så vil sagen videregives til et Inkassobureau og dette vil medføre ydeligere omkostninger.

Jeg har vedhæftet en Excel-skabelon som viser eksempler på hvordan en betalingspåmindelse, 1. rykker, 2. rykker og 3. rykker med inkassovarsel kan se ud.

Du kan frit benytte eksemplerne til at administrere dit rykkerforløb, eller blot benytte dem hvis du vil have inspiration til tekst eller setup.

Håber du kan bruge det.

Simon Bak

www.rykkerstyring.dk

Kan du optimere din rykkerstyring?

2011-10-25T13:52:55Z

Denne del af blokken, vil tage fat i hvordan du på forskellige måder kan håndtere rykkerstyringen i din virksomhed.

I bund og grund handler det om, at finde den løsning som passer bedst til dig og dine kunder.

Der er mange der ikke bryder sig om ordet rykker, da det oftest forbindes med en løftet pegefinger. Dette resultere i at nogle virksomheder slet ikke benytter sig af rykkerstyring, da de er bange for at det vil skade forholdet til deres kunder.

Jeg mener sagtens du kan køre en effektiv rykkerstyring over for dine kunder, uden at det kommer til at påvirke det fremtidige samarbejde.

Jeg vil endda mene, at rykkerstyringen er med til at signalere over for dine kunder, at du driver en seriøs virksomhed, hvor du forventer at få betaling til tiden, lige så vel som dine kunder forventer at du levere din vare til tiden.

Der kan dog alligevel være tilfælde hvor et rykkerforløb måske ikke er den bedste løsning.

Lad mig komme med et eksempel:

Ole som driver en mindre konsulentvirksomhed, arbejder i gennemsnit for 20 forskellige kunder hver måned. Hans omsætning er ca. 100.000 kr. om. måneden. Ud af de 100.000 kr. står kunden IT-Carlsen for sammenlagt 50.000 kr. IT-Carlsen er en fast kunde som Ole har udført arbejde for de sidste 3 år. Ole ved at IT-Carlsen kan være lidt sløv med betalingen, men der er endnu ikke sket at pengene ikke er blevet betalt.

I et tilfælde som dette, hvor betalingen fra 1 kunde udgør en så stor del af omsætningen, og hvor ens kendskab til virksomheden gør at man ved at fakturaen nok skal blive betalt, vil jeg overveje en ekstra gang om det er risikoen værd at påbegynde et rykkerforløb

For at få det rykkerforløb som passer bedst til dig, skal du ikke se på hvordan andre gør, men derimod se på hvordan du kan sammensætte den løsning der passer bedst til din virksomhed og dine kunder.

Jeg vil nu prøve at gennemgå forskellige måder du kan sammensætte et rykkerforløb på.

Sammensæt dit eget rykkerforløb

Et rykkerforløb kan se ud som i eksemplerne nedenfor:

Eksempel 1: 1. Rykker -> 2. Rykker -> 3. Rykker med Inkassovarsel -> Inkasso

Eksempel 2: Betalingspåmindelse -> 2. rykker -> 3. rykker med Inkassovarsel -> Inkasso

Eksempel 3: Opringning til debitor -> Betalingspåmindelse -> 2. rykker -> 3. rykker med Inkassovarsel -> Inkasso

Nu har du set 3 eksempler på forskellige måder rykkerforløbet kan sammensættes på.

Eksempel 1 er den måde de fleste kører deres rykkerstyring på. Denne måde at køre sit rykkerforløb på kan være rigtig god, hvis du ikke har noget personligt forhold til dine kunder, og din rykkerprocedure blot har til formål at få penge ind hurtigst muligt.

I Eksempel 2 er der indlagt en betalingspåmindelse i stedet for rykker 1. Denne løsning er især god til de virksomheder hvor, forholdet på den ene eller anden måde er mere personligt. En betalingspåmindelse er som ordet siger, blot en reminder til kunden om at betalingen mangler. Forskellen på en betalingspåmindelse og en rykker er som oftest rykkergebyret som ikke pålægges betalingspåmindelsen.

I Eksempel 3 ringes der ud til kunden for at tjekke op på den manglende betaling, herefter fortsætter forløbet som i eksempel 2. Denne procedure vil jeg primært anbefale de virksomheder som har meget få kunder, eller hvor der handles med de samme kunder hver måned.

Nu har du set 3 eksempler på hvordan et rykkerforløb kan være sammensat, og det kan være at du selv har et 4. eller 5. eksempel.

Det vigtige er at du får sammensat den løsning, som passer til den måde din virksomhed ønsker at kommunikere på.

Det kan være at du ønsker at benytte eksempel 1 til halvdelen af dine kunder og eksempel 2 til den anden halvdel. Vær opmærksom på at de fleste regnskabsprogrammer med rykkerstyring kan opdele kunderne i forskellige grupper, så det bliver let at køre rykkerstyring på forskellige måder.

Det kan lyde meget tidskrævende at få et godt rykkerforløb til at fungere optimalt, og det kan det helt sikkert også være, derfor vælger flere også at outsource denne opgave.

For selv at administrere opgaven vil jeg anbefale dig, at lave nogle helt faste rutiner til hvordan og hvornår du vil administrere rykkerstyringen (et eksempel kunne være at du fast hver 2. tirsdag afsætter x antal timer til rykkerstyring)

En sidste ting du skal overveje er om du vil opkræve et gebyr ved fremsendelse af din rykker. De fleste pålægger et gebyr på 100 kr. når der sendes en rykker, men det er faktisk helt op til dig selv om du vil tilskrive gebyrer + renter.

Næste blog vil handle om hvilken tone du bør anvende i dine rykkere.

Håber du vil læse med

Spørgsmål/Svar om Rykkerstyring

2011-10-20T09:37:00Z

Hvornår må du rykke for et tilgodehavende? Hvor meget må du opkræve i gebyrer?

Dette indlæg vil tage fat i lang række spørgsmål/svar om rykkerstyring.

Spørgsmål/Svar - Det bør du vide om rykkerstyring

Hvornår må man rykke for et tilgodehavende?

Du må rykke dagen efter forfaldsdatoen.

Hvad må man rykke for (samlet saldo/tilgodehavende eller enkelte fordringer)?

Det er tilladt at rykke for hver enkelt fordring (faktura).

Hvor meget må man opkræve i rykkergebyrer og hvor ofte?

Du må som udgangspunkt maksimalt opkræve 100,00 kr.(momsfrit) pr. rykker, og du må maksimalt pålægge rykkergebyr 3 gange pr. fordring.
Udover 3 rykkergebyrer må du pålægge 100 kr. for inkassoomkostninger, når du videregiver sagen.
Du skal minimum give 10 dages betalingsfrist efter hver rykker, hvilket vil sige, rykker 2 først må sendes 10 dage efter rykker 1 er sendt.

Er der forskel på rykkergebyrer til private kunder og erhvervskunder?

Til privatpersoner må du maksimalt pålægge et rykkergebyr på 100,00 kr. hvor der til erhvervskunder ikke er noget loft for hvor stort et rykkergebyr du må opkræve. Hvis du ønsker at pålægge et rykkergebyr på mere end 100,00 kr. skal du oplyse kunden herom i dine handelsbetingelser før købet.

Hvornår må man tilskrive renter til sine tilgodehavender og hvor meget?

Du må tilskrive renter fra forfaldsdatoen.
Renten du må pålægge dine rykkerskrivelser til privatpersoner og erhvervskunder er fastsat til en årlig rente svarende til Nationalbankens udlånsrente + 7%.
Udlånsrenten ligger pt. på 1,55 %
Eksempel på udregning af renten, en måned efter forfald ved et skyldigt beløb på 1.000 kr.
Udlånsrenten = 1,55 %
(8,55 % af 1.000) / 12 = 7,125 kr.
Ligesom ved gebyrer kan du til erhvervskunder pålægge en højere rente end til privatpersoner. Hvis du ønsker at opkræve en højere rente, skal du også her fremsende de særlige handelsbetingelser til debitor, før handlen finder sted.

Hvad betyder uden retslig inkasso?

Uden retslig inkasso betyder, at sagen ikke kommer for fogedretten. Det er med andre ord udelukkende inkassobureauet der inddriver gælden.

Hvornår må man iværksætte et inkassoforløb?

Hvis debitor er varslet korrekt i 1. Rykker kan sagen videregives til Inkasso når forfaldsdatoen er overskredet.
Det mest almindelige er at benytte 2. eller 3. rykker som inkassovarsel.
Vær særlige opmærksom på, at sager hvor debitor har fremsat indsigelser, er det ikke muligt at køre sagen som en inkassosag, Du skal i stedet køre sagen som en almindelig retssag.

Hvordan foregår et inkassoforløb?

Når sagen er videregivet til inkasso, starter inkassobureauet med at fremsende en inkassorykker svarende til det skyldige beløb + renter og rykkergebyrer til debitor.
De kan eventuelt aftale med debitor, at gælden afvikles som en afdragsordning.
Hvis debitor ikke reagerer eller misligholder afdragsordningen, kan du, dit inkassobureau eller en advokat videregive sagen til fogedretten. Herefter kan Inkassobureauet indberette debitor som dårlig betaler ved eksempelvis RKI.
Vær opmærksom på at der er forenklede regler, når sagen skal for fogedretten, hvis beløbet er under 50.000 kr. (100.000 kr. pr. 01.10.11)

Hvad koster et inkassoforløb, og hvem betaler for det?

Omkostningerne til inkasso afhænger af, hvor langt du ønsker den enkelte sag skal gå.
Som udgangspunkt er det debitor, der kommer til at dække samtlige udgifter. Viser det sig, at det ikke er muligt at få penge fra debitor, er det kreditor, der må betale.
Det er nødvendigt, at du i samarbejder med inkassoadvokaten gør dig overvejelser om, hvor langt du ønsker den enkelte sag skal gå.

Hvad er forskellen på en inkassoadvokat & et inkassobureau?

Som udgangspunkt kan et inkassobureau varetage de samme opgaver som en inkassoadvokat. Hvis hovedstolen er større end 100.000 kr., eller hvis debitor har indsigelser i sagen, kan det være nødvendigt at få tilknyttet en inkassoadvokat.

Er man sikker på at få sit tilgodehavende straks, hvis man sender sine tilgodehavender til inddrivelse via inkasso? Hvad kan gå galt?

Du kan ikke regne med at få dine penge med det samme, når du videregiver sagen til inkasso.
En inkassosag kan ende med, at debitor afvikler sin gæld i form af en afdragsordning, og der kan gå noget tid, før hele beløbet er afviklet.
Du kan også risikere, at du er nødt til at få sagen for fogedretten. Dette kan tage tid.

Hvad er skyldners rettigheder, og hvad koster en afdragsordning skyldner?

Hvis du laver en aftale med debitor om en afdragsordning, sendes der en skylderklæring til debitor som han/hun skal underskrive
Renteloven gælder også for afdrag, hvilket betyder, at du må tilskrives renter i hele afdragsperioden.
Hvis debitor misligholder afdragene anses det resterende beløb som en ”ny gæld”. Du kan nu opkræve rykkergebyrer på ny.

Hvordan registrerer man en skyldner i RKI, og hvad kræver/forudsætter det?

Beløbet skal være over 200 kr.

Der skal være sendt 3 skriftlige rykkere til debitor.
Den sidste rykker skal advare debitor om at du sender sagen til inkasso & indberetning til RKI registret.

Bemærk det er ikke at krav at sagen har været i fogedretten, før en skyldner kan registreres i RKI.

Der må ikke være strid i sagen. (Hvis der er strid i sagen, skal sagen for retten).

Hvordan bliver debitor fjernet fra RKI igen?

Når det skyldige beløb er betalt, skal kreditor give besked videre til RKI.
Herefter bortfalder registreringen straks.
Hvis Debitor ikke kan betale, vil registreringen stå i 5 år. Gælden vil stadig bestå.

Håber du kunne bruge det.

Er der spørgsmål som du synes mangler, er du velkommen til at skrive til mig.

Rykkerstyring

2011-10-19T08:58:00Z

Fra mit daglige arbejde som bogholder hos RegnskabsSpecialisten, hvor vi primært arbejder med mindre erhvervskunder, har jeg erfaret hvor vigtig det er at have styr på likviditeten, da det for mange mindre virksomheder kan være et spørgsmål om "liv eller død”.

Et område hvor jeg erfarer mange kan gøre det bedre, er i deres opfølgning på dårlige betalere (hvis der overhovedet er nogen opfølgning?)

Nogle virksomheder bruger ALT for mange ressourcer på opfølgning til de kunder der ikke betaler til tiden, hvor andre virksomheder slet intet foretager sig.

Balancegangen kan være svær for mange, for hvor lang tid ønsker man eksempelvis at bruge på at inddrage 500 kr.?

En ting er sikkert du er nødt til aktivt at gøre noget!

Denne blog omhandler gode råd og eksempler på gode rykkerstyringsprocedurer samt viden om gældende regler/lovgivning på området.

Jeg vil løbende opdatere bloggen med nye emner.

Mit næste indlæg vil omhandle hvordan du på en professionel måde, kan og må håndtere et rykkerforløb overfor dine kunder.

Håber du vil følge med.