3 Simple Tips Til Hvordan Du Skriver Bedre Emails

Over de seneste 2 år har jeg som ejer af Webly skrevet 1000-vis af mails. Mails er stadig det mest brugte medie i B2B-kommunikation og vil nok være det mange år fremover - trods nye smarte værktøjer.

Men hvordan skriver man en god mail, der er hurtig at forfatte og giver et hurtigt svar? Her får du 3 simple tips til, hvordan du kan skrive bedre og mere effektive emails.

 

1. Skriv kort og godt
Korte mails er en service for din modtager. Du har gjort arbejdet og kortet mailen ned til det essentielle, så din modtager ikke skal sidde og gøre det. Korte mails er resultatet af tanke bag tasterne, og du vil højst sandsynligt få en højere gennemlæsnings- og svarrate på en kort mail.

En tommelfingerregel er 3 sætninger. Der er undtagelser, men holder du idéen om 3 sætninger i baghovedet er jeg sikker på, din kommunikation bliver skarpere - til glæde for dig selv og din modtager.

 

2. Brug typografi

I mails er der begrænsede layout muligheder, men du kan med fordel gøre brug af dem, der er såsom fed, kursiv og links.

FED: Jeg bruger fed for den vigtigste sætning i min mail. Vigtigste pointe eller mest presserende spørgsmål bliver fed, så øjnene ledes hen til det mest essentielle, hvis modtagerens tid er begrænset.

Kursiv: Anvender jeg for min afsluttende sætning, hvilket ofte er noget i stil med "Det ville være fedt, hvis du kunne vende tilbage med et svar inden onsdag." Kursiv bruges dermed for deadlines/S.U. information af en slags, der er vigtigt for at kunne komme videre med dit arbejde.

Links: Er en service til din læser og gør det let for dem at finde det indhold, du omtaler. Skriv IKKE bare "Har du været forbi vores portefølje og fundet en stil du kan lide?". Skriv i stedet "Vælg den stil, du bedst kan lide fra vores portefølje, som du finder her <LINK>". Linket får en anden farve end resten af teksten, hvilket bidrager til at lede øjnene hen til dette sted i mail-teksten. Flere teksteksempler her.

 

3. Svar lynhurtigt på mails
Jamen, gør det ikke mine mails dårligere? Jeg troede dette post var 3 tips til bedre emails.. Dine mails vil faktisk ofte blive bedre af, at du svarer lynhurtigt - tænk i "3 sætninger" tilgangen. Derudover vil et hurtigt svar resultere i, at din modtager stadig sidder foran computeren - beskæftiget med det, korrespondancen handler om.

Even Spiegel (Snapchat) og Mark Zuckerberg (Facebook) gør det. 

Derudover er et hurtigt svar nemme point på din konto - det er faktisk sjældent, folk svarer hurtigt på mails, og det er rigtig rart for afsenderen at få et hurtigt svar.

N. B.: Undtagelsen for dette tip er, hvis du er sur. Her skal du vente med at skrive din mail - giv humøret et par timer, eller du vil fortryde, du fik sendt et vredt svar tilbage til din kunde, kollega eller andet.

 

Næste gang, du sidder med mailen åben, så brug disse 3 simple tips til at skrive bedre mails. Skriv kort, brug typografi og forsøg at svare hurtigt på dine mails, så du presser dig selv til at fatte dig i korthed.

Hvad er dine mail-tips? Hvilke tanker har du gjort dig om mails? Hvad fungerer godt for dig i det daglige? Del dine tips i kommentaren!